6. Seleção da melhor cópia e preparação do suporte
Um arquivo pode guardar várias cópias de determinado conteúdo, inclusive talvez gravações comerciais de áudio e películas cinematográficas. Quando a coleção incluir mais de uma cópia, a melhor deveria ser escolhida antes da transferência de seu conteúdo. No caso de gravações magnéticas ou de registros sonoros ou de vídeo armazenados em arquivos digitais, um arquivo ou uma empresa produtora podem ter várias versões para diferentes propósitos, como, por exemplo, uma matriz e uma cópia gerada para algum tipo de distribuição. Neste caso também, alguns cuidados deveriam ser tomados na escolha da cópia mais apropriada, antes do processo de transferência. Além disso, alguns procedimentos criteriosos e adequados de limpeza e restauração podem ser necessários para otimizar a captura e a reprodução do sinal.
Comentários:
No caso de suportes produzidos em série – especificamente mecânicos e ópticos – a qualidade de reprodução de diferentes cópias pode variar consideravelmente em função da maneira como foram previamente manuseadas e armazenadas. Dessa forma, pode ser proveitoso ampliar a pesquisa por melhores cópias a outras coleções, em escala nacional ou mesmo internacional (ver seção 16).
Registros não produzidos em série frequentemente podem estar disponíveis em duas ou mais versões. Um registro armazenado em seu suporte original (fita de rolo, fita cassete, película etc.), pode, por exemplo, também ter sido copiado para uma matriz de arquivo. Embora a matriz arquivística (ou uma cópia de primeira geração) possa muitas vezes estar em melhores condições físicas, a qualidade do sinal talvez seja pior em função de uma tecnologia de transferência mais antiga e inferior, além da inevitável degradação de sinal causada pelo processo de duplicação analógica. Em consequência, deve-se comparar a qualidade do sinal das diferentes cópias disponíveis.
Procedimentos adequados de limpeza e restauração podem melhorar significativamente a captura do sinal. No entanto, o máximo de cuidado deve ser tomado a fim de contrabalançar os possíveis benefícios com os riscos de danos maiores, causados ao submeter suportes frágeis ou em deterioração a tais procedimentos. Uma prática recomendável é reduzir sempre ao mínimo o manuseio dos suportes.
Alguns suportes podem estar tão danificados que até mesmo uma tentativa de reproduzi-los pode colocar em risco seu conteúdo. Em tais casos, deve-se tomar uma decisão criteriosa e bem fundamentada entre a probabilidade de dano causado pela reprodução imediata e o adiamento da reprodução até que uma tecnologia de reprodução menos arriscada esteja disponível.
