3.2 Production
3.2.1 La suite de ce chapitre suppose que dans la plupart des cas, les fichiers audio et les fichiers de métadonnées sont créés et gérés séparément. Dans ce cas, la production des métadonnées implique une logistique - modification des informations, documents et services en ligne à bas coût. Toutefois, les collections de taille réduite ou les services d'archives en première phase de leur développement, peuvent trouver avantage dans l'incorporation des métadonnées dans les fichiers BWF et dans la possibilité d'alimenter sélectivement un sous-ensemble d'informations comme décrit ci-dessous. Si cela est fait convenablement, avec une bonne compréhension des standards et des schémas discutés dans ce chapitre, une telle approche est viable et pourra migrer sur un système entièrement implémenté comme décrit ci-dessous. Même dans le cas d'une décision prise par un service d'archives d'intégrer tout ou partie des métadonnées dans l'en-tête du fichier, ou bien d'assurer séparément la gestion de certaines métadonnées seulement, ce chapitre fournit les informations sur une telle approche. (Voir également le Chapitre 7 Approches à petite échelle des systèmes de stockage numérique).
3.2.2 Jusqu'à une époque récente, les producteurs d'informations concernant les enregistrements travaillaient dans une équipe de catalogage ou une équipe technique et leur production convergeait rarement. Les espaces en réseaux brouillent les délimitations historiques. Il va sans dire que l’intégration de la logistique dans un workflow réussi exige en outre l'engagement de professionnels qui comprennent les modes de fonctionnement et de connectivité des espaces en réseaux. La production de métadonnées implique donc une collaboration étroite entre techniciens audio, informaticiens et spécialistes des sujets concernés. Elle exige également une gestion attentive pour mettre en œuvre une stratégie claire assurant la durabilité et l'adaptation des flux des tâches à accomplir (workflow) dans le contexte du développement rapide des technologies et des applications associées à ces processus.
3.2.3 Les métadonnées sont comme les intérêts - elles capitalisent au cours du temps. Si les métadonnées ont été crées de manière minutieuse et cohérente, on peut envisager l'utilisation de cet atout pour un nombre pratiquement infini de nouvelles façons de répondre aux besoins de nombreux types d'utilisateurs, par des multi-versions, par des processus d'exploitation des données (data mining). Mais les ressources et les problèmes de conception intellectuelle et technique impliqués dans le développement et la gestion des métadonnées ne sont pas négligeables. Par exemple, certaines questions clef que tout gestionnaire de système de métadonnées doit aborder incluent :
3.2.3.1 L'identification de la structure de métadonnées ou de structures d'extensions à réaliser pour répondre aux besoins des équipes de production, du dépôt lui-même, des utilisateurs ;
3.2.3.2 Le choix des caractéristiques essentielles des métadonnées qui doivent lui permettre d’atteindre son objectif, et la granularité dont chaque type de métadonnée a besoin. Les métadonnées étant produites pour le long terme, elles feront probablement l'objet d'un compromis systématique entre les coûts de développement et de gestion des métadonnées propres à couvrir le besoin du moment, et la création de métadonnées qui répondent à des demandes futures et peut-être non anticipées.
3.2.3.3 L'assurance que les schémas de métadonnées mis en application sont les plus courants ;
3.2.3.4 L'interopérabilité est un autre facteur ; à l'ère numérique, aucun service d'archives n'est une île. Pour envoyer correctement un contenu à un autre service ou à un autre organisme, il est nécessaire de définir une structure et une syntaxe communes. C'est en arrière plan le principe des formats METS et BWF.
3.2.4 Il convient de prévoir le niveau de complexité dans des environnements réseaux où les responsabilités de gestion des fichiers de données sont partagées. Mais une telle complexité est tout simplement ingérable ; cependant, si l'on s'accroche aux anciennes méthodes de travail remontant aux premiers jours de présence des ordinateurs dans les bibliothèques et les archives, avant que le Web et l'XML n'existent, ainsi que l'exprimait Richard Feynman pour sa discipline, la physique, "vous ne pouvez vous attendre à ce que d'anciens concepts fonctionnent dans un nouveau contexte". Il est nécessaire de définir de nouvelles exigences pour le système et d'estimer quels changements culturels accomplir. Cela permettra alors de disposer d'infrastructures de métadonnées d'archives audiovisuelles viables et évolutives.
