9.1.3 Responsabilité partagée des archives

9.1.3.1 Si une institution se doit d'assurer la responsabilité de ses collections, différents scenarios peuvent être envisagés sans pour autant constituer un renoncement à celle-ci.

9.1.3.2 Il est possible de produire les objets numériques en interne et d'en assurer la conservation en externe. De nombreuses manières de conduire ce scénario peuvent être proposées. Une solution, qui semble plus appropriée pour les institutions académiques et les universités, propose d'engager plusieurs unités dans la production et l'utilisation des documents audio (et audiovisuels). Généralement, de telles institutions disposent d'un ordinateur central, le plus souvent avec la responsabilité de gestion des différents objets numériques. Le dispositif de stockage des données devrait être en mesure de prendre en charge les modalités de conservation à long terme des contenus audio créés. Cependant, il est important d'apporter à l'unité centrale tous les éléments spécifiques à la conservation à long terme des objets audionumériques, et d'élaborer des règles bien définies pour la production de fichiers d'archivage. L'unité centrale devrait prescrire les formats d'enregistrement, la résolution, les procédures d'annotations et autres modalités d'archivage qui devront être suivies. De plus, les tâches de conservation à long terme de ce type devraient pouvoir être remplies également par des entrepreneurs privés. Ce concept devrait servir pour les nouvelles productions, particulièrement les enregistrements sur le terrain dans diverses disciplines telles que l'anthropologie, la linguistique, l'ethnomusicologie et l'histoire orale.

9.1.3.3 Dans un tel scénario, une autre voie peut être préconisée dans le cas où une collection importante dotée de conditions de stockage appropriées, de moyens de transfert et de l'expertise technique, ne bénéficierait pas d'une infrastructure de stockage numérique suffisamment développée pour construire un dépôt numérique digne de confiance. Dans ces conditions, on pourra entreprendre localement l'extraction du signal et répartir les objets audionumériques obtenus vers les services d'archives sélectionnés.

9.1.3.4 Toutefois, lorsque des institutions ont déjà accumulé voire dispersé des originaux analogiques et numériques, les opérations d'extraction des signaux depuis ces originaux à des fins de constitution de fichiers numériques de conservation pourraient être concentrées pour être menées par une unité équipée de manière professionnelle, reliée à l'unité informatique centrale. Si l'institution, dans sa totalité, n'atteint pas la masse critique de supports, il vaudra mieux externaliser les opérations d'extraction du signal. De même si l'institution ne dispose pas de l'expertise requise ou des équipements pour mener à bien la numérisation professionnelle.

9.1.3.5 Pour chacun de ces scenarios, pour lesquels un service d'archives tiers prend la responsabilité des entrées, de la gestion, et de la conservation des objets audionumériques, il est impératif d'avoir une parfaite compréhension du rôle et de la responsabilité des différents partenaires impliqués dans ces tâches. La norme ISO 20652 : 2006 "Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard" (Systèmes de transfert des informations et données spatiales -- Interface entre producteur et archives -- Norme pour la méthodologie concernant les abstraits) [Norme en anglais (NTD)] identifie, définit et fournit les structures des relations et interactions entre les producteurs d'informations et les archives. Elle définit la méthodologie de structure des actions requises depuis l'instant du premier contact entre le producteur et l'archive jusqu'à réception et validation des objets d'information par les archives. Ces actions couvrent la première étape du processus des entrées telles que définies dans le modèle de référence d'un système ouvert d'archivage d'information (Open Archival Information System (OAIS)) (voir ISO 14721 [norme en anglais, révisée 2012, (NTD)]. http://www.iso.org/iso/fr/home/store/catalogue_ics/catalogue_detail_ics.....