6.1.9 Dépôts numériques fiables (Trusted Digital Repositories (TDR)) et responsabilité institutionnelle
6.1.9.1 Les spécifications techniques de l'environnement d'archivage numérique jouent un rôle important pour garantir aux chercheurs du futur l'accès des contenus numériques. Condition non suffisante, toutefois, pour atteindre un tel objectif. Les institutions qui ont la charge de collections d'archives numériques doivent être en mesure d'assurer la responsabilité de la bonne gestion et de la préservation des contenus qu'ils gèrent. En 2002, le groupe des bibliothèques de recherche (Research Libraries Group (RLG)) et le Centre des bibliothèques connectées (Online Computer Library Center (OCLC)) ont publié conjointement le document Trusted Digital Repositories (TDR) : Attributes and Responsabilities : Dépôts numériques fiables : attributs et responsabilités "décrivant le cadre des attributs et les responsabilités d'entrepôts fiables et durables" requis pour que le service d'archives assure une conservation des informations numériques permanente ou pour une période indéfinie".
6.1.9.2 Ces attributs comprennent : la conformité au modèle de référence OAIS, la viabilité organisationnelle, le financement durable, la bonne adéquation technique et procédurale, la sécurité du système et une politique en place apportant toutes les garanties sur la manière dont la gestion et la conservation des données sont traitées.
6.1.9.3 L'instanciation pratique de ce qui vient d'être énoncé fait l'objet d'un document désigné par "Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC) : Criteria and Checklist" : Audit et certification d'entrepôts fiables : Critères et liste de contrôle" (2007). Une institution d'archives utilisant ce document peut évaluer si ses pratiques, ses approches, la technologie en place ou en cours de planification, conviennent pour mener à bien la conservation permanente de l'information numérique dont elle a la responsabilité.
6.1.9.4 La liste de contrôle (checklist) couvre trois domaines principaux : l'infrastructure organisationnelle ; la gestion des objets numériques et la technologie ; les infrastructures techniques et la sécurité.
6.1.9.5 L'infrastructure organisationnelle fournit une série de contrôles sur la gouvernance et la viabilité du dispositif, sur l’organisation de la structure et du personnel, la responsabilité procédurale et le cadre politique, les financements, et la prise en compte des licences, du passif. Le paragraphe consacré à la gestion des objets numériques s'intéresse à l'acquisition des contenus, à la création d'un paquet archivable, à la planification de la pérennité, à la planification et au stockage de données d'archives, au management de l'information et au contrôle des accès. La troisième partie de cette liste audite l'infrastructure du système, l'utilisation de technologies adaptées aux tâches et au système, et enfin la sécurité de l'institution.
6.1.9.6 La terminologie utilisée dans le document "Trustworthy Repositories Audit and Certification : Criteria and Checklist" (TRAC) : Audit et certification d'entrepôts fiables : Critères et liste de contrôle" est choisie pour traiter des archives numériques au sens le plus large, aussi le document peut-il paraître parfois un peu opaque aux archivistes du son. Néanmoins, les questions examinées et expérimentées ici sont d'une importance capitale pour la planification et la gestion des archives audio numériques. Il est fortement recommandé aux archivistes d'utiliser la liste de contrôle pour évaluer l'aptitude d'une institution à assurer la gestion d'une collection numérique, ou bien encore pour identifier les points faibles de la stratégie de conservation d'une collection numérique donnée.
