7.4 Métadonnées élémentaires

7.4.1.1 Le chapitre 3 Métadonnées souligne les grandes lignes des exigences d'une collection en matière de documentation et d'administration. Comme cela a été indiqué, les métadonnées constituent l'élément central du cycle de vie d'un objet audionumérique, aussi, consacrer une attention rigoureuse à la description de chacun des aspects d'une collection constitue une étape de la plus grande importance quant à sa conservation. Un état détaillé de l'ensemble des aspects techniques, des procédures, des provenances et des éléments descriptifs disponibles est vital pour mener à bien un processus de conservation. Toutefois, il faut reconnaître que la préservation physique des collections audio est impérative et qu'elle peut fréquemment prendre le pas sur le développement d'un système de gestion des métadonnées ou la mise en œuvre d'une politique. Les recommandations suivantes, tout à fait élémentaires,  se veulent un premier pas, une liste des données indispensables à la gestion d’un fichier ou qu’il est indispensable de capturer sous peine de les perdre :

7.4.1.1.1 Un identificateur unique : il devra être structuré,  explicite, d'une lecture compréhensible et strictement unique. Un tel identificateur peut également être utilisé pour relier les objets entre eux tels que : les fichiers master, de conservation et les copies de diffusion, les enregistrements de métadonnées, les séries, etc. Un système sophistiqué peut gérer tout cela grâce aux métadonnées.

7.4.1.1.2 Description : Description d'une séquence sonore. Un petit texte identifiera simplement le contenu du fichier audio.

7.4.1.1.3 Données techniques : Format, fréquence d'échantillonnage, débit, taille du fichier. Bien que cette information puisse être recueillie plus tard, l'inscrire dans une partie explicite de l'enregistrement permet de gérer et de planifier la conservation de la collection dans de bonnes conditions.

7.4.1.1.4 Codage de l'historique : dans le format BWF, un certain nombre de lignes d'informations décrivent l'item original ainsi que les procédés et la technologie utilisés pour créer le fichier numérique à archiver. (Voir aussi 3.1.4 Métadonnées).

7.4.1.1.5 Processus de détection d'erreurs : Toutes les données d'erreurs collectées par le système de transfert décrivent les défaillances du processus de transfert (par exemple les manifestations d'erreurs incorrigibles lors des transferts de CD ou DAT).  

7.4.1.2  Information décrite par l'identifiant unique. La description et les données techniques peuvent être enregistrées dans les structures Dublin Core ou dans les en-têtes BWF. L'historique des codages et les procédures de détection d'erreurs pourront être enregistrés dans les blocs BeXT des en-têtes BWF ou bien dans les documents encodés XML correspondants. La date et, si nécessaire, la durée de transfert devront être enregistrées dans l'en-tête BWF ; la date et, si nécessaire, la durée de la prise en charge dans l'entrepôt devront être enregistrées dans le système de gestion des métadonnées de l'entrepôt. Dans certaines circonstances, les informations d'horodatage qui relient les multiples composantes d'un enregistrement seront obligatoires. On conseille généralement d'inclure l'heure et la date pour chaque événement  ou objet numérique.