Un cambio fundamental en el paradigma para la preservación audiovisual empezó hace apenas 25 años. Hasta entonces, la preservación del audio y del video se guiaba por el modelo tradicional que aún es válido para los archivos de documentos de texto y para los museos de todo el mundo: salvaguardar los objetos puestos a su cuidado.

Sin embargo, hacia 1990 los archivistas de audio comenzaron a darse cuenta de que seguir este principio a la larga hubiera sido en vano. Era obvio – y ese es el tema de esta publicación – que los soportes de audio y de video son vulnerables. La mayoría son inestables en comparación con casi todos los documentos de texto. Además, puesto que son documentos que deben ser leídos por una máquina para conocer la información que contienen, la disponibilidad de equipos de reproducción
para recuperar su contenido era tan importante como la integridad de los soportes.

Por ese tiempo se hacía también evidente que las tecnologías digitales y el ritmo acelerado de la innovación técnica creaban nuevos formatos, en sucesiones cada vez más rápidas y, por lo tanto, con ciclos de vida más cortos. Esto confrontaría a los archivistas con el reto adicional de mantener el equipo de reproducción para un formato específico en condiciones operables para un número de formatos en constante crecimiento.

Lo anterior condujo a un cambio de paradigma: salvaguardar el contenido, no el soporte original, era el nuevo mantra.

Esto se logra copiando los contenidos de una plataforma de preservación a otra más innovadora. A fin de evitar pérdidas en el copiado, este tiene que realizarse en el ámbito digital. Los contenidos analógicos, por lo tanto, tienen que digitalizarse y, junto con los contenidos digitales previos a las tecnologías de la información, convertirse en archivos binarios, los cuales habrán de resguardarse, como todos los archivos informáticos, en repositorios digitales adecuadamente equipados y administrados.

Mientras que en sus inicios este nuevo paradigma fue aceptado, no sin controversia, a partir de los primeros años de la década de 1990 fue ampliamente adoptado para archivar audio, y aceptado, posteriormente, para los archivos de video. De la misma manera, debido al cambio global de la proyección de películas analógicas a digitales, y la disminución de la producción industrial de películas analógicas, este principio es ahora ampliamente aplicado en la preservación fílmica.

Los miembros de la IASA han participado activamente en este proceso y la IASA, como organización, siempre ha sido una plataforma abierta a dicho desarrollo. En consecuencia, este principio ha sido codificado como un estándar por el Comité Técnico de la IASA en La salvaguarda del patrimonio sonoro: ética, principios y estrategia de preservación, comúnmente conocido como IASA-TC 03, el cual ha llegado a su tercera versión, disponible en ocho idiomas. El mensaje en síntesis es:

La preservación del audio a largo plazo (e implícitamente también la del video) solo se puede lograr convirtiendo los contenidos en archivos digitales y conservándolos como cualquier otra información computarizada.

Consecuentemente, después de la codificación del principio, la IASA-TC 04 publicó en 2004 Production and Preservation of Digital Audio Objects (Producción y preservación de objetos digitales de audio) y está preparando IASA-TC 06, Production and Preservation of Digital Video Objects (Producción y preservación de objetos digitales de video).

Se puede encontrar más información acerca de estas publicaciones en el sitio web de la IASA en www.iasa-web.org/iasa-publications.

¿Por qué la IASA publica este documento ahora, al final de la era de los soportes audiovisuales tradicionales?

Es verdad que una parte considerable de los acervos de audio y de video¹ en el ámbito mundial – típicamente aquellos que son propiedad de radiodifusoras y archivos nacionales de países ricos – ya han sido digitalizados, o están en proceso de digitalizarse para su preservación a largo plazo. Aunque la nueva metodología para la preservación audiovisual a largo plazo fue aceptada universalmente hacia finales del siglo xx, aún queda una parte considerable del legado audiovisual almacenada en los soportes originales. La razón principal es, obviamente, la carencia de recursos. Pero también falta un sentido de urgencia para completar la digitalización del contenido.

Hay una ventana de tiempo en constante reducción para completar el proceso de digitalización antes de que desaparezca el precario número de equipos reproductores en condiciones operables, requeridos para la lectura de formatos tradicionales. Actualmente, esta ventana se estima entre 10 y 15 años,² lo que hace imperativo la provisión de condiciones óptimas de almacenamiento. Esto es particularmente importante para los archivos en zonas climáticas húmedas y calientes. El propósito de esta publicación es asistir a los archivos y repositorios para optimizar las condiciones de almacenamiento, como una medida temporal, antes de que la preservación profesional a largo plazo, por medio de la digitalización, pueda financiarse y organizarse.

Además, optimizar la esperanza de vida ayuda a que los archivos sigan las recomendaciones de la IASA-TC 03 para mantener los originales en un almacenamiento adecuado después de haberse digitalizado y como un resguardo ante los avances técnicos, haciendo posible la creación de mejores copias.

Sin embargo, bajo ninguna circunstancia deben considerarse estos lineamientos como una solución absoluta. Es peligroso suponer que la conservación convencional (preservación pasiva) puede ser un método viable para lograr la conservación a largo plazo, por ejemplo, de una colección de medios en diversos soportes. Inevitablemente el deterioro será progresivo y finalmente limitará la recuperación de los contenidos almacenados. Una amenaza aun mayor es la creciente dificultad para conseguir equipo de reproducción en buenas condiciones de funcionamiento y encontrar repuestos para mantenerlo en operación. Para muchos formatos sobre cinta la escasez de equipo ya es muy severa. Tarde o temprano, incluso los soportes preservados con mayor cuidado se volverán totalmente irreproducibles. La preservación activa, siguiendo los lineamientos de IASA-TC 03 y IASA-TC 04, es absolutamente imperativa.

1 En el ámbito mundial los acervos de los archivos de audio y video se calculan en cerca de 200 millones de horas. Esta cifra considera la existencia de múltiples copias de un solo original.

2 Por lo general, para los documentos con soporte en cinta magnética la ventana de tiempo puede ser más corta; para los soportes mecánicos y ópticos probablemente más larga.

El TC 05 se enfoca en medidas para optimizar las condiciones para la preservación de la integridad física y química de los soportes tradicionales, hápticos de audio y video. Se centra en aquellos soportes de sistemas de grabación que han sido aceptados en el mercado y que conforman el 99% (o más) de todas las colecciones de audio y video. No es un manual de sistemas de grabación audiovisual, por lo que no analiza la amplia variedad de discos instantáneos de audio, ni los sistemas de grabación que son raramente utilizados, como el alambre magnético y la cinta de acero, el sistema Philips-Miller, el selenófono, etc., o los video discos mecánicos como el TED (Television Electronic Disc). Sin embargo se explican, hasta cierto punto, los principales sistemas de grabación para brindar un conocimiento básico de las funciones y características específicas de los soportes: por qué y cómo el manejo y almacenamiento podría afectar negativa o positivamente su integridad física y química, y cuáles daños o procesos de deterioro afectarían la recuperación del contenido.

El TC 05 no es un catálogo meramente de qué hacer o qué no hacer. Las medidas óptimas de preservación son siempre un compromiso entre muchos parámetros, a menudo en conflicto, sobreimpuestas por la situación individual de una colección en lo que respecta a las condiciones climáticas, instalaciones disponibles, personal y situación financiera.

Ningún consejo significativo puede ofrecerse para todas las situaciones posibles. El TC 05 explica los principales problemas y proporciona al archivista una base para tomar decisiones responsables de acuerdo con una situación específica. Esta es la razón por la cual, por ejemplo, se recomiendan rangos de almacenamiento climático en vez de cifras estrictas, las cuales con frecuencia desencadenan un falso sentimiento de seguridad, mientras que cada valor seleccionado es solo un acuerdo. Este es también el motivo por el que el TC 05 no ofrece un “código de prácticas” general, puesto que difícilmente se adecuaría a la diversidad de estructuras, contenidos, tareas y circunstancias ambientales y financieras de las colecciones. No obstante, se exhorta con firmeza a los archivos a desarrollar y codificar, dentro de las limitaciones físicas y químicas, sus propios manuales de procedimientos.³

Este conjunto de guías, en términos generales, está dividido en dos partes principales. La primera parte (Sección 2) explica los principales tipos de soportes de audio y de video, su composición y sus principios de grabación, la estabilidad física y química y el deterioro ocasionado por la reproducción normal.

La segunda parte (Secciones 3 a 5) brinda consejos sobre las mejores prácticas para la preservación pasiva a través de una manipulación cuidadosa y condiciones apropiadas para su almacenamiento y traslado.

Finalmente, debe señalarse que la limpieza y la restauración de los soportes no son temas que se encuentren en esta publicación. Estos aspectos son parte de la extracción de la señal y se han analizado en IASA-TC 04, capítulo 5.

