6.1.6 Planification à long terme

6.1.6.1 La planification à long terme des archives audio comporte plus d'éléments que les simples normes techniques d'un système de stockage de données. Certes, les problèmes d'ordre technique doivent être soigneusement résolus, mais il n'en demeure pas moins que les aspects sociaux et économiques de fonctionnement des systèmes de stockage numérique sont vitaux pour assurer l'accès des contenus de manière permanente. La planification à long terme devrait prendre en considération les éléments suivants :

6.1.6.2 La durabilité des données brutes : il s'agit d'assurer la conservation du flux des mots binaires dans leur bon ordre et leur ordre logique. Les données dans un système de stockage doivent revenir dans le système sans subir aucun changement ou corruption. On notera que l'expertise des systèmes informatiques consiste à identifier les risques importants encourus lors des opérations de maintenance et de rafraîchissement de données. Une bonne gestion des opérations et une bonne conception de l'approche du SI peut assurer des résultats satisfaisants.

6.1.6.3 Formats et possibilité de lecture : Les données sont utiles dans un service d'archives sonores seulement si elles peuvent être ensuite traduites en son. Le choix approprié du format de fichier apporte la garantie aux futurs services d'archives de pouvoir lire le contenu des fichiers, ou d'être capable d'acquérir la technologie pour effectuer la migration des fichiers dans un nouveau format. Ne pas incorporer d'algorithme de compression avec perte dans ce format évitera d'altérer le contenu audio original lors des processus de transformations.  

6.1.6.4 Métadonnées, identification et accès à long terme : tous les fichiers audionumériques doivent pouvoir être identifiés et récupérés afin d'utiliser l'enregistrement audio et d'en estimer la valeur.

6.1.6.5 Economie des archives sonores : on s'intéresse ici aux conditions de viabilité des institutions qui subventionnent les systèmes de stockage de données, les entrepôts ainsi que les personnes qui possèdent, gèrent ou tirent des bénéfices des documents sonores archivés. Les dépenses consacrées à l'entretien d'une collection de documents sonores sont continues, elles doivent être planifiées. Un budget réaliste doit être planifié pour assurer la conservation des collections sur le long terme. Le coût de présentation et de gestion des collections est aussi permanent. La conservation du numérique est autant affaire d'économie que de technique. La viabilité des tâches à engager exige une source de financement fiable, condition fondamentale qui doit être satisfaite pour assurer, même à modeste niveau, la durabilité des contenus numériques, pour que les entrepôts, les éléments technologiques et les systèmes soient maintenus en état aussi longtemps que nécessaire.

6.1.6.6 Alternatives en matière de stockage, de gestion, de conservation : l'environnement économique et technique peut-être volatile, aussi est-il recommandé que des accords soient passés entre les services d'archives et les institutions pour définir le stockage des données  comme archives de dernier recours. Ceci nécessite un  accord global sur les formats de fichiers et l'organisation des données aussi bien que sur  les aspects sociaux et techniques de la gestion des contenus.

6.1.6.7 Outils, logiciels et planification à long terme : il ne s'agit pas de conserver le matériel informatique, les logiciels et les systèmes en tant que tels, mais plus simplement de faire jouer à ces outils leur rôle  en matière de conservation des contenus. Le logiciel de gestions d'archives D-Space par exemple, ne prétend pas être une solution de conservation, mais être seulement utile pour "permettre aux institutions dotées d'une certaine compétence, de garder en mémoire les informations et de proposer leurs services à cet égard", (DSpace, Michael J. Bass et al. 2002). Le logiciel d'archivage en soi est un outil, au même titre que les différentes composantes conçues pour faciliter les opérations, simplifier les procédures, automatiser et valider le moissonnage des métadonnées. La planification à long terme implique la capacité  à pouvoir changer de système ou bien  à effectuer des mises à jour sans compromettre l’intégrité des  contenus.