Il controllo dell’ambiente nell’area di deposito è determinato dalle condizioni predominanti nella zona circostante, dalla costruzione del deposito, dalla qualità dell’isolamento e dell’impermeabilizzazione dall’umidità e dall’impianto di condizionamento; in caso di progettazione di un’area di deposito, bisogna tener conto di questi quattro fattori. Esagerare nell’impianto di condizionamento per compensare un isolamento inadeguato, per esempio, porta a condizioni precarie e variabili. Come già spiegato in questa pubblicazione, l’equilibrio è più importante della soddisfazione di requisiti assoluti. Di seguito si trattano delle informazioni generali che possono essere valutate con personale specializzato nella corretta progettazione.

Idealmente l’area di un deposito dovrebbe essere al centro di un immobile, notevolmente sollevata dal piano terra. Simile ubicazione permetterebbe un controllo efficace e autonomo su tutti i fattori ambientali, incluse temperatura, umidità e acqua, polvere e inquinamento, luce, tanto quanto i campi magnetici parassiti. Qualsiasi ubicazione ai margini di un immobile ne renderebbe più difficile il controllo e forse anche meno efficace. Qualsiasi ubicazione al di sotto del livello del suolo rende il condizionamento dell’aria più costoso, e più difficoltosa un’effettiva prevenzione dalle infiltrazioni d’acqua. I soffitti dovrebbero essere ignifughi, isolati termicamente e protetti anche dalle infiltrazioni d’acqua, che possono verificarsi per tante ragioni.

L’aria condizionata, il controllo ambientale o le tecnologie per la gestione degli edifici sono tutti termini usati per descrivere sistemi di varia complessità che controllano e gestiscono l’ambiente all’interno di un immobile. Benché tali sistemi siano sviluppati principalmente per il comfort degli abitanti dell’edificio, diventano una necessità se le aree devono mantenere determinate condizioni di stoccaggio per essere utilizzate come “magazzino” a lungo termine delle raccolte di audiovisivi, come specificato in questo testo. In via di principio, i sistemi di aria condizionata sono gli stessi, sia che servano per la conservazione e l’immagazzinamento, che per il comfort. Comunque, i sistemi di aria condizionata per la conservazione e l’immagazzinamento richiedono una maggiore resistenza e controlli più accurati.

4.3.1 Controllo della temperatura. Il controllo della temperatura si raggiunge col raffreddamento o il riscaldamento dell’aria che viene immessa nell’ambiente che deve essere tenuto in osservazione. Sensori nell’area rilevano le condizioni e questo dato serve a controllare gli elementi di raffreddamento o di riscaldamento. L’interazione coi sensori solleva dei problemi che verranno trattati in seguito.

È importante notare che il raffreddamento è l’azione di togliere calore da una zona e spostarlo in un altro ambiente.

Un sistema di raffreddamento evaporativo, che trasmette aria attraverso un ambiente umido rimuovendo energia termica tramite evaporazione, non è adatto a un archivio, specialmente perché aumenta l’umidità relativa. In ogni caso, esso risulta efficace solo in ambienti molto secchi.

Un fattore critico nella progettazione di un sistema di controllo ambientale è che il riscaldamento dell’aria riduce l’umidità relativa mentre il raffreddamento la aumenta. Temperature stabili e umidità stabile sono entrambe importanti e il loro controllo è collegato: per questa ragione il controllo della temperatura deve essere combinato col controllo dell’umidità (3.2.3).

4.3.2 Principi di deumidificazione. Quasi tutti gli ambienti di stoccaggio richiedono la deumidificazione per togliere l’umidità dall’aria in eccesso, e così rispondere alle condizioni specificate in questa pubblicazione. La necessità di umidificare, di aggiungere umidità all’aria, è molto più inusuale e, se indispensabile, si può risolvere abbastanza facilmente. L’Umidità Relativa, che è il modo più comune per definire l’umidità dell’aria, è una misura percentuale proporzionale alla quantità di umidità che l’aria potrebbe sostenere a una data temperatura e pressione, contando che quest’ultima dipende dall’altitudine.