La bibliografía enlista libros y artículos, incluida la información electrónica, que se ha convertido en la “fuente principal” de la bibliografía sobre la preservación audiovisual. En general, la información y las recomendaciones de esta publicación, con bases en un conocimiento común e indiscutible, no están mencionadas específicamente. Sin embargo, se dan referencias cuando –debido a nuevas experiencias, nueva información o investigación– se actualizan las recomendaciones, o se sugieren variantes de las anteriores. Adicionalmente, cabe destacar que este libro contiene información de fuentes primarias: observaciones y apreciaciones basadas en las experiencias que los autores han acumulado a lo largo de años y décadas.

Ya que estas guías se concentran en el manejo y el almacenamiento, no existen, en general, análisis de variantes y discrepancias entre las publicaciones concernientes a la composición y/o deterioro de materiales.

Las referencias cruzadas de la IASA-TC 04 se realizan en la segunda edición (2009) de estas guías.

3. El Código de Principios del Archivo Sonoro de la Biblioteca Nacional Británica puede servir como un ejemplo estructural; en A. Ward, 1990, Apéndice 1.

Esta es una publicación que forma parte de la serie del Comité Técnico de la IASA: Estándares, prácticas recomendadas y estrategias.

Los autores colaboradores son los siguientes miembros del Comité Técnico:

George Boston
Kevin Bradley
Mike Casey
Stefano Cavaglieri
Jean-Marc Fontaine
Lars Gaustad
Albrecht Häfner
Stig-Lennard Molneryd
Richard Ranft
Dietrich Schüller
Nadja Wallaszkovits

y los autores invitados:
Friedrich Engel
Patrick Feaster
Sebastian Gabler

A menos que se cite de modo diferente, los dibujos técnicos son de Albrecht Häfner; las fotografías de Dietrich Schüller y Nadja Wallaszkovits.

La publicación fue revisada por el Comité Técnico de la IASA.

Este texto ha sido compuesto y revisado con gran cuidado. Representa el conocimiento actual y la previsión vigente de riesgos. Sin embargo, la gran variedad de materiales y las condiciones concretas, tanto ambientales como de manejo, pueden requerir soluciones individuales, por lo que este texto pretende ser una guía general. Muchos aspectos que determinan la estabilidad física y química de los soportes y sus componentes todavía no se comprenden en su totalidad. Por lo tanto, ni los editores, los autores, el Comité Técnico ni la IASA como asociación pueden considerarse responsables por daño o pérdida que pudiera atribuirse a las recomendaciones o las opiniones expresadas en el texto.

Los editores agradecerán los comentarios sobre posibles omisiones, errores, desarrollos novedosos o experiencias que arrojen nueva luz en torno de las recomendaciones que aquí se brindan.

Las publicaciones hechas en equipo, en las que participan expertos comprometidos en su trabajo profesional, representan un reto. Por consiguiente, la realización de esta guía tomó más tiempo de lo esperado originalmente. Los editores expresan su agradecimiento a los colaboradores por sus aportaciones, al Comité Técnico por su revisión y apoyo, a los editores de la IASA, Bertram Lyons y Richard Ranft, por su asistencia y gran esfuerzo para la conversión del manuscrito en versión impresa y ediciones en la web y, finalmente, a la Junta de la IASA, a los miembros de la IASA y a otros lectores por su paciente espera para su conclusión.

Dietrich Schüller
Albrecht Häfner
Septiembre de 2014

La grabación magnética se inventó en el siglo XIX. Los dispositivos de grabación que empleaban alambre de acero o cinta de acero se utilizaron en menor medida junto con el cilindro y el gramófono. Esta tecnología llegó a ser muy usada en una mayor escala con el desarrollo de la cinta magnética en su forma moderna, en la década de 1930.

Los soportes ópticos son los soportes audiovisuales más antiguos. Se han usado para la representación de la imagen analógica por más de 170 años. Sin embargo, para el almacenamiento de señales de audio y de video están entre el grupo de soportes más recientes. Aunque se han desarrollado formatos de cintas ópticas, no han tenido aceptación en el mercado. Por ello, los soportes de audio y de video están restringidos a los formatos de disco.¹³

13. En la versión original en inglés se empleó la palabra disk para referirse al disco analógico y óptico, y para el disco magnético se usó el término disc, como aparece en la segunda edición de la IASA-TC 04.

2.4 Soportes en estado sólido (también llamados dispositivos semiconductores). Las memorias de estado sólido son aparatos de almacenamiento de circuito electrónico sin partes movibles. Estas han sido fabricadas desde los años cincuenta usando diferentes tecnologías. Son de particular interés en el contexto de esta publicación las llamadas memorias flash, desarrolladas desde la década de 1990. Como soportes removibles de información vienen en varios formatos: SD y muchos otros más, y las denominadas memorias USB. Con un incremento en la capacidad de almacenamiento, acompañado de una drástica caída en los precios, se han vuelto populares como soportes de información de memoria electrónica transportable, y más recientemente, como remplazos de los HDD en computadoras portátiles ligeras.

2.4.1 Principio de grabación y estabilidad. Las memorias flash pertenecen al grupo de memorias de estado sólido no volátil, que retienen la información sin una fuente de energía eléctrica. Las celdas de la memoria consisten en transistores que pueden guardar información por muchos años. En tanto que la capacidad de lectura se describe, generalmente, como indefinida, los ciclos de programación-borrado se estiman entre varios miles hasta un millón. Debido a su relativa solidez contra impactos mecánicos y resistencia a una gama de temperaturas prolongadas, se utilizaron originalmente en aplicaciones militares.

Respecto a su esperanza de vida no se cuenta con predicciones reales confiables. Esto es de menor interés, en tanto que los precios son significativamente más altos que los de los HDD (hard disc drive). Lo cual los hace (todavía) poco atractivos para el almacenamiento a largo plazo. Aunque, en general, las memorias flash han comprobado su solidez para el almacenamiento a corto plazo, específicamente en grabaciones de campo, incluso bajo condiciones adversas, es imperativo no confiar en un solo soporte, sino copiar el contenido en otro medio de almacenamiento, tan pronto como sea posible, antes de transferirlo a un sistema de almacenamiento digital seguro.

El agua es el enemigo natural más importante de todos los soportes audiovisuales. Tiene influencias químicas directas e indirectas en la estabilidad de los soportes. Las influencias químicas son la hidrólisis y la oxidación de varios componentes de los soportes, así como la disolución de algunos materiales de los mismos.

3.1.1 Hidrólisis. Es una reacción química que involucra agua, omnipresente en forma de humedad en el aire como agente central. Algunos polímeros son propensos a la hidrólisis. Los iones ácidos y metálicos actúan como catalizadores propiciando dichos procesos de deterioro. La reacción cambia las propiedades físicas y químicas del polímero original, formando con frecuencia un derivado que actúa como un autocatalizador que refuerza el proceso destructivo. Algunos procesos hidrolíticos son (parcialmente) reversibles; otros no lo son.

3.1.1.1 Síndrome del vinagre. Una descomposición hidrolítica del polímero, ampliamente conocida, es el llamado síndrome del vinagre. Este proceso que deteriora las películas de acetato de celulosa (AC) de modo irrecuperable fue observado por primera vez a finales de la década de 1940. Sin embargo, se ha padecido más ampliamente a partir de la década de 1980, en particular en archivos de películas cinematográficas ubicados en zonas tropicales. El ácido acético es uno de los productos del proceso de hidrólisis del AC y actúa como un autocatalizador para acelerar la reacción química. Por su olor se ha llegado a conocer como síndrome del vinagre. Al avanzar el proceso las películas afectadas pierden su estructura y devienen inservibles.

Los soportes de las películas cinematográficas de sonido magnético de AC están particularmente en situación riesgo por las propiedades catalíticas del metal en forma de óxido de hierro, utilizado como pigmento magnético. Las cintas de audio de acetato de celulosa también son afectadas, pero no al grado desastroso de las películas cinematográficas, debido a sus masas subcríticas. Aparte del olor, las tiras de detección de ácido acético ayudan, objetivamente, a evaluar el proceso. La hidrólisis del AC es irreversible.

3.1.1.2 Degradación del aglutinante del pigmento. Algunos aglutinantes de las cintas magnéticas modernas (2.2.1.1.2) también son propensos a la hidrólisis, provocando que se vuelvan pegajosas. Puesto que los efectos de este tipo de hidrólisis son reversibles, hasta cierto grado, las cintas se pueden reacondicionar para su reproducción exponiéndolas a baja humedad y a temperaturas elevadas, o a una combinación de ambas. Para más detalles, véase IASA-TC 04, 5.4.3.3. Sin embargo, investigaciones recientes han revelado que la hidrólisis en los aglutinantes es solo una de las varias razones del llamado síndrome de derrame pegajoso (2.2.1.1.2).

