9.1.9 Calcul des coûts généraux
9.1.9.1 Au moment de prendre des décisions, le point crucial correspond peut-être au calcul des coûts. Malheureusement, un chiffrage concret, applicable de manière générale, ne peut être avancé dans ce contexte. Les coûts de prestations en interne sont difficiles à évaluer, de nombreuses institutions détentrices de collections audiovisuelles disposent d'infrastructures (salles, air conditionné, intranet) dont les coûts sont intégrés au budget général, ce qui rend difficile le calcul des coûts généraux de transfert et/ou ceux de la conservation numérique permanente. Le coût de main-d'œuvre diffère de manière significative, même entre pays voisins industrialisés, ce qui affaiblit toute conclusion économique d'ordre général. Finalement, l'offre commerciale des services professionnels varie de manière considérable, en fonction du nombre d'items par support, de l'état de conservation de ceux-ci, et désormais de la possibilité d'automatiser les processus. Alors que les coûts de personnels, d'équipements et autres ressources augmentent généralement avec le temps, le coût de certains processus automatisés peut diminuer.
9.1.9.2 Du fait de nombreux facteurs impliqués dans un projet donné de conservation, ces conseils ne s'accompagnent pas d'estimation de budget de transfert. Les indications fournies suggèrent qu'il revient aux détendeurs de collections de s'informer très précisément de la situation spécifique de leur pays ou de leur région, et d'observer l'état du marché sur des bases comparables.
9.1.9.3 Pour la recherche de prix de prestations de conservation de documents audio, les appels d'offres doivent être très bien préparés, détaillés, et toutes les réponses soigneusement examinées. Les offres proposant les mêmes services que d'autres prestataires mais à moindre coût, devront être examinés avec le plus grand scepticisme. Finalement, la sous-traitance peut être gérée avec succès si un dispositif d'assurance qualité rigoureux est mis en place comme décrit et si toute tâche défectueuse est rigoureusement rejetée.