La deumidificazione consiste nella rimozione dell’umidità dall’aria per ridurre l’umidità relativa. Come detto in precedenza, il raffreddamento dell’aria aumenta l’umidità relativa. Se si abbassa la temperatura dell’aria, si potrebbe alla fine raggiungere un punto in cui l’umidità dell’aria si condensa formando gocce di liquido. La temperatura in cui l’umidità diventa condensa è conosciuta come “punto di rugiada”.

Figura 30: tabella dei punti di rugiada (Easchiff (Own work) [CC-BY-SA-3.0-2.5-2.0-1.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/)], via Wikimedia Commons)

Il modo più comune per deumidificare un ambiente è raffreddare l’aria trattata a una temperatura ben al di sotto del “punto di rugiada”, e così rimuovere l’umidità dall’aria sotto forma di gocce d’acqua. L’aria trattata viene poi riscaldata alla temperatura richiesta e l’umidità relativa risultante è il prodotto della quantità di umidità rimossa col raffreddamento e la temperatura finale dell’aria trattata.

Questo approccio, benché pratico, semplice e comune, presenta un numero di problemi degni di nota. Prima di tutto, il costo energetico per raffreddare e poi scaldare di nuovo l’aria è abbastanza rilevante e dovrebbe essere considerato un fattore a lungo termine nella gestione di qualsiasi ambiente. Secondariamente, la quantità di umidità rimossa dall’aria è proporzionale al differenziale di temperatura e un sistema dovrà essere sovradimensionato per essere all’altezza di affrontare un ampio raggio di condizioni ambientali sperimentate in vari luoghi. Infine, è molto difficile ottenere controlli accurati usando questo tipo di sistemi, che possono portare a regolari aumenti o diminuzioni di temperatura e umidità, il che è dannoso per la conservazione del materiale raccolto.

La deumidificazione essiccante consiste nella rimozione dell’acqua dall’aria all’interno di un’unità di stoccaggio tramite un materiale (detto essiccante) in grado di assorbire l’acqua. Successivamente, l’essiccante viene riscaldato all’esterno dell’unità in modo da rimuovere l’acqua che ha assorbito, dopodiché può essere riutilizzato. Tali sistemi possono garantire il basso livello di deumidificazione richiesto negli archivi nella maggior parte degli ambienti climatici e sono più efficienti della comune pratica di raffreddamento e riscaldamento descritta sopra.

4.3.3 Sensori. Vengono comunemente utilizzati dei sensori per rilevare l’umidità legata a una temperatura e altri aspetti della qualità e condizione dell’aria. La maggior parte dei sensori usati negli uffici ha una tolleranza pari o maggiore del ±5%. Mentre ciò è sufficiente a controllare gli uffici, (quando vengono utilizzati) in sistemi critici come gli archivi non possono garantire i margini di tolleranza descritti in questo documento.

I sensori che rilevano le condizioni in un ambiente controllato, le comunicano all’impianto di aria condizionata. In parole povere, quando le condizioni rilevate sono al di fuori di quelle richieste, l’impianto sensoriale si accende; quando invece rientrano nelle condizioni richieste, l’impianto si spenge. Quando il sistema opera in questo modo, le condizioni dell’ambiente possono fluttuare tra alti e bassi e questo può avere effetti nocivi sui materiali nell’archivio. Allo scopo di evitare questo problema, i sistemi moderni utilizzano sensori di alta qualità che operano con avanzate tecnologie di controllo, le quali accendono e spengono gradualmente gli impianti di riscaldamento e raffreddamento, portando quindi ad un ambiente molto stabile dal punto di vista climatico.

È pratica comune posizionare i sensori nel flusso d’aria che viene estratto dall’archivio. Tuttavia, un sistema progettato male può causare dei vuoti d’aria o spazi all’interno dell’archivio al di fuori delle specifiche che i sensori non riescono a rilevare (microclimi). Si raccomanda quindi l’uso di molteplici sensori, tarati di comune accordo per determinare le condizioni climatiche dell’ambiente.