3.1.2 Contacto directo con agua. Un breve contacto con agua sólo es peligroso para algunos tipos de discos instantáneos, como los que están hechos de gelatina, cartón, etc., y para las unidades de disco duro. Para otros soportes el agua no es peligrosa de manera inmediata, siempre y cuando el contacto sea breve y el soporte se limpie con cuidado si el agua estaba sucia, y que los soportes sean secados meticulosamente después de haber entrado en contacto con el agua. De hecho, limpiarlos con agua destilada es un paso que se recomienda al preparar discos de vinilo y de goma laca para su reproducción, utilizando una máquina profesional para limpiar discos (IASA-TC 04, 5.2.3, 5.3.3).

El mayor problema con los soportes expuestos al contacto con el agua es el reto logístico de limpiar y secar los soportes contaminados, particularmente los soportes para casetes de cinta magnética. Otro problema logístico es separar los soportes de materiales de papel y cartón, como los álbumes LP, y secarlos antes de que sean afectados por moho. Si se afectan grandes cantidades, el secado por congelamiento al vacío, exitosamente desarrollado para el rescate de papel y materiales de los libros, puede ser la única oportunidad para salvaguardar materiales de papel y cartón que acompañan al material audiovisual. La aplicación de este procedimiento en los soportes audiovisuales, y específicamente en cintas magnéticas, no ha sido, hasta ahora, investigada suficientemente. (Para prevención de influjo véase 4.2.)

3.1.3 Oxidación. La oxidación es otra reacción provocada por el agua. Es una amenaza potencial para los pigmentos magnéticos de partículas de metal puro, no óxidos, como los que se utilizan en los casetes compactos tipo IEC IV, para R-DAT y para la mayoría de los formatos de video digital (2.2.1.1.1.2). La oxidación también afecta las capas reflejantes de los discos ópticos, excepto las que están hechas de oro.

3.1.4 Inducciones dimensionales. La humedad también tiene inducción sobre las dimensiones (elongación y contracción) de los materiales utilizados como componentes de los soportes audiovisuales. Para las cintas de acetato, el coeficiente de humedad relacionado con la expansión se estima 15 veces más alto que el de las cintas con soporte de poliéster.¹⁶ Se debe tener en cuenta un considerable cambio de dimensión para varios materiales usados para discos instantáneos, como los de cartón o gelatina, o los que portan la información en laca.

3.1.5 Inducción indirecta por biodegradación. El agua causa biodegradación, específicamente moho (crecimiento de hongos), resultado de una larga exposición a humedades relativas (HR) de 70% y más altas. Hongos de varios tipos se encuentran en todos lados en el mundo y afectan a casi todos los soportes audiovisuales. Los hongos “se comen” la superficie de los soportes mecánicos analógicos, lo cual provoca un exceso de ruido en la superficie; este es un problema particular de los cilindros de cera. Los hongos crecen sobre las capas de pigmento de las cintas magnéticas, lo que vuelve difícil o imposible su reproducción. También se ha advertido que los hongos afectan a los CD y los vuelven irreproducibles. La prevención química de los hongos debe verse como último recurso. Nunca se pueden excluir las interacciones químicas adversas, particularmente con la variedad existente de aglutinantes magnéticos de pigmentos. El tratamiento químico puede también poner en peligro la salud del personal del archivo.

Por su potencial para afectar desfavorablemente los soportes, tanto de manera directa como indirecta, el crecimiento de hongos debe prevenirse manteniendo baja la humedad relativa. Cualquier contacto directo con el agua, aun cuando sea permitido en principio, debe ser lo más breve posible.

3.1.6 Interrelación humedad-temperatura. Debe señalarse que la humedad relativa y la temperatura están interrelacionadas (para más detalles, véase 3.2.3).

16. FIAF, 1986, 1.1.1.1.2.

3.2.1 Inducciones físicas

3.2.1.1 Inducciones dimensionales. La temperatura influye en el tamaño de los materiales: generalmente los soportes se expanden cuando sube la temperatura y se encogen cuando baja. Esto es cierto también para las cintas. Las cintas de poliéster tienen un coeficiente de expansión térmica más bajo, mientras que en las de AC se estima tres veces más alto.

Los rollos de las cintas de acetato de celulosa y de PVC se aflojan si la temperatura sube y se aprietan con temperaturas más bajas. Sin embargo, las películas con soporte PET presentan una anomalía: están pretensadas, lo que causa que sus coeficientes de expansión térmica sean significativamente más altos en la dimensión de su espesor que en la de su longitud. Por ello las cintas de PET enrolladas “se hinchan” cuando sube la temperatura –cada capa de la cinta se vuelve más gruesa–, lo que no se compensa por el estiramiento. Esto incrementa la tensión dentro del rollo de la cinta. Contrariamente, las cintas de PET se aflojan cuando baja la temperatura. Cuando cambian las condiciones climáticas se exigen diferentes medidas de relajación para las cintas de acetato de celulosa y para las de PVC, y otras condiciones de relajación para las cintas PET (3.2.4).

Los cambios dimensionales son particularmente peligrosos para los discos de laca. Un cambio de temperatura puede provocar que se agriete el revestimiento de este tipo de discos debido a los distintos coeficientes de expansión térmica del sustrato de metal o de vidrio y del frágil revestimiento de laca.

Ante estas desventajas y amenazas potenciales, específicamente para los materiales de las cintas y los discos de laca, la estabilidad de la temperatura es de mayor importancia que el valor absoluto que se elija (3.3).

3.2.1.2 Inducciones irreversibles en polímeros. Para algunos polímeros utilizados como componentes de soportes audiovisuales las temperaturas elevadas inducen a un deterioro irreversible. Si se calientan más allá de ciertas temperaturas, sus propiedades se alteran y no se restauran después de bajar de nuevo la temperatura. Los umbrales de la temperatura difieren mucho dependiendo de los materiales, pero se puede establecer que las temperaturas hasta los 35°C no causan efectos irreversibles inmediatos ni llevan a un deterioro en ninguno de los soportes audiovisuales actuales.

3.2.1.3 Materiales termoplásticos. Este grupo de polímeros se ablanda a altas temperaturas. Estos polímeros se usan en la producción de contenedores, estuches, etcétera. La exposición descuidada de estos materiales a altas temperaturas, incluso a la luz del sol, puede inducir a una deformación irreversible. Esto es también una amenaza para los discos de vinilo.

3.2.1.4 Print-through. La temperatura influye en el print-through sobre las cintas magnéticas: el aumento del print-through se eleva con el paso del tiempo a temperaturas altas y disminuye con temperaturas bajas (véase 3.7.2.5).

3.2.1.5 El punto Curie. La estabilidad magnética (coercitividad) depende de la temperatura. A partir del punto Curie y más allá de él, la estabilidad magnética se pierde. El punto Curie más bajo del pigmento magnético ampliamente usado es de 128°C para el bióxido de cromo, mientras que para el hierro y el óxido de hierro está por encima de los 300°C. Este fenómeno, sin embargo, es utilizado positivamente en la grabación magneto-óptica (2.3.1.4).

3.2.1.6 Rango de temperatura. Para extender la esperanza de vida, los materiales fotográficos con frecuencia se almacenan a temperaturas por debajo del punto de congelación. Para las cintas magnéticas no se aconseja el almacenamiento frío porque algunos lubricantes, no todos, exudan a temperaturas por debajo de los 8°C (2.2.1.1.1.4). Por otro lado, no se deben sobrepasar los 35°C (3.2.1.2). Dentro de este rango, la temperatura sólo afecta las dimensiones físicas de los soportes y la velocidad de los procesos químicos.

3.2.2 Inducción química indirecta. La temperatura determina la velocidad de los procesos químicos y, por tanto, el envejecimiento o el deterioro. De acuerdo con los límites asentados en 3.2.1.6, se puede afirmar, como regla general, que la velocidad de los procesos químicos aumenta al doble con un incremento de 10°C o, por otro lado, la velocidad de envejecimiento disminuye en 50% al bajar la temperatura 10°C, duplicando así la esperanza de vida.

3.2.3 Interrelación temperatura-humedad. La temperatura determina la cantidad absoluta de agua que el aire puede contener en forma gaseosa (vapor). Temperaturas más altas contienen mayor cantidad de vapor, mientras que temperaturas más bajas contienen menos. Si una habitación dada es enfriada sin deshumidificar el aire al mismo tiempo, se alcamza el 100% de humedad relativa. A esta temperatura, llamada punto de rocío, los vapores se condensan en forma de agua en las superficies más frías (véase la figura 30). Cualquier aire acondicionado debe, por lo tanto, controlar ambos parámetros de manera simultánea (véase 4.3). La mayoría de los equipos de aire acondicionado convencionales no deshumidifican lo suficiente y, con ello, de manera inadvertida, elevan la humedad relativa y se incrementa la amenaza para los soportes, contrarrestando los beneficios de la baja temperatura.

