6.1.4 Aspectos prácticos de las estrategias de protección de datos

6.1.4.1      Para la administración de datos almacenados a largo plazo pueden utilizarse una serie de estrategias estándar razonables que, en su mayoría, asumen que solo necesitamos conservar los datos y no los soportes. Los siguientes puntos reflejan parte de estas estrategias.

6.1.4.2      Asignación de la responsabilidad. Alguien deberá asumir claramente la responsabilidad de la administración del almacenamiento y protección de los datos. Se trata de una responsabilidad de carácter técnico que requiere ciertas capacidades y conocimientos, además de experiencia en gestión. Para poder llevar adelante el almacenamiento y la protección de los datos es preciso disponer de recursos específicos, trabajar en función de un plan apropiado y rendir cuenta de las estrategias adoptadas, independientemente del tamaño de la colección. Así pues, incluso las colecciones más pequeñas requerirán de los conocimientos y la experiencia desempeñados por una persona responsable de la tarea.

6.1.4.3      Infraestructura técnica apropiada para realizar el trabajo. El almacenamiento y la administración de los datos deben llevarse a cabo con sistemas apropiados utilizando los soportes más convenientes. Existen sistemas de gestión de activos digitales o sistemas de almacenamiento de objetos digitales que responden a los requisitos de los planes de preservación. Una vez determinados, los requisitos deben discutirse detenidamente con los posibles proveedores. Los diferentes sistemas y soportes están previstos para responder a necesidades diversas, por lo que cada plan de preservación debe elegir el que mejor se adapte a su propósito.

6.1.4.4      El sistema completo debe disponer de capacidades adecuadas, entre las que se incluyen:

6.1.4.5      Capacidad suficiente de almacenamiento. La capacidad de almacenamiento puede crecer con el paso del tiempo, pero el sistema debe poder gestionar la cantidad de datos prevista durante su ciclo de vida.

6.1.4.6      Capacidad indispensable para duplicar los datos en función de la demanda sin que ocurran pérdidas y para transferirlos a un soporte nuevo o «actualizado» igualmente sin pérdidas.

6.1.4.7      Solvencia demostrada y apoyo técnico para responder rápidamente a los problemas.

6.1.4.8      Capacidad para correlacionar los nombres de ficheros en un sistema de denominación de ficheros adaptado a su arquitectura de almacenamiento. Los sistemas de almacenamiento se forman en torno a objetos que llevan un nombre y, según sus características, utilizan arquitecturas diferentes para organizar los objetos, lo que puede imponer ciertas limitaciones a su denominación dentro del almacenamiento. Por ejemplo, los sistemas de discos pueden imponer una estructura jerárquica de directorio a los nombres de ficheros existentes diferente a la que se utilizaría en un sistema de cinta. El sistema debe permitir —o preferentemente realizar él mismo— la correlación o mapeo entre los nombres de ficheros asignados por el sistema y los identificadores existentes.

6.1.4.9      Capacidad para gestionar el almacenamiento redundante. Dado que los medios digitales muestran un pequeño aunque significativo grado de error, se necesitan copias redundantes de los ficheros en cualquier estadio de la preservación, en especial durante la fase final de almacenamiento.

6.1.4.10   Control de errores. La mayor parte de los sistemas de almacenamiento informáticos poseen un determinado control automático de errores. Puesto que los materiales del patrimonio audiovisual deben conservarse durante largos periodos de tiempo, a menudo casi sin ser consultados por usuarios, el sistema debe ser capaz de detectar los cambios o pérdidas de datos y tomar las medidas apropiadas. La más simple de las estrategias debe ser capaz de alertar a los gestores del patrimonio de problemas potenciales, con tiempo suficiente para poder adoptar las medidas necesarias.

6.1.4.11   La infraestructura técnica debe disponer también de medios para almacenar metadatos y enlazarlos de manera segura con los objetos digitales almacenados. Si se manejan grandes cantidades de datos, a menudo es necesario establecer sistemas de gestión de objetos digitales enlazados con el sistema digital de almacenamiento masivo, pero ubicados aparte, para poder hacer frente a los numerosos procesos necesarios y permitir que los metadatos y las interfaces de trabajo cambien sin tener que cambiar el sistema de almacenamiento masivo.