9.1.5 Contratos externos

9.1.5.1      Cuando el material se subcontrata con la finalidad de la extracción de señal, especialmente a empresas privadas, es importante definir con precisión las tareas a cumplir. La mejor manera de conseguir esto es especificando como parte del contrato las normas establecidas por IASA en estas Directrices.

9.1.5.2      Cuando se externaliza cualquier proceso de audio es esencial establecer un sistema de control de calidad que proporcione la suficiente seguridad de que todos los trabajos contratados se han realizado correctamente. Estas medidas deben basarse en la estricta entrega de metadatos de preservación, así como en análisis de muestras elegidas al azar, visitas no anunciadas a los proveedores de servicios y pruebas de los equipos de transferencia. Hay que prestar especial atención a probar los sistemas de control de calidad automatizados y manuales establecidos por el proveedor, así como la capacidad de la empresa para gestionar contratos a largo plazo a través de la utilización de metodologías de gestión de proyectos, su experiencia con contratos similares y con formatos específicos, el mantenimiento de los equipos y, finalmente, el equilibrio entre coste y calidad. Antes de empezar la fase de digitalización en sus aspectos de producción, se realizarán pequeñas pruebas específicas para garantizar que todas las etapas del proceso cumplen con los criterios especificados, antes de empezar el proceso a mayor escala.

9.1.5.3      Una de las responsabilidades de un archivo sonoro es gestionar y controlar el acceso a sus fondos de acuerdo con los límites legales, morales o éticos que estén asociados con los contenidos; externalizar cualquier proceso no significa que el archivo pueda suspender sus responsabilidades al respecto. Cuando un material de archivo se da a una entidad externa para llevar a cabo cualquier proceso de audio es necesario definir en el contrato las restricciones bajo las cuales debe funcionar el prestador de servicios. Para materiales con derechos de autor comerciales las limitaciones probablemente están escritas en la ley y por tanto se puede consultar la legislación, pero cuando se trate de derechos de privacidad o éticos, estos han de definirse, y el proveedor de servicios debe comprometerse explícitamente a cumplirlos. También es importante especificar cómo y cuando se eliminarán las copias del sistema de almacenamiento del contratista cuando finalice su responsabilidad y el material y el contenido sea devuelto a los propietarios o al archivo.