3.2.4 Cambios de temperatura/humedad. Como se mencionó arriba en 3.2.1.1, estos cambios pueden ser más peligrosos para los soportes que mantener parámetros absolutos de temperatura y humedad estables que estén por debajo de lo óptimo recomendado. Las variaciones de temperatura y también las de humedad causan cambios de dimensión, ocasionando una tensión innecesaria de los soportes. Los que están en un riesgo más alto son los discos compuestos de diferentes materiales, por ejemplo los discos de laca, aunque también se afectan las cintas magnéticas, específicamente los formatos de exploración helicoidal de alta densidad. El otro peligro básico es la posibilidad de condensación al llevar soportes fríos a un ambiente cálido.

En consecuencia, las condiciones de almacenamiento permanente deben diseñarse para que los cambios de temperatura y humedad sean mínimos. Durante el traslado los soportes deben protegerse en contenedores apropiados, con una logística adecuada (véase 4.8). Los cambios de parámetros climáticos por largos periodos requieren aclimatarse en etapas (en fases). Para todos los materiales, excepto para los discos de laca, las variaciones de temperatura gradiente no deben exceder los 3°C y las variaciones de humedad no deben exceder el 5% en un periodo mayor a 24 horas. Además, para compensar las tensiones en el embobinado de las cintas debido a los cambios de temperatura (3.2.1.1), las cintas de AC y PVC deben relajarse, rebobinándolas cuando se trasladen a condiciones de almacenamiento más frescas, y las cintas de PET y PEN cuando se lleven a condiciones de almacenamiento más cálidas. Los discos de laca, por la amenaza de que se agrieten debido a los diferentes coeficientes de expansión entre el revestimiento y el sustrato, corren peligro al moverse de un clima a otro. Por lo tanto, se deben reducir estos traslados al mínimo y acompañarlos de largos periodos de aclimatación (por etapas) durante varios días.

El riesgo de condensación, al llevar soportes fríos a áreas más tibias, no debe subestimarse. Debe permitirse una suficiente ventilación hasta que la temperatura del soporte se equilibre.

Con base en el análisis anterior, queda claro que la elección de las condiciones de almacenamiento está principalmente determinada por dos principios en conflicto: mantener bajas la humedad y la temperatura (para retardar el deterioro químico), y evitar los cambios climáticos (para prevenir la condensación y minimizar la tensión mecánica, especialmente importante para las cintas y los discos de laca).

Valores mínimos/máximos que deben respetarse:

The minimum/maximum values to be kept to are:

Como se explicó, los valores precisos entre estos máximos/mínimos no tienen una influencia inmediata negativa o positiva. Sin embargo, a mediano y a largo plazo determinan la esperanza de vida de los soportes. Aun así, es de mayor importancia la estabilidad de las condiciones climáticas seleccionadas (3.2.1.1, 3.2.3 y 3.2.4).

Las siguientes definiciones constituyen recomendaciones para el almacenamiento:

(1) Las variaciones permisibles en torno a los valores medios son desviaciones de baja frecuencia (anuales).

(2) Este valor medio de la condición de la “temperatura ambiente” refleja la situación en zonas climáticas moderadas y no es necesariamente obligatorio para las zonas tropicales. Ahí sería prudente escoger una temperatura media más alta, por ejemplo 25°C, e invertir el ahorro de los costos de electricidad en una deshumidificación efectiva. Esto también mejorará el bienestar de los empleados del archivo, quienes, generalmente, no encuentran aceptables las condiciones climáticas de trabajo de primer mundo.

(3) Las variaciones permisibles son desviaciones de baja frecuencia (anuales).

Téngase en cuenta que los rangos de temperatura/humedad y su variabilidad no deben sumarse. El valor medio seleccionado debe mantenerse dentro de la variabilidad permisible.

Condiciones de almacenamiento recomendadas

Las condiciones climáticas de los estudios y los laboratorios deben ser las mismas o muy parecidas a las condiciones de almacenamiento. Siempre que sea posible, el trabajo con soportes (por ejemplo, inspecciones de rutina) almacenados en condiciones de humedad fresca y baja deberá llevarse a cabo en el mismo lugar; de no ser así, los soportes deberán ser aclimatados adecuadamente.

La selección de parámetros para humedad y temperatura siempre implica un acuerdo entre accesibilidad, confort y la salud de los operadores, por un lado, y los costos por el otro.

Además, debe señalarse que incluso los parámetros más bajos asequibles no previenen el deterioro, sino que sólo lo retardan. Por ello, los archivos deben escoger parámetros que puedan mantener las 24 horas del día durante todo el año. Dentro de los rangos permisibles, la estabilidad es más importante que los valores absolutos de temperatura y humedad.

La deformación mecánica es la mayor amenaza que afecta a todos los tipos de soportes audiovisuales.

3.5.1 Efectos. El polvo y las materias extrañas producen diversos efectos en los soportes audiovisuales: en los soportes mecánicos causan desviaciones de las agujas, que resultan en ruidos (clics). En las cintas magnéticas, el polvo y las materias extrañas pueden obstruir la cabeza reproductora e impedir un contacto estrecho entre la cabeza y la cinta, lo que causa la pérdida de alta frecuencia en el audio, y en el video la caída rápida de la señal. En los discos ópticos el lector láser es obstruido, lo cual puede conducir a errores incorregibles y, a la larga, al silencio.

Figura 25: Proporción de partículas de materias extrañas de diferentes tamaños obstruyendo el contacto entre la cabeza y la cinta.

3.5.2 Origen y prevención. Una de las mayores fuentes de contaminación por polvo es el polvo mineral. Este es un problema particular en países áridos. Los archivos en esos lugares deben estar equipados con ventanas y puertas perfectamente selladas, que pueden mejorarse con trampas de aire en las entradas. Otra fuente importante en los ambientes urbanos son las partículas textiles. Los pisos alfombrados, generalmente usados en las oficinas en la década de 1970, quedan absolutamente prohibidos en todo archivo audiovisual. Los pisos deben ser de concreto, cubiertos o sellados con materiales químicamente inertes, laca o minerales no abrasivos (del tipo de suelo de terrazo) El piso debe ser de un color que haga visible el polvo típico local y que no lo disimule. La prevención del polvo es más efectiva con filtros mecánicos en los equipos de aire acondicionado. Además, una presión un poco más alta en las áreas de almacenamiento y en los laboratorios previene la entrada de polvo en las áreas o cuartos blanco [N. del T, contaminación cero] al crear una corriente de aire fuera del edificio a través de alguna grieta en las paredes.

Aparte de minimizar el polvo en los ambientes de almacenamiento y de manejo, como medida general, la protección de los soportes individuales debe tomarse en cuenta con base en las consideraciones analizadas en el apartado 4.7. Incluso en buenas condiciones generales los riesgos residuales de intrusión de polvo deben ser minimizados tratando de que los soportes estén el menor tiempo posible fuera de sus contenedores apropiados. Los LP deben almacenarse con las aberturas de las fundas exteriores e interiores en diferentes posiciones. Las charolas de los reproductores de discos ópticos que no se estén usando deben mantenerse cerradas para prevenir depósitos de polvo que puedan contaminar los discos.

Las huellas dactilares empeoran los problemas del polvo. Actúan como pegamento para el polvo y proveen alimento a los hongos. Tocar las superficies de reproducción con los dedos desnudos debe quedar absolutamente prohibido: se recomienda el uso riguroso de guantes de algodón sin pelusa. Hay que tener cuidado especial al sacar discos analógicos de sus fundas y al devolverlos a ellas y evitar tocar su superficie en el área de los surcos. Voltear los discos requiere también habilidad manual y entrenamiento.

Figuras 26 y 27: Cómo se sostiene un disco sin tocar las áreas con surcos.

Las comidas y bebidas, sobre todo los refrescos endulzados, son una amenaza mayor para los soportes, en especial para los casetes de cinta magnética. Por lo tanto, queda absolutamente prohibido comer y beber en todos los espacios en donde se manejen o se almacenen soportes audiovisuales.

Con la cinta magnética también hay problemas que provienen de la constitución interna de la cinta y constituyen un obstáculo mayor para su reproducción, algunos de estos problemas son: abrasión seca (principalmente con cintas de acetato viejas), lubricantes exudados y manchas de cintas hidrolizadas. Antes de reproducirse estas cintas necesitan tratamiento y limpieza (IASA-TC 04, 5.4.3).

3.5.3 Contaminación del aire. Específicamente, los desechos industriales gaseosos pueden afectar los soportes audiovisuales de muchas maneras. Hay indicadores que sugieren que los gases industriales pesados pueden tener una influencia negativa en la condición de la cinta magnética.¹⁷ Por otro lado, se puede suponer que los ambientes que cumplen con los estándares modernos, establecidos para el interés en la salud humana, no serán inmediatamente dañinos para los soportes audiovisuales. Si los archivos se encuentran cerca de áreas industriales sería bueno considerar un filtrado apropiado del aire. Además, la exposición de los materiales a vapores causados por remodelaciones, como el uso de pintura y el pegamento, debe también considerarse como una situación crítica. Se deben tomar las medidas apropiadas para evitar cualquier exposición (prolongada) a esos vapores. Finalmente, los residuos del humo de tabaco se acumulan en las superficies de los soportes y del equipo, por ejemplo, en las lentes de los reproductores de discos ópticos. Esta es otra razón, además del riesgo de incendio, para prohibir fumar, particularmente si se cuenta con formatos modernos de alta densidad de información.

