El control del medio ambiente en el área de almacenamiento es producto de las condiciones prevalecientes en las áreas aledañas, la construcción del edificio de almacenamiento, la calidad del aislamiento térmico y de la barrera de vapor del sellado [N. del T, de pisos, muros y techos] y la planta de aire acondicionado. Al diseñar un ambiente de almacenamiento se deben tener en cuenta estos cuatro factores. Si se toman más medidas que las necesarias en el cálculo, como por ejemplo un sistema de aire acondicionado para compensar un deficiente aislamiento, se presentan condiciones inestables y variables. Como se ha analizado anteriormente en esta publicación, la estabilidad es la más importante de todas las condiciones. A continuación se proporciona información general que puede emplearse para analizarse con un diseñador especializado.

Lo ideal es que un área de almacenamiento esté en el centro de un edificio, ligeramente elevada sobre el nivel de la calle. Esa ubicación permitiría un control efectivo y autónomo sobre todos los factores ambientales, incluyendo temperatura, humedad, agua, polvo, contaminación, luz, así como campos magnéticos aislados. Cualquier lugar en la periferia del edificio haría el control ambiental más difícil y posiblemente menos efectivo. Cualquier lugar por debajo del nivel de la calle encarecería el aire acondicionado y dificultaría la prevención efectiva del contacto con el agua. Las bóvedas deben estar a prueba de fuego, térmicamente aisladas y protegidas contra el contacto con el agua, lo cual puede ocurrir por diversas razones.

El aire acondicionado, el control ambiental o la tecnología para la administración de un edificio, son términos que se emplean para describir sistemas de diferente complejidad para el control y administración del medio ambiente en el interior de un edificio. Aunque estos sistemas fueron desarrollados principalmente para la comodidad de los ocupantes de los edificios, se convierten en una necesidad si los recintos van a cumplir con las condiciones de almacenamiento a largo plazo de colecciones audiovisuales como se especifican en esta publicación. En principio, los sistemas de aire acondicionado son los mismos, ya sea con fines de preservación y almacenamiento o para confort. Sin embargo, los sistemas de aire acondicionado para la colección y almacenamiento requieren mejores y más estrictos índices de tolerancia y control.

4.3.1 Control de la temperatura. El control de la temperatura se logra calentando o enfriando el aire que se inyecta en el ambiente que se va a controlar. Los sensores [N. del T, termostatos y humidistatos] ubicados en el espacio detectan las condiciones del recinto y esta información sirve para controlar los elementos que calientan o enfrían. La interacción con sensores plantea algunas cuestiones que se analizan a continuación.

Es importante señalar que enfriar es el acto de remover el calor de un espacio y transferirlo a otro.

Un sistema de enfriamiento por evaporación consiste en pasar aire a través de un ambiente húmedo y de esta manera remover la energía de calor por medio de la evaporación. Este sistema no tiene cabida en un archivo, en parte porque incrementa la humedad relativa. En cualquier caso, solo es efectivo en ambientes muy secos.

Un hecho crítico del diseño de sistemas de control ambiental es que calentar el aire reduce la humedad relativa y enfriar el aire la aumenta. Tanto una temperatura estable como una humedad estable son importantes y su control está interrelacionado. Por esta razón todo control de temperatura debe estar en sintonía con el control de la humedad (3.2.3).

4.3.2 Principios de la deshumidificación. La mayor parte del tiempo casi todos los ambientes de almacenamiento requieren deshumidificación para extraer la humedad del aire, y así cumplir con las condiciones que se especifican en esta publicación. La necesidad de humidificar, añadir humedad al aire, es mucho más rara, y si se necesita se puede lograr de manera muy sencilla. La humedad relativa, que es la manera más común de expresar la humedad en el aire, es una medida porcentual proporcional a la cantidad de humedad que el aire puede contener a cierta temperatura y presión. Esta última depende de la altitud.

La deshumidificación es la remoción de la humedad del aire para reducir la humedad relativa. Como se indicó arriba, enfriar el aire aumenta la humedad relativa. Si se baja la temperatura del aire a la larga se alcanzará un punto en el que la humedad se condense en forma de pequeñas gotas de agua. La temperatura a la que la humedad se condensa es conocida como “punto de rocío”.

Figura 30: Tabla de los niveles del punto de rocío (por Easchiff, trabajo propio). [CC-BY- SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (http://creativecommons.org/licences/b-sa/), vía Wikimedia Commons.]

