3.5 Projet – Ensemble d'éléments
3.5.1 Un ensemble d'éléments de métadonnées prend ensuite sa place dans le concept global. Trois catégories principales ou groupements de métadonnées sont communément décrites ici :
3.5.1.1 Les métadonnées descriptives, utilisées pour découvrir et identifier un objet.
3.5.1.2 Les métadonnées de structure utilisées pour afficher et diriger un sujet particulier vers l'utilisateur et pour insérer des informations dans l'organisation interne de cet objet, par exemple une séquence d'événements proposés et leurs relations avec d'autres objets, tels que des images ou des transcriptions d'entretiens.
3.5.1.3 Les métadonnées d'administration, qui représentent l'information de gestion des objets (tels que les namespaces (espaces de nommage) qui acceptent la métadonnée elle même), les dates de création ou de modification de l'objet, les métadonnées techniques (format de fichier du contenu validé, durée, taux d'échantillonnage, etc.), information portant sur les droits et les licences. Cette catégorie comprend l'essentiel des données relatives à la conservation.
3.5.2 Quelles que soient les opérations à conduire, chacune de ces trois catégories : descriptive, structurelle et administrative, doit être présente, même si différents sous-ensembles de données peuvent se trouver dans n'importe quel fichier ou programme d'instanciation. Les métadonnées venant appuyer les objectifs de conservation - "informations qui renforcent et documentent les processus de conservation" (PREMIS) - le processus pourra s'enrichir de données à propos de la provenance des objets, leur authenticité, les actions effectuées sur ceux-ci. Les métadonnées de conservation participant au processus de recherche, certaines d'entre-elles ou la totalité se montreront utiles à l'utilisateur final (en garantissant l'authenticité par exemple) ; pourtant, il serait plus important d'élaborer et de renforcer les données descriptives, structurelles et relatives aux licences, de disposer de moyens de transformation des métadonnées brutes en mode de présentation intuitive ou bien de les préparer pour le moissonnage ou pour des interactions d'utilisateurs externes en réseau. Il va sans dire qu'un item introuvable ne pourra ni être conservé, ni être écouté, aussi, plus on intégrera des métadonnées concernant de telles opérations, mieux ce sera.
3.5.3 Chacun de ces trois regroupement de métadonnées pourra être compilé séparément : les métadonnées administratives (technique), par exemple les produits dérivés de la numérisation de masse ; les métadonnées descriptives issues de l'export d'une ancienne base de données ; les métadonnées concernant les droits tels que la liquidation, qui seront complétées, et les licences signées. Les résultats de ces différentes compilations devront être réunis en une simple instance de métadonnées ou bien en un ensemble de fichiers reliés avec indication du statut de conservation. Il sera essentiel de communiquer tous ces éléments de métadonnées au schéma ou au DTD (Document Type Definition) (Définition du type de document). Sinon les métadonnées resteront comme une "grosse goutte", une accumulation de données lisibles pour l'humain mais inintelligibles pour les machines.
