5. Salvaguarda da informação
a. Através da preservação do suporte
Embora a vida dos suportes audiovisuais não possa ser prolongada indefinidamente, devem ser feitos esforços para preservá-los em boas condições de uso, enquanto isso ainda for viável.
No caso dos conteúdos armazenados em suporte, a preservação do suporte requer um armazenamento em ambiente adequado a esse propósito, com a devida separação das fontes de informação primárias e secundárias, bem como a execução de procedimentos periódicos de manutenção e limpeza, quando necessários. A manutenção envolve a verificação constante de sinais e quadros de referência, quando disponíveis, nos suportes analógicos e a verificação constante da integridade de dados nos suportes digitais. Além disso, o equipamento utilizado para o manuseio e a reprodução deve estar de acordo com as exigências físicas dos suportes. A preservação envolve minimizar o uso de materiais originais por meio da disponibilização das cópias de acesso.
b. Através da duplicação posterior das informações
Uma vez que a expectativa de vida dos suportes e a disponibilidade dos equipamentos são limitadas, a preservação dos documentos em um longo prazo somente poderá ser alcançada pela duplicação dos conteúdos para novos suportes/sistemas, enquanto isso for possível.
No domínio analógico, a informação primária sofre um aumento de degradação a cada vez que é copiada. Apenas o domínio digital oferece a possibilidade da duplicação sem perda de qualidade, no momento do refrescamento (refreshing) ou migração dos documentos, desde que realizada cuidadosamente (ver seção 12). Portanto, para a preservação de longo prazo da informação primária armazenada em um suporte analógico é necessário, em primeiro lugar, transferi-la para o domínio digital.
Separar a informação primária do seu suporte original suscita a questão da futura autenticação do som e das imagens. Os futuros usuários podem ter acesso apenas a um documento audiovisual sob a forma de uma cópia em arquivo digital. Nesse caso, aumenta a importância da informação secundária e contextual adequada. A informação secundária estampada visualmente em embalagens de fitas, em capas e rótulos de discos pode ser mais bem capturada e armazenada em arquivos de imagens associados. Nesse caso, essa informação deverá ser documentada e reproduzida de acordo com padrões arquivísticos reconhecidos para gerar tais conteúdos. Outros tipos de informação secundária, como descrições do formato original, podem assumir a forma de metadados de preservação, e, desse modo, devem ser registrados de maneira sistemática e disponibilizados juntamente com a informação primária (ver seção 14). Dessa forma, os futuros usuários poderão ter mais segurança quanto à autenticidade do documento.
