9.1.6.1 Que les opérations de conservation soient menées en interne de manière autonome, partiellement autonome ou qu'elles soient entièrement sous-traitées, le préalable indispensable à une planification rigoureuse passe par une estimation quantitative du projet. Des erreurs importantes et coûteuses ont été fréquemment produites par la sous-estimation du travail nécessaire à l'extraction du signal optimum depuis les supports originaux. Par conséquent, la première étape consiste à décompter le nombre de supports et à estimer la durée de lecture de ceux-ci. Avec les supports mécaniques, les mini cassettes et les disques optiques, une relation assez simple peut être établie entre nombre de supports et durée nécessaire pour les lire. Une estimation qui peut être rendue plus complexe dans le cas des bandes magnétiques en bobine libre car la durée dépend de la longueur de la bande, de la vitesse de l'enregistrement et du nombre de pistes. Toutefois, la bonne connaissance d'une collection, quelques hypothèses bien fondées permettent dans bien des cas d'effectuer des estimations suffisamment précises. En ce qui concerne les collections peu ou non documentées, cas souvent rencontrés chez des personnalités importantes, l'estimation peut-être extrêmement longue.
9.1.6.2 Une fois estimée la durée de transfert des supports, il convient de tenir compte d'un deuxième facteur important : leur état physique. Les ratios mentionnés dans les différentes parties du chapitre 5 "Extraction du signal du support original", s'entendent pour des supports en bon état. Toute opération de nettoyage et de restauration peut induire une durée de transfert supplémentaire substantielle qui doit être comprise en conséquence dans les chiffrages.