La manera más común de deshumidificar un ambiente es enfriar el aire tratándolo a una temperatura muy por debajo del punto de rocío; de este modo se extrae la humedad del aire como gotas muy pequeñas. Posteriormente, el aire tratado se calienta hasta la temperatura requerida y la humedad relativa resultante es producto de la cantidad de humedad eliminada por enfriamiento y la temperatura final del aire procesado.

Esta estrategia, aunque práctica, sencilla y común, tiene muchos problemas. Primero, el costo de la energía para enfriar y luego calentar el aire es bastante elevado, y debe considerarse como un factor en el funcionamiento a largo plazo de cualquier ambiente. Segundo, la cantidad de humedad extraída del aire es proporcional a la temperatura diferencial, y un sistema, a menudo, tendrá que ser recalculado para que sea compatible con una amplia gama de condiciones ambientales experimentadas en diversos lugares. Este es un problema particular en ambientes frescos. Y, finalmente, es muy difícil lograr un control preciso usando estos tipos de sistemas, pues puede llevar a variaciones cíclicas, de tal manera que el sistema constantemente esté buscando ajustar las condiciones, lo cual ocasionará incrementos y reducciones regulares de temperatura y humedad. Esto, por sí mismo, resulta perjudicial para el almacenamiento de materiales de la colección.

La deshumidificación desecante [N. del T, de tipo fisicoquímica] es la remoción de humedad del aire dentro de un área de almacenamiento usando una sustancia (desecante) que sea capaz de absorber la humedad. El desecante es subsecuentemente calentado, fuera del área controlada, para extraer la humedad absorbida, después de lo cual puede reutilizarse. Tales sistemas pueden alcanzar los niveles bajos de deshumidificación requeridos para el almacenamiento de archivos en la mayoría de los ambientes, y son más eficientes que los descritos arriba.

4.3.3 Sensores. Los sensores son aparatos que se emplean para detectar la humedad de la temperatura y otros aspectos de la calidad y condición del aire. La mayoría de los sensores de oficina tienen tolerancias de ±5% o mayores. Aun cuando esto es adecuado para controlar ambientes de oficina, al utilizarse en sistemas de presición, como lo es el almacenamiento de archivos, no pueden alcanzar los índices de tolerancia que se especifican en este documento.

Los sensores detectan las condiciones en el ambiente controlado y comunican esa información al sistema de aire acondicionado. En su forma más simple, cuando las condiciones están fuera de las requeridas, el sistema se enciende; cuando se cumplen, el sistema se apaga. Cuando el sistema opera de esta forma, las condiciones del ambiente controlado pueden alternar entre temperaturas altas y bajas, lo cual tiene un efecto adverso en los materiales almacenados. Para solucionar esto, los sistemas modernos con sensores de alta calidad y tecnología de control (sistemas inteligentes) se encienden y se apagan gradualmente, calentando y enfriando, lo cual crea un ambiente de almacenamiento estable.

Una práctica común es colocar sensores en los ductos de retorno del aire que se extrae del área de almacenamiento. Sin embargo, un sistema mal diseñado puede dar como resultado bolsas de aire o espacios dentro del ambiente de almacenamiento que pueden estar fuera de la especificación, pero que no sean detectados por el sistema (microclimas). Se recomienda contar con múltiples sensores, que deben ser ponderados en función de las condiciones por cumplirse en el recinto.

4.3.4 Calidad del aire y filtrado. Los sistemas de aire acondicionado están, generalmente, diseñados para reciclar el aire en un medio ambiente cerrado, añadiendo una proporción predeterminada de aire fresco proveniente del exterior. Mientras más pequeña sea la proporción de aire fresco, más fácil y más barato será mantener las condiciones que se requieren. La cantidad de aire fresco es una cuestión de salud, y la mayoría de los países tienen estándares que especifican una cifra mínima de alrededor de 10% de aire fresco. Aunque el ambiente de almacenamiento podría tener un porcentaje más bajo de aire fresco, se necesitarían sensores para determinar la acumulación de bióxido de carbono y otros gases no deseados en las áreas de almacenamiento. También es probable que los plásticos almacenados en el medio despidan gases que se acumulan en el ambiente. Por lo tanto, las cifras cercanas al 10% son una elección entre costo y aire limpio. La corriente de aire a través del recinto debe llegar a todas partes para prevenir cualquier acumulación localizada de contaminantes.

Bombear aire tratado de un área a un ambiente conllevará un aumento de polvo y de otras partículas aéreas. Los sistemas de aire acondicionado deben tener filtros que remuevan esas partículas. El tipo de filtro y el tamaño de las partículas por extraer dependerán de la calidad del aire. Además de los filtros con un buen mantenimiento, la cantidad de polvo en un ambiente puede minimizarse manteniendo una presión más alta en el recinto que la del área circundante.