3.5.4 Plagas. En las áreas tropicales en particular hay una gran variedad de insectos y plagas que son difíciles de mantener fuera de los laboratorios y de los archivos. Generalmente, los más amenazados son los materiales de papel asociados con los soportes audiovisuales, como las fundas y los forros interiores de los LP. También las termitas y otros insectos tienden a introducirse en los casetes. No se puede dar una prevención específica más que mantener los laboratorios y las áreas de almacenamiento lo más sellados posible. Cualquier prevención química debe interactuar en los soportes. La fumigación, como generalmente se aplica en los archivos (de papel) en zonas tropicales para combatir materiales de papel afectados por insectos, no se recomienda por las posibles interacciones, desconocidas, con los componentes de los soportes, sobre todo en las cintas magnéticas.

17. Cintas profesionales de video del mismo lote fueron almacenadas en iguales condiciones de temperatura/RH en los archivos de televisión austriacos en Viena y en Linz. Las cintas de Linz, una ciudad industrial con serios problemas de contaminación del aire en ese tiempo, sufrieron daños significativos en el aglutinante del pigmento, no así las de Viena. Pese a que se investigó profesionalmente, el fenómeno no pudo explicarse consistentemente.

3.6.1 La Luz y la radiación ultravioleta. Tienen varios efectos que deterioran los soportes audiovisuales. Muchos polímeros, por ejemplo el PVC, se deterioran al estar expuestos de manera prolongada o permanente a la luz. Es en extremo peligrosa la influencia de la luz para la vida de los discos ópticos grabables (dye discs) [N. del T, discos de colorantes]. Hay pruebas que han demostrado que la exposición permanente de esos discos a la luz del día, y específicamente a la luz solar directa, los puede volver ilegibles en semanas.¹⁸ No se ha investigado hasta qué grado podrían verse afectados los discos guardados en sus contenedores, pero no en espacios de almacenaje oscuros, si quedaran expuestos a pequeñas cantidades de luz durante algunos años. Se debe prestar especial atención a asegurarse de que no haya una exposición directa a la luz solar, lo cual puede causar también temperaturas por encima de los límites de seguridad.

Muchos archivos audiovisuales han instalado en sus bóvedas de almacenamiento sistemas de luz ultravioleta de baja potencia. Esta es una buena precaución, particularmente en archivos con mucho movimiento, donde las luces se mantienen encendidas mucho tiempo o de manera permanente.

3.6.2 Rayos X. Los rayos que son emitidos por los equipos de seguridad de los aeropuertos, a diferencia de lo que sucede con las películas fotográficas no reveladas, no afectan los soportes de audio y de video. Hay pruebas que demuestran que dosis extremadamente altas, letales, utilizadas para descontaminar objetos de gérmenes, como esporas de ántrax, no dañan las señales grabadas. Sin embargo, no se sabe si dicho tratamiento, y hasta qué grado, pueda influir en la esperanza de vida a futuro de los materiales tratados.

18. Kunej, 2001.

Son el enemigo natural de las grabaciones magnéticas. Las señales grabadas magnéticamente son susceptibles al deterioro por borrado, y este depende de la coercitividad del material magnético, o sea, la resistencia a la reorientación de un material dado, orientado magnéticamente. También depende del tipo de representación de la señal, la cual tiene una sensibilidad que varía hasta alcanzar un borrado parcial. La representación de la señal más sensible es la grabación de audio analógica (lineal). Esto ocurre también en las pistas de audio lineal (analógico) de las cintas de video. Las grabaciones más resistentes a la distorsión causada por campos magnéticos son el audio FM, todo el video y todas las representaciones digitales. Los umbrales permitidos de campos magnéticos son dados, por lo tanto, para representaciones analógicas (lineal) de la señal de audio.

Limpieza de soportes.²⁴ Para evitar los efectos descritos en el numeral 3.5, los soportes deben limpiarse para remover todo tipo de materias extrañas, así como residuos y componentes de deterioro químico. Por principio, todo soporte incorporado a un archivo debe limpiarse antes de ingresar a las áreas de almacenamiento. Esto es particularmente importante para colecciones sucias y con polvo en zonas climáticas áridas, así como para soportes o colecciones completas afectadas por hongos. Antes de ser trasladadas deben revisarse una vez más en busca de polvo, mugre y otras materias ajenas, y limpiarse apropiadamente.

La siguiente secuencia de acciones debe aplicarse a todos los soportes (con algunas excepciones):

Aire comprimido limpio. Para aplicaciones poco frecuentes se puede conseguir en latas presurizadas. Para uso frecuente se debe contar con una compresora pequeña con un filtro apropiado.

Limpieza mecánica suave. Para la remoción cuidadosa de materias extrañas sueltas en los soportes mecánicos se deben usar cepillos con cerdas más suaves que los materiales que se van a limpiar. Para las cintas deben usarse materiales suaves libres de pelusa, por ejemplo la entretela suave de poliéster Pellón®, la cual también puede montarse en la ruta de enhebrado de la cinta. Para las cintas de casete se comercializan aparatos limpiadores. Se debe tener mucho cuidado con los discos ópticos, puesto que con frecuencia la limpieza puede dar como resultado la producción de abrasiones irreparables.

Los discos mecánicos deben limpiarse siguiendo la dirección de los surcos. Los discos ópticos deben limpiarse con una acción que sea radial o a través de la pista de la señal.

Cuando se limpien los soportes afectados por hongos y sus contenedores se debe tener en consideración la salud del personal. La limpieza se debe llevar a cabo en campanas de extracción de gases y sustancias químicas, o al aire libre, y los operadores deberán usar mascarillas.

Agua destilada. Una breve exposición al agua es permisible en la mayoría de los soportes de audio y de video. Las excepciones incluyen algunos discos instantáneos hechos de gelatina, cartón y materiales semejantes solubles en agua. Para mejorar la acción se pueden añadir agentes humectantes. Para la aplicación en los discos se comercializan aparatos de lavado. Es imperativo que todos los soportes sean secados meticulosamente después de que se les haya aplicado agua.

Solventes químicos. Su aplicación es la última fase para limpiar residuos resistentes a los métodos más sutiles. Los solventes químicos deben aplicarse después de haber consultado fuentes confiables y a expertos. Puesto que se desconoce la composición de los soportes, en especial de cintas históricas y discos instantáneos, y su reacción ante solventes es impredecible, deben realizarse pruebas cuidadosas. Cabe señalar que reacciones desfavorables pueden no aparecer inmediatamente. La remoción de subproductos químicos con solventes debe investigarse con cuidado y con la colaboración de expertos en química. Está prohibido el uso de productos comerciales con componentes no especificados por el fabricante.

24. Este párrafo trata solo de algunos principios básicos sobre la limpieza de los soportes. Para los detalles véanse las secciones respectivas en IASA-TC 04, capítulo 5.

El control del medio ambiente en el área de almacenamiento es producto de las condiciones prevalecientes en las áreas aledañas, la construcción del edificio de almacenamiento, la calidad del aislamiento térmico y de la barrera de vapor del sellado [N. del T, de pisos, muros y techos] y la planta de aire acondicionado. Al diseñar un ambiente de almacenamiento se deben tener en cuenta estos cuatro factores. Si se toman más medidas que las necesarias en el cálculo, como por ejemplo un sistema de aire acondicionado para compensar un deficiente aislamiento, se presentan condiciones inestables y variables. Como se ha analizado anteriormente en esta publicación, la estabilidad es la más importante de todas las condiciones. A continuación se proporciona información general que puede emplearse para analizarse con un diseñador especializado.

Lo ideal es que un área de almacenamiento esté en el centro de un edificio, ligeramente elevada sobre el nivel de la calle. Esa ubicación permitiría un control efectivo y autónomo sobre todos los factores ambientales, incluyendo temperatura, humedad, agua, polvo, contaminación, luz, así como campos magnéticos aislados. Cualquier lugar en la periferia del edificio haría el control ambiental más difícil y posiblemente menos efectivo. Cualquier lugar por debajo del nivel de la calle encarecería el aire acondicionado y dificultaría la prevención efectiva del contacto con el agua. Las bóvedas deben estar a prueba de fuego, térmicamente aisladas y protegidas contra el contacto con el agua, lo cual puede ocurrir por diversas razones.