4.3.4 Qualità dell’aria e filtraggio. Solitamente, gli impianti di aria condizionata sono progettati in modo da riciclare l’aria all’interno di un ambiente e aggiungere una quantità predeterminata di aria fresca presa dall’esterno. Più ridotta è la quantità d’aria presa dall’esterno, più semplice e più economico sarà mantenere le condizioni richieste. La quantità di aria fresca presa dall’esterno è stabilita da regole di tipo sanitario, in quanto la maggior parte dei paesi ha uno standard che impone una quantità minima di 10% di aria fresca. Sebbene gli archivi possano avere una proporzione più bassa di aria fresca, sarebbe necessario installare dei sensori per rilevare l’accumulo di anidride carbonica e altri gas indesiderati all’interno dell’archivio. Inoltre, è probabile che le plastiche presenti nei supporti archiviati rilascino dei gas, che sicuramente si accumulerebbero in tali ambienti. Perciò, una percentuale intorno al 10% è un buon compromesso tra costo e aria pulita. Il flusso d’aria che attraversa la stanza deve raggiungere ogni parte di essa in modo da prevenire ogni accumulo di contaminanti.

Immettere aria in un ambiente porterà sicuramente ad un accumulo di polvere e altre particelle contenute nell’aria. Gli impianti di aria condizionata devono essere provvisti di filtri che rimuovono queste particelle. Il tipo di filtro e la dimensione delle particelle per la rimozione dipenderanno dalla qualità dell’aria sia all’interno che, soprattutto, all’esterno dell’edificio. Oltre alla corretta manutenzione dei filtri, la quantità di polvere presente in un ambiente può essere ridotta se si mantiene una pressione più alta nella stanza rispetto agli ambienti circostanti.

Secondo ISO 14644-1, per gli archivi e i laboratori l’obbiettivo da raggiungere è la classificazione delle camere bianche ISO 8, o preferibilmente ISO 7 ²⁵.

La presenza di diossido di zolfo, diossido di azoto, degli ossidi di azoto e altri gas inquinanti, diminuiranno la durata della vita dei supporti archiviati. La maggior parte dei paesi ha delle specifiche per la qualità dell’aria, e per questo vengono consigliate certe classi di filtri.

I filtri necessitano di regolare manutenzione e pulizia in modo da risultare sempre efficaci.

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25. ISO 8 corrisponde alla classe 100.000 dello standard americano US FED STD 209E, ISO 7 corrisponde alla classe 10.000.

Il modo più efficiente di controllare le condizioni ambientali è costruire una stanza con buon isolamento termico e fatta di materiali che siano discretamente impermeabili al trasferimento di vapore acqueo. I materiali che vengono comunemente usati nella costruzione di edifici, quali muri di intonaco, mattoni e mattoni di cemento, non forniscono un isolamento efficiente contro il cambiamento di temperatura e permettono a grandi quantità di acqua di passare nell’archivio. Se vengono usati questi materiali, devono essere applicati dei sigillanti su tutte le superfici, e tutte le aperture (anche le porte) devono essere sigillate.

Dovrebbe anche essere preso in considerazione l’utilizzo di camere di compensazione in prossimità delle porte.

Un buon modo per avere un archivio a temperatura controllata è costruire uno spazio o struttura isolata all’interno di un edificio già esistente (4.2). I muri di tale spazio dovrebbero essere costruiti con materiali altamente impermeabili come alluminio rigido e pannelli in polistirene come viene fatto per gli ambienti dove si conservano i cibi. Tutte le aperture, incluse porte, condotti elettrici e non, fori delle viti, devono essere sigillate in quanto è fondamentale al fine di un corretto isolamento. Nella maggior parte dei casi, i luoghi che utilizzano questo tipo di sistema all’interno di un edificio riferiscono che sono stati in grado di ridurre considerevolmente la quantità e il costo dell’aria condizionata. Nel caso di una disastrosa perdita di corrente, tali archivi mantengono le proprie condizioni per un periodo di tempo maggiore.