La categoría de cuarto limpio ISO 8, preferiblemente ISO 7, de acuerdo con ISO 14644-1, debería ser la meta para las áreas de almacenamiento y los laboratorios.²⁵

La presencia de bióxido de sulfuro, bióxido de nitrógeno, óxidos de nitrógeno y otros gases contaminantes degradarán la expectativa de vida de los soportes almacenados en un ambiente. La mayoría de los países tienen una especificación para la calidad del aire y recomendarán la clases de filtrado necesario.

Todos los filtros requieren mantenimiento y limpieza regular para ser efectivos.

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25. La clasificación de cuarto limpio 100.000 de ISO 8 es igual a su antecedente US FED STD 209E, ISO 7, clasificación 10.000. [N. del T. Los cuartos limpios se clasifican de acuerdo con la pureza del aire. Existen cuartos limpios de 100000, 10000, 1000, 100, 10 y hasta una partícula por pie cúbico. Y se conocen como clase 100K (ISO 8), 10K (ISO 7), 1K (ISO 6), 100 (ISO 5), 10 (ISO 4) y 1 (IS0 3), respectivamente.]

La manera más efectiva de controlar las condiciones ambientales es construir un cuarto con un buen aislamiento térmico y con materiales que sean razonablemente impermeables a la transferencia de la humedad aérea [N. del T, barreras de vapor]. Los materiales de construcción estándares como paredes de yeso, ladrillos y bloques no ofrecen un aislamiento muy efectivo ante cambios de temperatura y permiten que altos niveles de humedad pasen al ambiente de almacenamiento. Si se usan estos materiales se deben aplicar selladores a todas las superficies y a todos los huecos, incluso alrededor de las puertas.

Debe considerarse el uso de compartimientos herméticos en las puertas.

Una buena manera de asegurar un ambiente de almacenamiento con una temperatura controlada es construir un aislante térmico o una estructura dentro del edificio (4.2). Las paredes de dicho aislante pueden hacerse de materiales altamente impermeables, como paneles de aluminio rígido y poliestireno, tipo sándwich, como las que se usan para construir áreas de almacenamiento de comida. Todos los espacios de entrada deben sellarse, incluyendo las puertas, los ductos eléctricos y de otro tipo, los orificios de tornillos y de componentes de reparaciones, ya que un sellado efectivo es vital para su desempeño. La mayoría de los lugares donde se emplea este tipo de tecnología para su construcción reportan haber reducido significativamente los costos del sistema de aire acondicionado. En el caso de una desastrosa pérdida de electricidad, estos ambientes de almacenamiento mantienen sus condiciones por un periodo más largo.

Con frecuencia es difícil especificar claramente a un constructor o a un especialista en aire acondicionado los requerimientos para un ambiente de almacenamiento. Establecer simplemente los parámetros de la temperatura meta no garantiza buenos resultados. Se deben considerar los siguientes parámetros:

• Valor de ajuste de temperatura y humedad.
• Tolerancias expresadas en valores por arriba y por debajo del valor de ajuste.
• Frecuencia de cambio (el periodo del ciclo entre alto y bajo).
• Índice de cambio (el gradiente del ciclo).
• Cantidad de aire fresco expresado en porcentaje del aire circulado.
• Limpieza del aire expresada en porcentaje o calidad del filtro necesario para eliminar ese contenido.
• Corriente de aire a través del recinto.
• Número de sensores y su ubicación, y los medios para determinar las condiciones generales.
• Consumo de energía bajo una gama de condiciones.

Una alternativa al contrato de suministro estándar es un contrato de cumplimiento, y que este se defina con base en estándares o enfoques determinados, pero en el que el proveedor se comprometa por un periodo a mantener y manejar el sistema de tal manera que siga cumpliendo con los estándares. Esto es probablemente más caro, pero es un fuerte incentivo para que el proveedor logre, a largo plazo, las condiciones especificadas.

4.6.1 Material. En la actualidad por lo general se utilizan estantes de metal (acero). No hay riesgo en usarlos para almacenar soportes magnéticos (3.7.2.3). Los estantes de madera, preferidos en las décadas de 1950 y 1960, no son recomendados porque los componentes químicos para su tratamiento pueden interactuar con los soportes audiovisuales.