El aire acondicionado, el control ambiental o la tecnología para la administración de un edificio, son términos que se emplean para describir sistemas de diferente complejidad para el control y administración del medio ambiente en el interior de un edificio. Aunque estos sistemas fueron desarrollados principalmente para la comodidad de los ocupantes de los edificios, se convierten en una necesidad si los recintos van a cumplir con las condiciones de almacenamiento a largo plazo de colecciones audiovisuales como se especifican en esta publicación. En principio, los sistemas de aire acondicionado son los mismos, ya sea con fines de preservación y almacenamiento o para confort. Sin embargo, los sistemas de aire acondicionado para la colección y almacenamiento requieren mejores y más estrictos índices de tolerancia y control.

4.3.1 Control de la temperatura. El control de la temperatura se logra calentando o enfriando el aire que se inyecta en el ambiente que se va a controlar. Los sensores [N. del T, termostatos y humidistatos] ubicados en el espacio detectan las condiciones del recinto y esta información sirve para controlar los elementos que calientan o enfrían. La interacción con sensores plantea algunas cuestiones que se analizan a continuación.

Es importante señalar que enfriar es el acto de remover el calor de un espacio y transferirlo a otro.

Un sistema de enfriamiento por evaporación consiste en pasar aire a través de un ambiente húmedo y de esta manera remover la energía de calor por medio de la evaporación. Este sistema no tiene cabida en un archivo, en parte porque incrementa la humedad relativa. En cualquier caso, solo es efectivo en ambientes muy secos.

Un hecho crítico del diseño de sistemas de control ambiental es que calentar el aire reduce la humedad relativa y enfriar el aire la aumenta. Tanto una temperatura estable como una humedad estable son importantes y su control está interrelacionado. Por esta razón todo control de temperatura debe estar en sintonía con el control de la humedad (3.2.3).

4.3.2 Principios de la deshumidificación. La mayor parte del tiempo casi todos los ambientes de almacenamiento requieren deshumidificación para extraer la humedad del aire, y así cumplir con las condiciones que se especifican en esta publicación. La necesidad de humidificar, añadir humedad al aire, es mucho más rara, y si se necesita se puede lograr de manera muy sencilla. La humedad relativa, que es la manera más común de expresar la humedad en el aire, es una medida porcentual proporcional a la cantidad de humedad que el aire puede contener a cierta temperatura y presión. Esta última depende de la altitud.

La deshumidificación es la remoción de la humedad del aire para reducir la humedad relativa. Como se indicó arriba, enfriar el aire aumenta la humedad relativa. Si se baja la temperatura del aire a la larga se alcanzará un punto en el que la humedad se condense en forma de pequeñas gotas de agua. La temperatura a la que la humedad se condensa es conocida como “punto de rocío”.

Figura 30: Tabla de los niveles del punto de rocío (por Easchiff, trabajo propio). [CC-BY- SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licences/b-sa/), vía Wikimedia Commons.]

La manera más común de deshumidificar un ambiente es enfriar el aire tratándolo a una temperatura muy por debajo del punto de rocío; de este modo se extrae la humedad del aire como gotas muy pequeñas. Posteriormente, el aire tratado se calienta hasta la temperatura requerida y la humedad relativa resultante es producto de la cantidad de humedad eliminada por enfriamiento y la temperatura final del aire procesado.

Esta estrategia, aunque práctica, sencilla y común, tiene muchos problemas. Primero, el costo de la energía para enfriar y luego calentar el aire es bastante elevado, y debe considerarse como un factor en el funcionamiento a largo plazo de cualquier ambiente. Segundo, la cantidad de humedad extraída del aire es proporcional a la temperatura diferencial, y un sistema, a menudo, tendrá que ser recalculado para que sea compatible con una amplia gama de condiciones ambientales experimentadas en diversos lugares. Este es un problema particular en ambientes frescos. Y, finalmente, es muy difícil lograr un control preciso usando estos tipos de sistemas, pues puede llevar a variaciones cíclicas, de tal manera que el sistema constantemente esté buscando ajustar las condiciones, lo cual ocasionará incrementos y reducciones regulares de temperatura y humedad. Esto, por sí mismo, resulta perjudicial para el almacenamiento de materiales de la colección.

La deshumidificación desecante [N. del T, de tipo fisicoquímica] es la remoción de humedad del aire dentro de un área de almacenamiento usando una sustancia (desecante) que sea capaz de absorber la humedad. El desecante es subsecuentemente calentado, fuera del área controlada, para extraer la humedad absorbida, después de lo cual puede reutilizarse. Tales sistemas pueden alcanzar los niveles bajos de deshumidificación requeridos para el almacenamiento de archivos en la mayoría de los ambientes, y son más eficientes que los descritos arriba.

4.3.3 Sensores. Los sensores son aparatos que se emplean para detectar la humedad de la temperatura y otros aspectos de la calidad y condición del aire. La mayoría de los sensores de oficina tienen tolerancias de ±5% o mayores. Aun cuando esto es adecuado para controlar ambientes de oficina, al utilizarse en sistemas de presición, como lo es el almacenamiento de archivos, no pueden alcanzar los índices de tolerancia que se especifican en este documento.

Los sensores detectan las condiciones en el ambiente controlado y comunican esa información al sistema de aire acondicionado. En su forma más simple, cuando las condiciones están fuera de las requeridas, el sistema se enciende; cuando se cumplen, el sistema se apaga. Cuando el sistema opera de esta forma, las condiciones del ambiente controlado pueden alternar entre temperaturas altas y bajas, lo cual tiene un efecto adverso en los materiales almacenados. Para solucionar esto, los sistemas modernos con sensores de alta calidad y tecnología de control (sistemas inteligentes) se encienden y se apagan gradualmente, calentando y enfriando, lo cual crea un ambiente de almacenamiento estable.

Una práctica común es colocar sensores en los ductos de retorno del aire que se extrae del área de almacenamiento. Sin embargo, un sistema mal diseñado puede dar como resultado bolsas de aire o espacios dentro del ambiente de almacenamiento que pueden estar fuera de la especificación, pero que no sean detectados por el sistema (microclimas). Se recomienda contar con múltiples sensores, que deben ser ponderados en función de las condiciones por cumplirse en el recinto.

4.3.4 Calidad del aire y filtrado. Los sistemas de aire acondicionado están, generalmente, diseñados para reciclar el aire en un medio ambiente cerrado, añadiendo una proporción predeterminada de aire fresco proveniente del exterior. Mientras más pequeña sea la proporción de aire fresco, más fácil y más barato será mantener las condiciones que se requieren. La cantidad de aire fresco es una cuestión de salud, y la mayoría de los países tienen estándares que especifican una cifra mínima de alrededor de 10% de aire fresco. Aunque el ambiente de almacenamiento podría tener un porcentaje más bajo de aire fresco, se necesitarían sensores para determinar la acumulación de bióxido de carbono y otros gases no deseados en las áreas de almacenamiento. También es probable que los plásticos almacenados en el medio despidan gases que se acumulan en el ambiente. Por lo tanto, las cifras cercanas al 10% son una elección entre costo y aire limpio. La corriente de aire a través del recinto debe llegar a todas partes para prevenir cualquier acumulación localizada de contaminantes.

Bombear aire tratado de un área a un ambiente conllevará un aumento de polvo y de otras partículas aéreas. Los sistemas de aire acondicionado deben tener filtros que remuevan esas partículas. El tipo de filtro y el tamaño de las partículas por extraer dependerán de la calidad del aire. Además de los filtros con un buen mantenimiento, la cantidad de polvo en un ambiente puede minimizarse manteniendo una presión más alta en el recinto que la del área circundante.

La categoría de cuarto limpio ISO 8, preferiblemente ISO 7, de acuerdo con ISO 14644-1, debería ser la meta para las áreas de almacenamiento y los laboratorios.²⁵

La presencia de bióxido de sulfuro, bióxido de nitrógeno, óxidos de nitrógeno y otros gases contaminantes degradarán la expectativa de vida de los soportes almacenados en un ambiente. La mayoría de los países tienen una especificación para la calidad del aire y recomendarán la clases de filtrado necesario.

Todos los filtros requieren mantenimiento y limpieza regular para ser efectivos.

25. La clasificación de cuarto limpio 100.000 de ISO 8 es igual a su antecedente US FED STD 209E, ISO 7, clasificación 10.000. [N. del T. Los cuartos limpios se clasifican de acuerdo con la pureza del aire. Existen cuartos limpios de 100000, 10000, 1000, 100, 10 y hasta una partícula por pie cúbico. Y se conocen como clase 100K (ISO 8), 10K (ISO 7), 1K (ISO 6), 100 (ISO 5), 10 (ISO 4) y 1 (IS0 3), respectivamente.]

