5.7.6 Description des métadonnées et des collections

5.7.6.1 L'absence de métadonnées décrivant l'enregistrement de terrain, son contexte et les droits associés, limite sévèrement l'intérêt de l'enregistrement. L'absence de métadonnées (y compris les métadonnées de conservation) peut avoir de sérieuses conséquences, non seulement pour l'intégration des enregistrements dans un système de base de données, mais aussi pour la gestion ultérieure des archives et leur diffusion. Cette donnée est si importante que l'absence de celle-ci peut amener les gestionnaires à refuser le contenu. Il faut compter aussi avec les informations critiques d'ordre technique relatives  à la conservation, bien nécessaires lors de l'acquisition des enregistrements réalisés sur le terrain, et qui doivent être recueillies au moment de l'enregistrement et incorporées au document archivé. Elles comprennent :

5.7.6.1.1 Le dispositif d'enregistrement : marque, modèle, numéro, description des ajustements dynamiques effectués au cours de la prise de son, les niveaux le format d'enregistrement, l'encodage (qui n'est pas recommandé mais si les circonstances exigent qu’on y procède, il doit être documenté).

5.7.6.1.2 Microphones : type de microphone / diagramme polaire, information concernant leur disposition, distance, application particulière (tel microphone cravate, technique analytique avec microphones multiples etc.).

5.7.6.1.3 Utilisation d'accessoires supplémentaires tels que bonnette anti-vent, etc. description de la situation dans la pièce, etc.

5.7.6.1.4 Support : type, spécifications du support original (carte flash, disque etc.) ou disque dur.

5.7.6.1.5 Source d'alimentation électrique : batteries, secteur (50 ou 60 Hz alternatif, conditions d'instabilité, fluctuation du secteur, etc.