Spesso è difficile specificare chiaramente a un fornitore quali sono le condizioni richieste per un archivio. Illustrare semplicemente i parametri di temperatura potrebbe non essere abbastanza per avere un buon risultato. Si consiglia di prendere in considerazione i seguenti parametri.
In alternativa al comune contratto di fornitura, può essere stipulato un contratto a prestazione, nel quale la prestazione è definita in termini di standard o strategie, ma il fornitore viene vincolato per un periodo di tempo a mantenere e gestire il sistema così che continui a raggiungere tali standard. Questo tipo di contratto sarà probabilmente più costoso, ma costituisce un forte incentivo per il fornitore a raggiungere le condizioni specificate a lungo termine.