La manera más efectiva de controlar las condiciones ambientales es construir un cuarto con un buen aislamiento térmico y con materiales que sean razonablemente impermeables a la transferencia de la humedad aérea [N. del T, barreras de vapor]. Los materiales de construcción estándares como paredes de yeso, ladrillos y bloques no ofrecen un aislamiento muy efectivo ante cambios de temperatura y permiten que altos niveles de humedad pasen al ambiente de almacenamiento. Si se usan estos materiales se deben aplicar selladores a todas las superficies y a todos los huecos, incluso alrededor de las puertas.

Debe considerarse el uso de compartimientos herméticos en las puertas.

Una buena manera de asegurar un ambiente de almacenamiento con una temperatura controlada es construir un aislante térmico o una estructura dentro del edificio (4.2). Las paredes de dicho aislante pueden hacerse de materiales altamente impermeables, como paneles de aluminio rígido y poliestireno, tipo sándwich, como las que se usan para construir áreas de almacenamiento de comida. Todos los espacios de entrada deben sellarse, incluyendo las puertas, los ductos eléctricos y de otro tipo, los orificios de tornillos y de componentes de reparaciones, ya que un sellado efectivo es vital para su desempeño. La mayoría de los lugares donde se emplea este tipo de tecnología para su construcción reportan haber reducido significativamente los costos del sistema de aire acondicionado. En el caso de una desastrosa pérdida de electricidad, estos ambientes de almacenamiento mantienen sus condiciones por un periodo más largo.

Con frecuencia es difícil especificar claramente a un constructor o a un especialista en aire acondicionado los requerimientos para un ambiente de almacenamiento. Establecer simplemente los parámetros de la temperatura meta no garantiza buenos resultados. Se deben considerar los siguientes parámetros:

• Valor de ajuste de temperatura y humedad.
• Tolerancias expresadas en valores por arriba y por debajo del valor de ajuste.
• Frecuencia de cambio (el periodo del ciclo entre alto y bajo).
• Índice de cambio (el gradiente del ciclo).
• Cantidad de aire fresco expresado en porcentaje del aire circulado.
• Limpieza del aire expresada en porcentaje o calidad del filtro necesario para eliminar ese contenido.
• Corriente de aire a través del recinto.
• Número de sensores y su ubicación, y los medios para determinar las condiciones generales.
• Consumo de energía bajo una gama de condiciones.

Una alternativa al contrato de suministro estándar es un contrato de cumplimiento, y que este se defina con base en estándares o enfoques determinados, pero en el que el proveedor se comprometa por un periodo a mantener y manejar el sistema de tal manera que siga cumpliendo con los estándares. Esto es probablemente más caro, pero es un fuerte incentivo para que el proveedor logre, a largo plazo, las condiciones especificadas.

4.6.1 Material. En la actualidad por lo general se utilizan estantes de metal (acero). No hay riesgo en usarlos para almacenar soportes magnéticos (3.7.2.3). Los estantes de madera, preferidos en las décadas de 1950 y 1960, no son recomendados porque los componentes químicos para su tratamiento pueden interactuar con los soportes audiovisuales.

4.6.2 Carga en los estantes. Los estantes deben ser lo suficientemente fuertes para resistir la carga de los soportes audiovisuales. El peso aproximado de un metro de soportes, incluyendo contenedores comunes es de:

4.6.3 Posición de almacenamiento. Todos los soportes, discos, cintas y casetes deben almacenarse verticalmente. Para los discos, los separadores de estantes deben estar a una distancia de la mitad del diámetro de los discos. Estos no deben almacenarse muy comprimidos, ni separarse tanto para evitar que queden en una posición inclinada. Las divisiones para las cintas por lo regular son del mismo tamaño de su diámetro. Mientras los soportes en uso estén fuera de su lugar se deben colocar sustitutos para mantener la posición vertical hasta que los soportes sean devueltos a su lugar.

Solo los discos suaves instantáneos, como los de gelatina o discos Decelith, deben almacenarse en forma horizontal en pequeñas pilas de no más de diez.

Lo ideal sería que los soportes se guardaran en contenedores químicamente inertes, diseñados para ofrecer suficiente protección contra daños mecánicos por el manejo normal y contra la luz. Con los avances en la investigación acerca de la conservación, en las últimas décadas se han comprendido las acciones autocatalíticas de varios procesos de degradación de polímeros. En consecuencia, no se recomienda el uso de almacenamiento hermético porque podrían atrapar subproductos de degradación endógena, y así, incrementar el índice de degradación. Normalmente la prevención contra el polvo se debería lograr con un aislamiento apropiado y el filtrado de aire en todo el medio ambiente de almacenamiento. Esto permitirá que el aire fluya alrededor de los soportes, lo cual ayudará a retardar, si no es que a prevenir, el deterioro autocatalítico. Donde no sea posible una prevención efectiva contra el polvo en el área de almacenamiento, la decisión respecto a la prevención del mismo en los soportes dependerá de riesgos relativos de las amenazas que provienen de cambios internos de los soportes contra las inevitables amenazas externas.²⁶

En cuanto a los contenedores inadecuados o dañados, los materiales preferidos para sustituirlos son el polipropileno y el polibutileno para las cajas de cintas magnéticas, bolsas de polietileno o fundas de papel libre de ácido para los discos de vinilo, y fundas de papel libre de ácido para los discos de goma laca. Para almacenar cilindros, la Association for Record Sound Collections (ARSC), en colaboración con la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, ha desarrollado una Caja para Archivo de Cilindros.²⁷

Tanto los contenedores originales como los materiales para envolver, con frecuencia presentan varios problemas: un cartón ácido puede haberse utilizado para cajas de cintas y fundas de discos, o papel ácido en la elaboración de recubrimientos o folletos para los LP y CD, así como las etiquetas adhesivas para rotular todo tipo en casetes de audio y de video vírgenes. En los primeros días de los LP se usaban a veces fundas de PVC, lo que pudo provocar migración de plastificantes, causando daño a las superficies del LP.

Al hablar de la esperanza de vida idealmente todos los soportes deberían separarse de contenedores originales, de envolturas y otros materiales adicionales inadecuados. Todas estas acciones deben, sin embargo, considerarse con cuidado, y sopesar las mejoras de las condiciones de almacenamiento en relación con los retos financieros y organizacionales que semejante empresa demanda. La gran mayoría de los contenedores y de los materiales que los acompañan son, en sí mismos, portadores de información que es parte constitutiva del documento. Cualquier pérdida o desorden por una referencia cruzada inapropiada en partes separadas del documento, en general, causarán un daño mucho mayor a la integridad y utilidad del material que cualquier optimización teórica de la esperanza de vida. Por lo tanto se recomienda que en general se restrinjan los cambios de guardas que representen amenazas obvias e inmediatas, como fundas de LP, PVC u otras inadecuadas, o la remoción de las bolsas de plástico de las cintas de acetato de celulosa.

26. Los archivos en zonas de climas moderados pueden llegar a otras soluciones distintas de las recomendadas para ambientes calientes y áridos.

27. Este contenedor está diseñado para almacenar una sola grabación fonográfica en cilindro de tamaño estándar. Para más detalles consúltese a Bill Klinger, presidente del Subcomité de ARSC Cylinder, en klinger@ modex.com.

El transporte requiere medidas adecuadas contra golpes, cambios climáticos y campos magnéticos aislados.

4.8.1 Prevención de golpes. Los soportes más sensibles a los golpes son los cilindros y los discos de goma laca. Estos necesitan un adecuado embalaje a prueba de golpes, particularmente cuando los soportes se envían por correo o por carga. El embalaje de los cilindros requiere un cuidadoso equilibrio entre la prevención de cualquier movimiento dentro de sus cajas, el movimiento de las cajas dentro de los contenedores exteriores y las medidas apropiadas para la absorción de golpes. Asimismo, se debe prestar atención a la prevención de temperaturas altas, específicamente a la exposición a la radiación solar inadvertida. Dada su importancia, el traslado de los cilindros con frecuencia se encarga a especialistas en transporte de arte (4.8.4). Los discos de goma laca necesitan empacarse en cajas que estén protegidas por otras cajas. Tanto las cajas interiores como las exteriores deben ser de cartón duro, separadas en todas direcciones por una capa de poliestireno expandido o materiales similares que amortigüen los golpes. Es imperativo que los discos dentro de la caja interior queden bien ajustados al empacarse para prevenir cualquier movimiento entre ellos. Los discos de vinilo son menos sensibles a los golpes, pero es preferible un nivel de protección similar para impedir que se dañen sus fundas. Las mismas medidas, en particular el empaque bien ajustado, son imperativas para las cintas magnéticas de carretes abierto, con el fin de evitar cualquier movimiento dentro del carrete de la cinta, o bien que se deslice fuera de este.

