7.8 Les risques
7.8.1.1 Les systèmes automatiques de stockage peuvent être configurés en vue d'effectuer des copies systématiques, de rafraîchir les données, et de rejeter les bandes devenues illisibles. Les systèmes de stockage de grands volumes de données bénéficient d'une conception de niveau professionnel, ils fonctionnent grâce aux infrastructures des organisations qui peuvent prendre en charge toutes les mesures afin de garantir la sécurité des données. Avec des systèmes manuels de sauvegarde et de récupération des données, le danger de perte des données du fait de leur association avec des dispositifs de numérisation manuels ou semi automatiques prenant des décisions de manière autonome ne doit pas être surestimé. La responsabilité d'assurer la validité et l'accessibilité des données audio incombe à des personnes qui doivent mettre en place des contrôles de routine des bandes. Cette situation est tout particulièrement pénalisée par le fait que la plupart des institutions relevant de la recherche et de la culture manquent notoirement de moyens financiers.
7.8.1.2 La conception de tels systèmes, qui laissent apparaître de fortes redondances, nous incite à garder à l'esprit le fait que les composants et les supports numériques peuvent tomber en panne à tout moment, et ceci, sans le moindre avertissement. Par conséquent, il est impératif de constituer au moins deux copies d'archives en mode linéaire à chaque étape du processus de numérisation et du stockage qui lui succède. Toute imperfection conduira inévitablement à la perte d'une quantité plus ou moins importante de données ; néanmoins, si des stratégies adaptées ont bien été mises en place, les conséquences ne seront pas fatales, grâce aux copies redondantes. Considérant la durée conséquente des opérations de transferts destinées à éviter les pertes inéluctables dues aux anciens documents, tous les efforts doivent être faits pour ne pas devoir re-numériser les documents, une situation qui résulterait d'une architecture incohérente sur le plan de la sécurité ou de négligences dans l'approche pratique.
7.8.2 Complexité du système
7.8.2.1 Une fois implémentés et installés, les systèmes de stockage de données sont relativement faciles à utiliser et à maintenir en état. Cependant, que ce soit pour réaliser les phases initiales d'implémentation, pour résoudre les problèmes lorsqu'ils se déclarent, pour effectuer les mises à jour, l'intervention d'un personnel spécialisé en informatique est fortement recommandée, ce qui présente l'avantage, par exemple, de réduire les risques inhérents à une mise en place défectueuse du système.
7.8.3 Partenariat et sauvegarde
7.8.3.1 Comme cela a été discuté précédemment, pour pouvoir bénéficier de la pleine capacité de sauvegarde, un partenariat avec une institution disposant d'une expérience reconnue et sûre en matière de gestion d'archives numériques constitue la meilleure gestion des risques. Un réseau d'entrepôts capable de créer et d'accepter de tels paquets organisés d'informations constitue la stratégie de conservation la plus efficace, répartissant les risques de perte lorsque des catastrophes d'origine naturelle ou humaine se produisent, ou lorsque les ressources à un moment critique du cycle de vie de l'objet numérique viennent à manquer.
7.8.4 Coûts et extension
7.8.4.1 Un système de taille réduite comme décrit ci-dessus peut être ajouté pour offrir de plus grandes capacités de stockage et améliorer les conditions de gestion. Des petites unités de drives de bandes sont disponibles, elles peuvent faire l'objet d'extension à l'aide de systèmes de robots de plus grande taille. Dans la mesure où le prix des disques HDD continue de baisser, le coût de remplacement et d'extension des baies reste abordable.
7.8.4.2 Grâce au partenariat établi entre fournisseurs de systèmes et de codes open source, des logiciels de gestion d'entrepôts très élaborés peuvent être intégrés en toute sécurité grâce aux services qu'offre un fournisseur commercial. DSpace et FEDORA, par exemple, sont deux systèmes open source produits en relation avec une société commerciale proposant des solutions de stockage.
7.8.4.3 Le coût d'installation d'un système de stockage de données de petite taille peut sembler relativement élevé en comparaison d'un graveur de CD, toutefois, en comparaison bit-à-bit avec les conditions de stockage de plus d'une centaine d'heures d'enregistrement audio, la différence est fortement réduite quand on prend en compte toutes les contraintes (exigences) d'un service d'archivage. Un service de stockage de données bien géré constitue un système absolument fiable qui permettra d'effectuer les futurs et inévitables transferts de données audio sur la solution suivante d'archivage.
