3.2.1 El resto de este capítulo asume que en la mayoría de los casos los ficheros de audio y los de metadatos se crearán y gestionarán por separado, en cuyo caso la producción de metadatos involucrará aspectos logísticos como el movimiento eficiente de información, materiales y servicios a través de una red propia. Sin embargo, una colección de pequeñas dimensiones o un archivo en sus primeras fases de desarrollo, podrán quizá hallar ventajas en embeber metadatos en ficheros BWF completando un subgrupo del conjunto de metadatos referidos más adelante. Si se actúa con cuidado y con el debido conocimiento de los estándares y esquemas discutidos en este capítulo, esta aproximación es sostenible y plenamente migrable hacia un sistema completamente implementado como el descrito más abajo. Aunque la decisión de embeber la totalidad o parte de los metadatos en las cabeceras de los ficheros BWF, o bien gestionar solo una parte de ellos separadamente, queda en manos de los responsables de los archivos, el presente capítulo detallará la propuesta de creación y administración por separado. (ver también el capítulo 7, «Opciones a pequeña escala para sistemas de almacenamiento digital»).
3.2.2 Hasta hace poco los productores de información sobre grabaciones se encuadraban bien en equipos de catalogación, bien en equipos técnicos, y era poco habitual que sus resultados convergiesen. Pero las interrelaciones que propicia el trabajo en red han difuminado estas demarcaciones históricas. Ni que decir tiene que la incorporación de la logística a un flujo de trabajo operativo exitoso necesita la implicación de personas que entiendan las tareas y conectividad de los entornos en red. La producción de metadatos implica por tanto una estrecha colaboración entre ingenieros y técnicos de sonido, expertos en tecnologías de la información (Information Technology, IT) y especialistas en la materia. Requiere también de una dirección atenta que propicie una estrategia bien definida capaz de asegurar que los flujos de trabajo sean sostenibles y adaptables a la rápida evolución de las tecnologías y aplicaciones asociadas con la producción de metadatos.
3.2.3 Los metadatos son como los intereses: crecen con el tiempo. Si se crean metadatos exhaustivos y consistentes será posible utilizar este valor añadido en un número casi infinito de nuevas formas para dar respuesta a las demandas planteadas por diferentes tipos de usuarios, revisiones múltiples o búsquedas de datos (data mining).
Sin embargo, tanto los recursos como las disyuntivas de diseño técnico e intelectual implicadas en el desarrollo y administración de metadatos no son precisamente triviales. Los gestores de metadatos deben considerar, entre otros, los siguientes aspectos clave:
3.2.3.1 identificar qué esquema de metadatos o esquema extendido debería aplicarse para satisfacer las necesidades del equipo de producción, el repositorio mismo y sus usuarios;
3.2.3.2 decidir qué aspectos de los metadatos son esenciales para los fines que persiguen y el nivel de detalle necesario para cada tipo de metadatos. Dado que los metadatos se producen pensando en el largo plazo, seguramente siempre habrá un compromiso entre los costes de desarrollo y administración de metadatos que satisfagan las necesidades presentes y la creación de los suficientes metadatos para cubrir requisitos futuros, incluso inesperados;
3.2.3.3 asegurarse de que se aplican las versiones más actualizadas de los esquemas de metadatos.
3.2.3.4 La interoperatividad es otro factor clave: en la era digital, ningún archivo es una isla. Para facilitar la correcta transmisión de contenido a otro archivo o agencia se necesitan una estructura y sintaxis compartidas. Este es el principio rector de los estándares METS y BWF.
3.2.4 Cualquier entorno en red con responsabilidad compartida para la correcta administración de los archivos de datos lleva asociado un cierto grado de complejidad. Dicha complejidad se hace incontrolable si seguimos apegados a viejos modelos de trabajo propios de los primeros tiempos de la informática aplicada a la biblioteconomía y la archivística, tiempos, en cualquier caso, anteriores a la World Wide Web y el lenguaje XML. Tal y como lo describía Richard Feynman en relación a su propia disciplina, la física, «no puedes esperar que los viejos diseños funcionen en nuevas circunstancias». Se requiere un nuevo marco general de requisitos del sistema y una evaluación de los cambios culturales. Ello permitirá que infraestructuras de metadatos viables puedan adaptarse a archivos audiovisuales.