4.8.2 Calor y humedad. Cualquier traslado expondrá los soportes a condiciones climáticas ajenas a los parámetros de almacenamiento óptimo. Como primera medida se debe escoger un método y planear la ruta, incluyendo las estaciones del año, a fin de minimizar los riesgos y evitar la exposición a condiciones climáticas extremas. Adicionalmente, un embalaje adecuado debe prevenir cambios de temperatura inevitables y exposición a la humedad. Una amenaza común es la penetración de humedad en los soportes tras largos periodos en ambientes fríos y la subsecuente exposición a condiciones más cálidas y húmedas. Los ejemplos incluyen el traslado en contenedores de carga de aviones que aterricen en zonas climáticas calientes y húmedas. Las contramedidas incluyen la provisión de suficiente aislamiento térmico en el material de embalaje durante y después del traslado. Los soportes deben airearse para evitar que capten niveles altos de humedad y permitir que la temperatura vuelva lentamente a la normalidad. Cuando sea posible, los soportes audiovisuales deben transportarse en la cabina de los aviones. Su transporte en contenedores de carga despresurizados debe evitarse.

4.8.3 Campos magnéticos aislados. Los campos magnéticos producidos por los detectores de metal en los aeropuertos al revisar el equipaje de mano son, normalmente, muy débiles para influir en las señales grabadas de las cintas de audio y de video. Puesto que los detectores para el equipaje en bodega pueden producir campos magnéticos más fuertes, generalmente se recomienda que las cintas magnéticas grabadas se lleven como equipaje de mano. No hay información, sin embargo, de posibles campos magnéticos aislados peligrosos en otros sistemas de traslado, como trenes eléctricos, metro y autobuses, u otros medios eléctricos de transportación. Tales riesgos pueden ser muy bajos, pues no se han reportado incidentes que indiquen que sean fuente de peligro. No obstante, para eliminar este riesgo es aconsejable proteger los soportes magnéticos de valor excepcional llevándolos en cajas de metal de materiales muy permeables.

Sin embargo, una amenaza mayor pueden ser los autos que funcionan con electricidad, cada vez más comunes. Como todavía no hay mediciones concretas de sus campos magnéticos se aconseja mucha precaución. Es importante que las cintas se lleven en cajas de metal, o que no se utilicen dichos vehículos hasta que se conozca más sobre los posibles peligros.

4.8.4 Cooperación con transportes especializados. El traslado de gran cantidad de soportes, por ejemplo, la reubicación de colecciones completas, debe planearse y organizarse en conjunto con especialistas en el campo del traslado de obras de arte.

La preparación en casos de desastre incluye todas las medidas para prevenir, o por lo menos mitigar, los efectos negativos de incidentes inevitables de todo tipo, ya sean de origen natural, como terremotos o condiciones climáticas extremas (lo que parece que se ha vuelto algo común en años recientes), o producidos por el hombre, como disturbios civiles, guerras y otros. Los elementos básicos de la preparación ante desastres empiezan con factores como la elección del lugar para nuevos edificios para archivos. Se debe emprender también una búsqueda sistemática de riesgos intrínsecos a los edificios de los archivos existentes y sus alrededores. Es necesario preparar planes detallados para reaccionar adecuadamente en caso de desastres inevitables. Estos planes deben considerar, prioritariamente, la protección de los empleados y de los usuarios, así como la salvaguarda de la colección.

Un análisis detallado de la preparación ante un desastre está más allá del alcance de esta publicación. Las influencias del medio ambiente y las medidas preventivas específicas se han examinado en las respectivas secciones del capítulo 3. Sin embargo, a causa de los riesgos particulares que corren los soportes audiovisuales ante el fuego y el agua, estos dos aspectos se tratarán aquí.²⁸ Finalmente, debido a la absoluta dependencia de la energía eléctrica, se subraya la necesidad de un suministro ininterrumpido de energía en casos de desastre.

28. Para aspectos generales sobre preparación ante desastres, véase la bibliografía.

La prevención y extinción del fuego es de extrema importancia. Más allá de salvaguardar materiales invaluables debe entenderse que, al quemarse, los soportes audiovisuales producen gases altamente tóxicos, considerados de alto riesgo para la salud. Además de las pérdidas irremplazables de las colecciones, el resultado de estos incidentes implicaría la descontaminación complicada y costosa de las instalaciones.

Idealmente, el edificio entero que albergue una colección audiovisual debe ser dividido en pequeñas secciones o zonas de incendio, de dimensiones apropiadas y equipadas con sistemas de detección de fuego. Las paredes, el piso y el techo de cada área de almacenamiento deben ser a prueba de incendios y contar con un sistema automático de supresión de incendios. En las décadas de 1970 y 1980 el gas halón²⁹ se utilizaba habitualmente como agente extintor de fuego para materiales culturales friables. Esto también fue recomendado por la IASA en 1981 (IASA-TC 02). Por su efecto de disminución de la capa de ozono, el halón y otros hidrocarburos fluoroclorados fueron prohibidos por el Protocolo de Montreal en 1989. En la actualidad, un número de gases menos agresivos con el medio ambiente, sustitutos del halón, están disponibles tanto para materiales tradicionales como para los servidores de archivos digitales. También se recomiendan para materiales audiovisuales.

Los sistemas llamados de “niebla seca”, que rocían agua en forma de niebla muy fina en las bóvedas, están ganando popularidad ya que el efecto refrescante es de gran ayuda para proteger los soportes expuestos al calor del fuego, pues el daño causado por el agua es mínimo. Tales sistemas pueden ser usados para todo tipo de archivos. Sin embargo, son inapropiados para instalaciones eléctricas, como los repositorios digitales (servidores). Algunos archivos han empezado a utilizar también almacenamiento de poco oxígeno, una tecnología que reduce el nivel de oxígeno en el aire en el área de almacenamiento, por debajo del punto en que el fuego pueda ser sostenido.

Los extinguidores de mano deben contener CO₂. No debe utilizarse agua, espuma ni polvo, los elementos más comunes de los extinguidores de oficina. Aunque estos extinguidores son químicamente inofensivos, la remoción del polvillo residual de los extinguidores de los soportes audiovisuales contaminados lleva mucho tiempo, e incluso a veces no es posible eliminarlo.

29. El halón, y los gases que lo sustituyeron, extinguen el fuego en una concentración que no es peligrosa para las personas atrapadas involuntariamente en el área de almacenamiento, en caso de una inundación. El bióxido de carbono (CO₂) sería muy efectivo y más barato, pero su uso no se recomienda en absoluto; con frecuencia se ha prohibido por ley debido al enorme riesgo para el personal, particularmente en caso de una falsa alarma.

Aparte de mantener baja la humedad (3.1) se debe poner especial atención en prevenir la filtración de agua, la cual puede provenir de diversas fuentes. Por lo tanto, todas las áreas de almacenamiento deben estar completamente protegidas contra la filtración del agua. Esto se consigue más fácilmente si las bóvedas están situadas por encima del nivel de la calle. Un techo a prueba de agua impedirá que esta se filtre por goteo en las tuberías, por lluvias fuertes y por el agua que provenga de la extinción de un incendio en los pisos superiores. No debe haber conexión con el sistema de alcantarillado, el cual, en caso de inundación, sería una vía de infiltración. Si no se puede evitar una ubicación por debajo del nivel de la calle, se debe considerar cuidadosamente la prevención de filtraciones por inundaciones, en particular en áreas tropicales, donde las tormentas pueden producir grandes cantidades de agua en un lapso muy corto. La instalación de bombas automáticas puede ser aconsejable. De cualquier manera, los materiales deben almacenarse por encima del piso, con el fin de ayudar a salvaguardarlos por cierto periodo, en caso de filtraciones, y de esta forma contar con tiempo para realizar acciones efectivas de prevención. (Para el secado y la limpieza de materiales inundados, véase 3.1.2.)

La operación de los archivos audiovisuales depende de la disponibilidad de energía eléctrica. Un suministro ininterrumpido de energía eléctrica es esencial para mantener un repositorio digital, así como para la operación de alarmas contra el fuego y sistemas de extinción. Incluso en áreas muy desarrolladas técnicamente, el suministro ininterrumpido de electricidad debe ser siempre parte de los sistemas respectivos. Además, para encarar las situaciones particulares que enfrentan los países en desarrollo deben instalarse unidades de suministro independientes, que produzcan suficiente energía para mantener el archivo en operación, en caso de apagones frecuentes o prolongados.

Sin embargo, no debe olvidarse que, incluso en áreas donde el suministro público de electricidad es confiable, el fuego o los desastres naturales pueden producir problemas de suministro de energía eléctrica, para lo cual hay que contar con medidas preventivas. De mayor importancia es tener instalaciones de luz de emergencia que funcionen con baterías, que permitan evacuar de manera segura a usuarios y personal, y que faciliten la organización durante el rescate. Adicionalmente, dependiendo de la necesidad de mantener el equipo en operación, debe contarse con bombas automáticas para sacar el agua de las bóvedas, generadores potentes de apoyo y mecanismos automáticos de supresión de encendido. Los sistemas de apoyo deben probarse periódicamente.