4.6.2 Carga en los estantes. Los estantes deben ser lo suficientemente fuertes para resistir la carga de los soportes audiovisuales. El peso aproximado de un metro de soportes, incluyendo contenedores comunes es de:

Audio
Discos de 78 rpm (“goma laca”) 25 cm (10’’)	72 kg
Discos de 78 rpm (“goma laca”) 30 cm (12’’)	92 kg
Discos de vinilo de 17 cm (7’’, sencillos)	21 kg
Discos de vinilo de 25 cm (10’’)	38 kg
Discos de vinilo de 30 cm (12’’)	54 kg
Carretes de cinta magnética de 13 cm (5’’)	12 kg
Carretes de cinta magnética de 18 cm (7’’)	18 kg
Carretes/centros (bujes) de cinta magnética de 27 cm (10.5’’)	48/40 kg
Cintas magnéticas en bujes de 30 cm (12’’)	50 kg
CD en cajas tipo alhajero	7 kg
Video
Cinta magnética de 2’’: 30/45/60/90 min	84/114/120/142 kg
Cinta magnética de 1’’: 75/126 min	75/87 kg
U-matic	22 kg
Casetes de formato de media pulgada, en promedio	8 kg
DVD en cajas	6 kg

4.6.3 Posición de almacenamiento. Todos los soportes, discos, cintas y casetes deben almacenarse verticalmente. Para los discos, los separadores de estantes deben estar a una distancia de la mitad del diámetro de los discos. Estos no deben almacenarse muy comprimidos, ni separarse tanto para evitar que queden en una posición inclinada. Las divisiones para las cintas por lo regular son del mismo tamaño de su diámetro. Mientras los soportes en uso estén fuera de su lugar se deben colocar sustitutos para mantener la posición vertical hasta que los soportes sean devueltos a su lugar.

Solo los discos suaves instantáneos, como los de gelatina o discos Decelith, deben almacenarse en forma horizontal en pequeñas pilas de no más de diez.

Lo ideal sería que los soportes se guardaran en contenedores químicamente inertes, diseñados para ofrecer suficiente protección contra daños mecánicos por el manejo normal y contra la luz. Con los avances en la investigación acerca de la conservación, en las últimas décadas se han comprendido las acciones autocatalíticas de varios procesos de degradación de polímeros. En consecuencia, no se recomienda el uso de almacenamiento hermético porque podrían atrapar subproductos de degradación endógena, y así, incrementar el índice de degradación. Normalmente la prevención contra el polvo se debería lograr con un aislamiento apropiado y el filtrado de aire en todo el medio ambiente de almacenamiento. Esto permitirá que el aire fluya alrededor de los soportes, lo cual ayudará a retardar, si no es que a prevenir, el deterioro autocatalítico. Donde no sea posible una prevención efectiva contra el polvo en el área de almacenamiento, la decisión respecto a la prevención del mismo en los soportes dependerá de riesgos relativos de las amenazas que provienen de cambios internos de los soportes contra las inevitables amenazas externas.²⁶

En cuanto a los contenedores inadecuados o dañados, los materiales preferidos para sustituirlos son el polipropileno y el polibutileno para las cajas de cintas magnéticas, bolsas de polietileno o fundas de papel libre de ácido para los discos de vinilo, y fundas de papel libre de ácido para los discos de goma laca. Para almacenar cilindros, la Association for Record Sound Collections (ARSC), en colaboración con la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, ha desarrollado una Caja para Archivo de Cilindros.²⁷

Tanto los contenedores originales como los materiales para envolver, con frecuencia presentan varios problemas: un cartón ácido puede haberse utilizado para cajas de cintas y fundas de discos, o papel ácido en la elaboración de recubrimientos o folletos para los LP y CD, así como las etiquetas adhesivas para rotular todo tipo en casetes de audio y de video vírgenes. En los primeros días de los LP se usaban a veces fundas de PVC, lo que pudo provocar migración de plastificantes, causando daño a las superficies del LP.

Al hablar de la esperanza de vida idealmente todos los soportes deberían separarse de contenedores originales, de envolturas y otros materiales adicionales inadecuados. Todas estas acciones deben, sin embargo, considerarse con cuidado, y sopesar las mejoras de las condiciones de almacenamiento en relación con los retos financieros y organizacionales que semejante empresa demanda. La gran mayoría de los contenedores y de los materiales que los acompañan son, en sí mismos, portadores de información que es parte constitutiva del documento. Cualquier pérdida o desorden por una referencia cruzada inapropiada en partes separadas del documento, en general, causarán un daño mucho mayor a la integridad y utilidad del material que cualquier optimización teórica de la esperanza de vida. Por lo tanto se recomienda que en general se restrinjan los cambios de guardas que representen amenazas obvias e inmediatas, como fundas de LP, PVC u otras inadecuadas, o la remoción de las bolsas de plástico de las cintas de acetato de celulosa.

