6.1.9 Repositorios digitales de confianza (TDR) y responsabilidad institucional
6.1.9.1 Las especificaciones técnicas del entorno de almacenamiento digital son parte importante para asegurar que el contenido digital gestionado se mantiene accesible a los investigadores del futuro. Sin embargo, no son por sí mismas garantía suficiente de éxito en esta tarea. La institución que acoge el archivo digital debe ser capaz de asegurar que el contenido que gestiona se mantiene y se cataloga de forma responsable. En 2002, el Research Libraries Group (RLG) y el Online Computer Library Center (OCLC) publicaron de forma conjunta el documento «Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities» (TDR, traducible como «Repositorios digitales de confianza: atributos y responsabilidades») que articulaba un marco de atributos y responsabilidades para el desarrollo de los repositorios digitales fiables y sostenibles «requeridos por un archivo para ofrecer la preservación de la información digital de modo permanente o a un indefinido largo plazo».
6.1.9.2 Estos atributos incluyen la conformidad con el modelo de referencia de OAIS, la viabilidad organizativa, sostenibilidad financiera, idoneidad tecnológica y procedimental, la seguridad del sistema y la existencia de políticas apropiadas para garantizar la puesta en práctica de las medidas adecuadas para la gestión y preservación de los datos.
6.1.9.3 El reflejo práctico de todo lo dicho es el documento «Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC): Criteria and Checklist» (2007, traducible como «Certificación y auditoría de repositorios de confianza: criterios y listado de verificación»). Mediante este documento, un archivo puede decidir hasta qué punto las prácticas, enfoques y tecnologías en uso o en proyecto son apropiadas para la preservación de la información digital custodiada bajo su responsabilidad.
6.1.9.4 El listado de verificación aborda diversos ámbitos sensibles agrupados en tres áreas principales: infraestructura organizativa, administración y tecnologías del objeto digital, seguridad e infraestructura técnica.
6.1.9.5 La infraestructura organizativa se contrasta evaluando la idoneidad de las direcciones tomadas y la viabilidad organizativa, la estructura de la organización y su plantilla, los procedimientos contables y los planes de empresa, la sostenibilidad financiera y la consideración de las licencias y compromisos adquiridos. El área de control de la gestión del objeto digital evalúa la adquisición de contenido, la creación de paquetes para archivo, la planificación de la preservación, la planificación del almacén de archivo, la gestión de la información y el control de acceso. La tercera y última área de la lista de verificación audita la infraestructura del sistema, el uso de tecnologías apropiadas a la tarea y la seguridad del sistema y de la institución misma.
6.1.9.6 La terminología utilizada en «Trustworthy Repositories Audit and Certification (TRAC): Criteria and Checklist» pretende abarcar los archivos digitales en el sentido más amplio del término. Por ello, el significado del documento puede resultar ocasionalmente oscuro para el archivista de audio. Sin embargo, los aspectos que el documento examina y evalúa son cruciales para la planificación y administración de un archivo de audio digital. Se recomienda encarecidamente su uso por parte de los responsables del archivo de audio digital a fin de examinar la idoneidad de la institución para gestionar una colección digital, así como para identificar las posibles debilidades en su actual estrategia de preservación digital.
