7.2.2. Stratégies alternatives

7.2.2.1 S'ils n'ont pas la possibilité de disposer de moyens suffisants pour gérer les risques décrits ci-dessus, les services d'archives peuvent décider de poursuivre la conservation et la numérisation de leurs collections avec des partenaires. Un service peut décider de répartir les risques de plusieurs manières : former un partenariat local afin de distribuer les contenus dans plusieurs collections liées ; établir des relations avec un établissement disposant de moyens importants ; faire appel à un prestataire de services spécialisé dans le domaine de l'archivage (voir paragraphe 6.1.6 Planification à long terme).

7.2.2.2 Pour bénéficier des avantages correspondant à chacune des approches décrites, il serait nécessaire de contracter un accord définissant les types de données et de contenus échangés entre partenaires, et la forme qu'ils pourraient prendre. Cet accord devrait être défini avant même que la nécessité d'en bénéficier ne se manifeste. Un accord concernant l'échange de paquets doit prendre en compte toutes informations pertinentes nécessaires pour que le service d'archives puisse poursuivre les tâches entreprises. Ces informations comprennent les données servant à reconstituer l'objet sonore dans sa forme d'archivage, mais aussi les métadonnées techniques, les métadonnées descriptives, les métadonnées structurelles, les métadonnées relatives aux droits, et les métadonnées créées pour enregistrer la provenance et l'historique des modifications. Il est nécessaire de regrouper ces informations sous une forme normalisée afin que l'on puisse les utiliser pour reconstituer l'archive si les données sont perdues, ou bien encore pour permettre à un autre service d'archives de reprendre la gestion des contenus si l'on juge que c'est nécessaire.

7.2.2.3 Les outils permettant de réaliser de tels profils existent, ils utilisent, par exemple la norme d'encodage et de transmission des métadonnées METS (Metadata Encoding and Transmission Standards), une approche très répandue réalisée pour les bibliothèques. L'accord est essentiel pour assurer le succès de telle ou telle stratégie. Que ce soit dans le cas du contrôle à distance de la duplication des contenus ou bien d'une coopération de services d'archives, l'accord s'appuyant sur la normalisation des processus et des échanges constitue la stratégie de conservation la plus efficace du fait de la répartition des risques de défaillance, des risques de catastrophe d'origine naturelle ou humaine, ou bien simplement par manque de ressources aux moments critiques du cycle de vie de l'objet audio numérique.