3.5.1 El paso siguiente en el diseño de un sistema de metadatos consiste en establecer conjuntos de elementos. Se describen comúnmente tres categorías o conjuntos de metadatos:
3.5.1.1 Metadatos descriptivos, utilizados para el descubrimiento e identificación de un objeto.
3.5.1.2 Metadatos estructurales, utilizados para mostrar y recorrer un objeto en particular de cara a un usuario. Conllevan información sobre la organización interna del objeto, por ejemplo la secuencia prevista de eventos y relaciones con otros objetos, como imágenes o transcripciones de entrevistas.
3.5.1.3 Metadatos administrativos, depositarios de la información de administración del objeto (como por ejemplo, el dominio de identificadores o nombres que autorizan los metadatos mismos), fechas de creación o modificación del objeto, metadatos técnicos (como los formatos válidos del contenido, su duración, frecuencia de muestreo, etc.) o información de derechos y licencias. Esta categoría incluye por lo tanto datos esenciales para la preservación del objeto digital.
3.5.2 Estas tres categorías, descriptiva, estructural y administrativa, deben estar presentes con independencia de la operación que se realice, aunque puedan existir diferentes sub-categorías en cualquier fichero o instanciación. Así, cuando los metadatos admiten información de preservación —«información que soporta y documenta el proceso de preservación digital», según PREMIS— serán ricos en información sobre la procedencia del objeto, su autenticidad y las acciones llevadas a cabo sobre él. Si los metadatos, por otro lado, permiten la búsqueda y descubrimiento de datos, entonces una parte o todos los metadatos de preservación serán útiles para el usuario final (como garantes de autenticidad), aunque resultará más importante elaborar y destacar los datos descriptivos, estructurales y relativos a licencias y proporcionar los medios para transformar los metadatos en bruto en presentaciones intuitivas o en información que los usuarios externos en red puedan recopilar o con la que puedan interactuar. Obviamente, un objeto que no pueda encontrarse tampoco podrá conservarse, ni escucharse, ni será accesiblel: cuanto más inclusivos y completos sean los metadatos, tanto mejor.
3.5.3 Cada una de estas tres categorías de metadatos puede ser compilada por separado: los metadatos administrativos (técnicos) como subproducto del proceso de digitalización masiva, los metadatos descriptivos como el legado exportado desde una base de datos anterior y los metadatos de derechos como fruto progresivo de contratos de autorización de uso o licencias. Sin embargo, los resultados de todas estas compilaciones deben ser recopilados y mantenidos en una sola instancia u objeto de metadatos, o en un conjunto de ficheros de metadatos vinculados mediante las declaraciones apropiadas en relación con la preservación. Resulta esencial relacionar estos ficheros o piezas de metadatos mediante un esquema o DTD (Document Type Definition, definición de tipo de documento). En caso contrario, los metadatos seguirán siendo algo informe, una acumulación de datos comprensible para los humanos pero ininteligible para las máquinas.