Spesso è difficile specificare chiaramente a un fornitore quali sono le condizioni richieste per un archivio. Illustrare semplicemente i parametri di temperatura potrebbe non essere abbastanza per avere un buon risultato. Si consiglia di prendere in considerazione i seguenti parametri.

• Valore di riferimento della temperatura e umidità
• Margini di tolleranza espressi in valori al di sopra e al di sotto del valore di riferimento
• Frequenza di alterazione (la durata del ciclo tra alto e basso)
• Tasso di alterazione (il gradiente del ciclo)
• Quantità di aria fresca espressa in percentuale di aria circolante
• Pulizia dell’aria espressa in percentuale, o la qualità del filtro necessaria per rimuovere tale contenuto
• Flusso d’aria attraverso la stanza
• Numero di sensori e la loro posizione, perché siano in grado di determinare le condizioni generali
• Consumo energetico in una serie di condizioni

In alternativa al comune contratto di fornitura, può essere stipulato un contratto a prestazione, nel quale la prestazione è definita in termini di standard o strategie, ma il fornitore viene vincolato per un periodo di tempo a mantenere e gestire il sistema così che continui a raggiungere tali standard. Questo tipo di contratto sarà probabilmente più costoso, ma costituisce un forte incentivo per il fornitore a raggiungere le condizioni specificate a lungo termine.

4.6.1 Materiali. Oggigiorno, le scaffalature in metallo sono le più usate. Non c'è alcun rischio nel loro utilizzo per archiviare i supporti magnetici (3.7.2.3). Negli anni cinquanta e sessanta venivano usate comunemente le scaffalature in legno; oggi queste sono sconsigliate in quanto alcuni componenti usati per il loro trattamento chimico potrebbero interagire con i supporti audiovisivi.

4.6.2 Carichi delle scaffalature. Gli scaffali devono essere abbastanza robusti da mantenere il peso dei supporti audiovisivi. Il peso approssimativo di un metro di supporti nei loro tipici contenitori è:

Audio
Dischi in gommalacca 78 1/min replicati, da 25cm (10”) : 72kg
Dischi in gommalacca 78 1/min replicati, da 30cm (12”) : 92kg
Dischi in vinile da 17cm (7”, singoli): 21kg
Dischi in vinile da 25cm (10”): 38kg
Dischi in vinile da 30cm (12”): 54kg
Nastri magnetici di 13cm (5”) in bobine: 12kg
Nastri magnetici di 18cm (7”) in bobine: 18kg
Nastri magnetici di 27cm (10.5”) in bobine/avvolti su nucleo: 48/40kg
Nastri magnetici di 30cm (12”) avvolti su mozzo: 50kg
CD nei loro contenitori di plastica (jewel case): 7kg

Video
Nastri magnetici da 2”, 30/45/70/90 min: 84/114/120/142kg
Nastri magnetici da 1”, 75/126 min: 75/87 kg
U-matic: 22kg
Cassette da mezzo pollice, in media: 8kg
DVD in scatole: 6kg

4.6.3 Posizione d'archiviazione. Tutti i supporti, dischi, nastri, e qualsiasi tipo di cassetta, dovrebbero essere archiviati in posizione verticale. Per quanto riguarda i dischi, dei separatori dovrebbero essere posizionati a intervalli di distanza pari alla metà del diametro del disco. I dischi non devono essere stretti fra di loro, tuttavia non devono stare larghi, in modo da evitare una posizione di inclinazione permanente. I divisori usati per i nastri sono solitamente della stessa dimensione del loro diametro. Durante l'assenza di un supporto quando viene utilizzato, devono essere usati dei sostituti fasulli in modo da mantenere la posizione verticale dei supporti finché il supporto mancante non viene rimesso al proprio posto.

Solamente i dischi istantanei morbidi, come quelli in gelatina o in Decelith, dovrebbero essere archiviati in posizione orizzontale in piccole pile di dieci pezzi al massimo.

