5.7.5 Transferencia de datos y copias de seguridad en grabaciones de campo

5.7.5.1      Las grabaciones de campo permanecen vulnerables hasta su llegada al estudio, por lo que las copias de seguridad sirven para reducir el riesgo de pérdida. Una vez concluida la grabación de campo deberá realizarse una segunda copia, tan pronto como sea posible. La estrategia de copias de seguridad va de la mano del flujo del trabajo de campo, aunque en términos generales el flujo de trabajo deberá priorizar esta estrategia.

5.7.5.2      Las grabaciones sobre disco duro y memorias de estado sólido ofrecen una tecnología basada en la estructura de ficheros. Los ficheros grabados suelen borrarse del soporte en cuestión — sea disco duro o tarjetas intercambiables — una vez la información ha sido transferida a otro formato. Esta práctica encierra un cierto riesgo y debe ser gestionada con el mayor cuidado para minimizar la pérdida de datos. El medio original de grabación debería considerarse como el soporte original durante tanto tiempo como sea posible. El proceso de borrado debería realizarse una vez comprobada la correcta captura de los datos en el repositorio de acogida, no antes. En el caso de que una larga estancia o viaje requiera la acumulación y administración de grandes cantidades de datos que no pueden ser archivados inmediatamente, deberían crearse duplicados almacenados in situ. Si el formato utilizado se basa en tarjetas flash o SD (Secure Digital) convendrá quizá invertir en tarjetas adicionales que puedan usarse para almacenar permanentemente los datos hasta que el contenido pueda transferirse a un sistema finalista. Si se trata de grabaciones sobre disco duro, o en general, en ordenador portátil, cabe la opción de crear copias de seguridad sobre dispositivos autónomos de almacenamiento en disco duro hasta la transferencia definitiva al repositorio.

5.7.5.3      En términos prácticos algunos dispositivos permiten la grabación en paralelo sobre disco duro interno y tarjetas de estado sólido, o bien sobre disco duro externo. Esto es una ventaja por el hecho de permitir la creación automática de copias de seguridad como parte misma del proceso de grabación, por lo que deberá considerarse siempre que sea posible. Otra alternativa es la creación manual de copias in situ mediante el uso de discos duros externos, ordenadores portátiles o en su defecto dispositivos ópticos grabadores sobre CD/DVD.

5.7.5.4      Ciertos dispositivos generan automáticamente nombres de ficheros cuando se inserta un nuevo medio grabable o soporte de almacenamiento. A menudo la numeración automática de este proceso se inicia con el mismo número para cada nuevo medio de grabación, por lo que el proceso de copia debe ser cuidadosamente supervisado para asegurar que los mismos nombres de fichero aplicados sobre soportes distintos puedan complementarse adecuadamente con sus metadatos o notas de campo particulares. En el peor de los casos esta coincidencia en la nomenclatura puede inducir al borrado accidental de ficheros con idéntico nombre, de manera que la estrategia de denominación debe quedar bien determinada. Se recomienda por ello renombrar los ficheros una vez completado el proceso de copia de seguridad, siempre que el fichero original no se vea por ello cambiado ni modificado en ningún otro aspecto.