9.1.5 Sous-traitance
9.1.5.1 Chaque fois que l'on fait appel à la sous-traitance pour extraire le signal, tout particulièrement auprès d'entreprises privées, il est important de définir très précisément les tâches à accomplir. La meilleure manière d'y parvenir est de spécifier, dans le cadre du contrat, les éléments de références fournis par IASA dans ses Cahiers de recommandations (Directives).
9.1.5.2 Pour tous les processus audio effectués en sous-traitance, il est indispensable de mettre en place un système de contrôle qualité afin de s'assurer de la conformité des prestations contractuelles. De telles pratiques devront s'appuyer sur des métadonnées de conservation précisément fournies, sur des tests pratiqués à partir d'échantillons prélevés de manière aléatoire, sur des tests des équipements de transfert opérés lors de visites inopinées chez les sous-traitants. Une attention toute particulière sera portée aux tests des systèmes de contrôle qualité - automatiques ou manuels - mis en place par les prestataires ; une attention qui sera portée également à leur capacité à gérer des contrats à long terme selon une méthodologie de gestion de projet, à leur expérience en matière de contrats similaires, de supports spécifiques, de maintenance des équipements, et enfin à propos du rapport qualité-prix. Avant de lancer les opérations de numérisation en production, une phase de tests à petite échelle devra être pratiquée pour s'assurer que tous les aspects du processus sont bien conformes aux critères.
9.1.5.3 Il relève de la responsabilité du service d'archives audio de gérer et de contrôler l'accès à toutes ses collections dans le strict respect des contraintes légales, morales et éthiques associées aux contenus. La sous-traitance des opérations n'autorise en aucune manière le service d'archives à abroger ses responsabilités en la matière. Lorsque des matériaux sonores sont transmis à une tierce partie pour entreprendre une action sur le son, il est nécessaire de définir et de contractualiser les restrictions auxquelles le prestataire de services doit souscrire. Pour des documents sonores commerciaux sous copyright, les limitations légales sont probablement décrites dans les textes auxquels on pourra se référer. Quand la vie privé ou autres questions d'éthique doivent être prises en compte, des règles doivent être définies et portées à la connaissance des prestataires qui s'y conformeront. Il est également important de préciser quand et comment les copies seront éliminées du système de stockage de l'entreprise lorsque sa responsabilité viendra à échéance et lorsque les matériels et des contenus reviendront vers les propriétaires ou les services d'archives.