Idealmente, i supporti dovrebbero essere conservati in contenitori chimicamente inerti progettati per proteggerli da danni meccanici dovuti al normale maneggiamento e proteggerli dalla luce. Con l'avanzamento della ricerca sulla conservazione negli ultimi decenni, sono state studiate e comprese le azioni autocatalitiche di vari processi di degenerazione polimerica. Di conseguenza, non viene consigliato l'uso di contenitori a tenuta stagna in quanto potrebbe intrappolare derivati endogeni degradanti, e quindi aumentare il tasso di degradazione.

Generalmente, la protezione dalla polvere può essere raggiunta tramite un corretto isolamento e filtraggio dell'aria nell'intero ambiente dell'archivio. Questo consentirà al flusso d'aria di scorrere intorno ai supporti e questo aiuterà a ritardare, se non a prevenire, la deteriorazione autocatalizzata. Ove una prevenzione efficiente della polvere non è possibile, una decisione riguardo alla protezione dei supporti dalla polvere dipenderà dai relativi rischi derivanti da cambiamenti interni al supporto contro gli inevitabili rischi esterni²⁶.

I materiali preferiti per realizzare contenitori progettati per sostituire quelli originali in quanto danneggiati o inadeguati, sono il polipropilene e il polibutilene per le scatole dei nastri magnetici, sacchetti in polietilene o custodie in carta senza acidi per i dischi in vinile, e custodie in carta senza acidi per i dischi in gommalacca. Per l'archiviazione dei cilindri, la Association for Recorded Sound Collections (ARSC), in collaborazione con Library of Congress, ha realizzato un "Archival Cylinder Box"²⁷.

I contenitori originali spesso presentano una serie di problemi: potrebbe essere stato usato un cartone contenente acidi per le scatole dei nastri e custodie dei dischi; potrebbero essere stata utilizzata carta contenente acidi per i libretti degli LP e CD, oppure per gli inserti di qualsiasi tipo di cassette audio e video vergini. Nella fase iniziale della produzione degli LP, a volte venivano usate delle custodie in PVC che potrebbero danneggiarne la superficie.

Tenendo a mente l'ottimizzazione della durata dei supporti, idealmente tutti i supporti dovrebbero essere rimossi da contenitori originali inadeguati e separati da qualsiasi materiale che li accompagna ritenuto inadeguato. Tuttavia, tutto questo deve essere attentamente considerato cercando di bilanciare il miglioramento delle condizioni di archiviazione e la sfida economica e organizzativa che un compito del genere presenterebbe. La stragrande maggioranza dei contenitori e materiali che accompagna i supporti contiene informazioni che sono di per sé parte del documento. La perdita o la confusione creata da erronei riferimenti incrociati tra parti separate del documento generalmente causerà molti più danni all'integrità e all'utilità del documento rispetto a qualsiasi teorica ottimizzazione della durata del supporto. Perciò, in generale, viene consigliato che questi cambiamenti siano limitati ai casi di minacce ovvie e immediate, come ad esempio le custodie in PVC o in altri materiali inadeguati per gli LP, o la rimozione dei nastri in acetato di cellulosa da sacchetti di plastica.

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26. Perciò gli archivi situati in zone dal clima moderato possono arrivare a soluzioni differenti da quelli in zone dal clima caldo e arido.

27. Questo contenitore è stato progettato per archiviare un singolo cilindro fonografico di dimensioni standard. Per maggiori informazioni, contattare Bill Klinger (Presidente della commissione ARSC per questo progetto) a klinger@modex.com

Il trasporto richiede adeguate misure contro gli urti, cambiamenti climatici e campi magnetici parassiti.

4.8.1 Prevenzione dei danni causati dagli urti. I supporti più sensibili agli urti sono i cilindri e i dischi in gommalacca. Questi richiedono un imballaggio resistente agli urti, particolarmente quando i supporti vengono spediti per posta o via cargo. L'imballaggio dei cilindri richiede un attento equilibrio tra l'evitare il loro movimento all'interno della scatola, evitare il movimento della scatola all'interno di contenitori più grandi e l’adozione di adeguate misure contro gli urti. Inoltre, bisogna prestare attenzione alla protezione contro temperature elevate, nello specifico contro radiazioni solari.

