7.2.1.1 Es factible construir un sistema digital de preservación a bajo coste, siempre que se disponga de un mínimo nivel de conocimientos técnicos y algunos recursos ordinarios, aunque sean de bajo nivel. Aparte de su simplicidad o robustez, un sistema requiere administración y mantenimiento, y también habrá que sustituirlo en un momento dado para evitar el riesgo de pérdida del contenido que gestiona.
7.2.1.2 «La preservación digital es un concepto a la par económico y tecnológico. Los requisitos de continua sostenibilidad exigen en esencia una fuente de financiación fiable, necesaria para garantizar el apoyo continuado — aunque sea de bajo nivel — al contenido digital y al mantenimiento de los necesarios repositorios, tecnologías y sistemas asociados, por el tiempo que sea necesario. Esta financiación constante no es en absoluto habitual dentro de las comunidades que construyen estas colecciones digitales, muchas de las cuales suelen depender de subvenciones circunstanciales. Por eso resulta tan necesario el desarrollo de modelos de coste sostenible para materiales digitales según los requisitos de los varios tipos de contenido, acceso y sostenibilidad». (Bradley: 2004)
7.2.1.3 El mantenimiento y gestión del sistema y sus componentes de hardware y software es inevitable e insoslayable. Requiere conocimientos técnicos así como fondos dedicados. Cualquier propuesta de construcción y gestión de un archivo de objetos de audio digital deberá acompañarse de una estrategia que incluya planes de financiación del mantenimiento y reemplazo de componentes, así como una lista de los riesgos asociados con la pérdida de conocimientos técnicos y la manera de abordarlos.
7.2.2.1 En caso de no poder asumir adecuadamente los riesgos descritos en la sección anterior, el archivo podrá buscar la colaboración de terceros en este aspecto con el fin de poder continuar con la preservación y digitalización de su colección. El archivo podrá optar por el reparto del riesgo mediante una serie de iniciativas: estableciendo colaboraciones locales para distribuir sus fondos entre una serie de colecciones afines, habilitando acuerdos con un archivo estable y financieramente capaz, o contratando un proveedor comercial de servicios de almacenamiento (ver la sección 6.1.6, «Planificación a largo plazo»).
7.2.2.2 Para aprovechar con efectividad las ventajas de las alternativas descritas, serán necesarios acuerdos precisos sobre qué datos y contenidos serán intercambiados entre los firmantes y cómo se realizará el intercambio. Este acuerdo deberá establecerse bastante antes de que sea acuciante la necesidad de llevarlo a cabo. El apartado de intercambio de paquetes deberá considerar toda la información relevante necesaria para continuar la tarea archivística desarrollada por un archivo. Esto incluirá los datos que constituyen el objeto de audio en su formato de archivo, los metadatos técnicos, descriptivos, estructurales y los metadatos sobre derechos, así como los de proveniencia de la grabación y el historial de cambios. Deberán ser agrupados de una forma estandarizada de tal manera que permitan recrear el archivo en caso de pérdida de datos, o que pueda un tercer archivo retomar la gestión del contenido si se estimara necesario.
7.2.2.3 La creación de estos perfiles se hace posible mediante el uso de instrumentos como por ejemplo METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), un estándar de codificación y transmisión de metadatos ampliamente utilizado en el entorno bibliotecario. Cualesquiera que sean las estrategias utilizadas, el acuerdo sobre los aspectos formales es esencial para su éxito. Sea como base para una replicación remota de contenidos, o para facilitar la federación de archivos cooperantes, un acuerdo sobre formas e intercambios de información estandarizados es la estrategia de preservación más efectiva posible, pues reparte y reduce el riesgo de fallos debidos a desastres naturales o humanos o a la falta de recursos en un momento crítico del ciclo de vida de un objeto de audio digital.