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26. Los archivos en zonas de climas moderados pueden llegar a otras soluciones distintas de las recomendadas para ambientes calientes y áridos.

27. Este contenedor está diseñado para almacenar una sola grabación fonográfica en cilindro de tamaño estándar. Para más detalles consúltese a Bill Klinger, presidente del Subcomité de ARSC Cylinder, en klinger@ modex.com.

El transporte requiere medidas adecuadas contra golpes, cambios climáticos y campos magnéticos aislados.

4.8.1 Prevención de golpes. Los soportes más sensibles a los golpes son los cilindros y los discos de goma laca. Estos necesitan un adecuado embalaje a prueba de golpes, particularmente cuando los soportes se envían por correo o por carga. El embalaje de los cilindros requiere un cuidadoso equilibrio entre la prevención de cualquier movimiento dentro de sus cajas, el movimiento de las cajas dentro de los contenedores exteriores y las medidas apropiadas para la absorción de golpes. Asimismo, se debe prestar atención a la prevención de temperaturas altas, específicamente a la exposición a la radiación solar inadvertida. Dada su importancia, el traslado de los cilindros con frecuencia se encarga a especialistas en transporte de arte (4.8.4). Los discos de goma laca necesitan empacarse en cajas que estén protegidas por otras cajas. Tanto las cajas interiores como las exteriores deben ser de cartón duro, separadas en todas direcciones por una capa de poliestireno expandido o materiales similares que amortigüen los golpes. Es imperativo que los discos dentro de la caja interior queden bien ajustados al empacarse para prevenir cualquier movimiento entre ellos. Los discos de vinilo son menos sensibles a los golpes, pero es preferible un nivel de protección similar para impedir que se dañen sus fundas. Las mismas medidas, en particular el empaque bien ajustado, son imperativas para las cintas magnéticas de carretes abierto, con el fin de evitar cualquier movimiento dentro del carrete de la cinta, o bien que se deslice fuera de este.

4.8.2 Calor y humedad. Cualquier traslado expondrá los soportes a condiciones climáticas ajenas a los parámetros de almacenamiento óptimo. Como primera medida se debe escoger un método y planear la ruta, incluyendo las estaciones del año, a fin de minimizar los riesgos y evitar la exposición a condiciones climáticas extremas. Adicionalmente, un embalaje adecuado debe prevenir cambios de temperatura inevitables y exposición a la humedad. Una amenaza común es la penetración de humedad en los soportes tras largos periodos en ambientes fríos y la subsecuente exposición a condiciones más cálidas y húmedas. Los ejemplos incluyen el traslado en contenedores de carga de aviones que aterricen en zonas climáticas calientes y húmedas. Las contramedidas incluyen la provisión de suficiente aislamiento térmico en el material de embalaje durante y después del traslado. Los soportes deben airearse para evitar que capten niveles altos de humedad y permitir que la temperatura vuelva lentamente a la normalidad. Cuando sea posible, los soportes audiovisuales deben transportarse en la cabina de los aviones. Su transporte en contenedores de carga despresurizados debe evitarse.

4.8.3 Campos magnéticos aislados. Los campos magnéticos producidos por los detectores de metal en los aeropuertos al revisar el equipaje de mano son, normalmente, muy débiles para influir en las señales grabadas de las cintas de audio y de video. Puesto que los detectores para el equipaje en bodega pueden producir campos magnéticos más fuertes, generalmente se recomienda que las cintas magnéticas grabadas se lleven como equipaje de mano. No hay información, sin embargo, de posibles campos magnéticos aislados peligrosos en otros sistemas de traslado, como trenes eléctricos, metro y autobuses, u otros medios eléctricos de transportación. Tales riesgos pueden ser muy bajos, pues no se han reportado incidentes que indiquen que sean fuente de peligro. No obstante, para eliminar este riesgo es aconsejable proteger los soportes magnéticos de valor excepcional llevándolos en cajas de metal de materiales muy permeables.

Sin embargo, una amenaza mayor pueden ser los autos que funcionan con electricidad, cada vez más comunes. Como todavía no hay mediciones concretas de sus campos magnéticos se aconseja mucha precaución. Es importante que las cintas se lleven en cajas de metal, o que no se utilicen dichos vehículos hasta que se conozca más sobre los posibles peligros.

4.8.4 Cooperación con transportes especializados. El traslado de gran cantidad de soportes, por ejemplo, la reubicación de colecciones completas, debe planearse y organizarse en conjunto con especialistas en el campo del traslado de obras de arte.