A causa della loro importanza, il trasporto dei cilindri viene spesso affidato a specialisti del trasporto di opere d’arte (4.8.4). I dischi in gommalacca richiedono un imballaggio di varie scatole una dentro l'altra. Sia le scatole interne che quelle esterne devono essere di cartone resistente, e devono essere separate in ogni direzione da uno strato di polistirolo o altri materiali simili che assorbono gli urti. È fondamentale che i dischi siano stretti fra di loro all'interno della scatola in modo da evitare qualsiasi urto. I dischi in vinile sono meno sensibili agli urti, ma è auspicabile un livello di protezione simile per evitare danni alle loro copertine. Le stesse misure, in particolare l'imballaggio stretto, sono fondamentali per i nastri magnetici avvolti su nuclei aperti per evitare qualsiasi movimento all'interno del nastro avvolto, o movimento del nastro sul nucleo, o persino lo scivolamento del nastro via dal nucleo.

4.8.2 Calore e umidità. Qualsiasi trasporto esporrà i supporti a condizioni climatiche al di fuori dei parametri ottimali per l'archiviazione. Una prima misura è quella di scegliere un metodo e una rotta di trasporto che prenda in considerazione la stagione in cui esso avviene in modo da evitare i rischi dovuti all'esposizione a condizioni climatiche estreme. Inoltre, un imballaggio adeguato deve prevenire cambiamenti di temperature inevitabili e l'esposizione all'umidità. Una minaccia tipica è quella della penetrazione di acqua nei supporti dopo lunghi periodi in ambienti freddi e la successiva esposizione a condizioni climatiche più calde e umide. Esempi di questo sono il trasporto nelle stive degli aerei che atterrano in aree climatiche calde e umide. Le contromisure includono un isolamento termico sufficiente dei materiali di imballaggio durante il trasporto, dopo il trasporto i supporti dovrebbero essere lasciati ad aerare per prevenire l'intrappolamento di grandi quantità di condensa, e le temperature dovrebbero essere lentamente riportate al livello normale. Quando è possibile, i supporti audio/video dovrebbero essere trasportati nella cabina degli aerei. Il trasporto in stive non pressurizzate dovrebbe essere evitato il più possibile.

4.8.3 Campi magnetici parassiti. I campi magnetici prodotti dai metal detector per il controllo dei bagagli a mano negli aeroporti normalmente sono troppo deboli per interferire con i segnali registrati sui nastri audio o video. Dato che i metal detector usati per il controllo dei bagagli destinati al trasporto in stiva potrebbero produrre campi magnetici più potenti, viene generalmente consigliato di trasportare nastri magnetici registrati come bagaglio a mano. Non si hanno informazioni riguardo a possibili pericoli derivanti da campi magnetici parassiti con altri sistemi di trasporto, come ferrovie elettriche, metro e autobus, o altri mezzi elettrici. Tali rischi dovrebbero essere molto bassi, in quanto non sono stati registrati incidenti che facciano pensare a fonti di pericolo. Tuttavia, in modo da eliminare questo rischio, potrebbe essere consigliabile proteggere i supporti di valore straordinario trasportandoli in scatole metalliche di materiale altamente permeabile.

Tuttavia, una minaccia maggiore potrebbe essere quella delle sempre più comuni automobili elettriche. Prima che siano disponibili misurazioni concrete riguardo ai loro campi magnetici parassiti, viene consigliata la massima cautela. Si dovrebbe evitare l'uso di tali veicoli finché non si sappia di più sui possibili pericoli; nel caso si decida di usare l’automobile elettrica per il trasporto è importante che i nastri magnetici siano trasportati in scatole metalliche.

4.8.4 Collaborazione con trasportatori speciali. Il trasporto di grandi quantità di supporti (ad esempio, il trasferimento di intere collezioni) dovrebbe essere pianificato e programmato con specialisti nel campo del trasporto di tesori d'arte.