6.5 Gestión y administración de datos

6.5.1.1      La gestión de datos en OAIS se refiere a los servicios y funciones necesarios para generar (o poblar), mantener y hacer accesibles tanto la información descriptiva que identifica y documenta los fondos de un archivo como los datos administrativos necesarios para la gestión de dicho archivo; es decir, el catálogo y el registro estadístico de los datos contenidos.

6.5.1.2      La administración en OAIS se refiere a los servicios y funciones necesarios para la gestión de la configuración del sistema, la supervisión de las operaciones, la atención al cliente y la actualización de la información de archivo. También se responsabiliza de la gestión de procesos tales como la negociación de los acuerdos de recepción de material con el productor de los contenidos, la auditoría del proceso de presentación, el control del acceso físico y el establecimiento y mantenimiento de los estándares de archivo.

6.5.1.3      La gestión y administración del repositorio digital y el sistema de archivo proporcionará servicios que permitan la sostenibilidad del sistema y la preservación del contenido almacenado. Los requisitos de un sistema digital de almacenamiento de archivo pueden incluir la habilidad para interrogar al sistema y obtener conjuntos de fondos o activos, el acceso a estadísticas de uso y la obtención de resúmenes de contenidos que incluyan información sobre tamaños u otros datos técnicos y de gestión. La gestión y administración de datos resulta decisiva en un sistema de archivo sostenible, puesto que garantiza que los ficheros preservados y accesibles puedan ser adecuadamente hallados e identificados.

6.5.1.4      Es en esta sección del sistema de almacenamiento digital y preservación donde debe implementarse el control de acceso al contenido, es decir, el control de seguridad. Muchos sistemas de software para repositorios incorporan opciones para la aplicación de políticas que son almacenadas y gestionadas por el sistema. Es importante tener presente que la información sobre derechos de gestión, como el contenido mismo de audio, debe sobrevivir al sistema que la almacena. La información codificada en XACML (eXtensible Access Control Markup Language), por ejemplo, es más universalmente aplicable y transferible a otros sistemas. XACML, implementado en XML, es un lenguaje declarativo sobre la política de control de acceso al contenido, a la vez que un modelo de procesado que describe cómo interpretar las políticas. El grupo de estándares de OAIS gestiona el lenguaje XACML (http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=xacml).

6.5.1.5      Uno de los test esenciales en el momento de escoger, establecer e instalar un sistema de preservación digital debiera ser, precisamente, determinar si la administración del sistema que se propone es asumible por la institución que plantea adoptarlo. La capacidad y el rango de funciones de un sistema están a menudo vinculados a la complejidad de su instalación y uso. Un sistema incorrectamente administrado y mantenido representa un riesgo grave para el contenido que acoge. Por eso es tan importante para la gestión a largo plazo de un sistema disponer de la experiencia técnica necesaria para garantizar su correcto uso.