6.5 Gestion des données et administration
6.5.1.1 Dans le modèle OAIS, la Gestion des données est l'entité qui assure les services et les fonctions d'enrichissement, de conservation et d'accès à la fois à l'information de description, qui identifie et documente les fonds d'archives, et aux données administratives utilisées pour gérer les archives ; en d'autres termes, c’est le catalogue des contenus et le relevé statistique des contenus.
6.5.1.2 Dans le modèle OAIS, L'Administration est l'entité qui assure les services et les fonctions de gestion de la configuration du système, des opérations de contrôle, de service rendu, de la mise à jour des informations archivées. L'Administration est responsable également des processus de gestion tels que les autorisations d'accès négociées avec les producteurs, l'audit des soumissions, le contrôle physique des accès, la réalisation et la mise à jour des normes d'archivage.
6.5.1.3 La gestion et l'administration d'un dépôt numérique et d'un système d'archivage pourvoit aux services permettant la durabilité du système et la pérennité des contenus de celui-ci. Il est nécessaire que le système de stockage d'archives numériques incorpore les moyens d'interrogation pour obtenir les résultats à partir de l'ensemble des documents (état des lieux), les statistiques d'usage, les relevés des contenus, y compris la volumétrie et autres informations nécessaires d'ordre technique et administratives. La gestion et l'administration des données ont une importance essentielle pour entretenir un système d'archives car leurs fonctionnalités apportent la garantie, en ce qui concerne les fichiers conservés et accessibles, qu'ils seront effectivement bien retrouvés et identifiés.
6.5.1.4 C’est dans cette entité du système de stockage numérique et pérennisation que les contrôles d'accès aux contenus, ou contrôles de sécurité, sont implémentés. De nombreux systèmes logiciels d'entrepôt incorporent des approches d'implémentation des politiques qui sont stockées et gérées par le système. Il est important de reconnaître que les informations concernant la gestion des droits, tels les contenus audio eux-mêmes, vont durer plus longtemps que le système qui les stocke, aussi doivent-il être transférables sur tout système de conservation et de stockage de remplacement. L'information encodée en XACML (eXtensible Access Control Markup Language - langage de balisage extensible de contrôle d'accès), par exemple, est un exécutable encore plus universel transférable dans d'autres systèmes. XACML est un langage de politiques de contrôle d'accès par notification implémenté en XML, c'est aussi un modèle de traitement décrivant comment interpréter les politiques. XACML est en charge du groupe de normalisation OASIS (http://www.oaisis-open-org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=xacml).
6.5.1.5 Quand un système de conservation numérique est sélectionné, programmé et installé, un test des plus critiques consiste à déterminer si l'administration du système proposé correspond bien aux capacités de l'institution hôte. L'aptitude et l'étendue des fonctions d'un système a souvent un rapport avec la complexité de son usage et de son installation. Un système qui ne peut être correctement géré et entretenu fait encourir des risques importants au contenu qu'il administre. Par conséquent, il est important que la gestion d'un système tienne compte de l'expertise technique disponible nécessaire pour assister son fonctionnement.
