7.3.1.1 Le paragraphe 6.1.4 Aspects pratiques des stratégies de protection des données, fait état de la nécessité de traiter les catégories définies dans le modèle de référence d'un Système ouvert d'archivage d'information (OAIS, ISO 14721 : 2003). A ce stade, les questions posées à propos des grandes et des petites collections sont essentielles en vue de développer des systèmes de stockage modulaires permettant l'interopérabilité des échanges des contenus. Pour les systèmes de taille réduite, le paragraphe qui suit adopte les principales composantes fonctionnelles du modèle de référence OAIS en vue d'aider l'analyse des logiciels disponibles et d'élaborer les recommandations pour les développements nécessaires. Il s'agit des entités : entrée, accès, administration, gestion des données, planification de la pérennisation, et stockage des archives.
7.3.1.2 Le système décrit comporte plusieurs formes de logiciels d'entrepôts assurant la gestion des contenus, au moins un ensemble de métadonnées et un dispositif informatique, le tout avec un certain nombre de recommandations sur les approches manuelles de gestion de l'intégrité des données. Le paragraphe consacré au matériel informatique présente brièvement deux cas de mise en œuvre de systèmes de taille réduite : un seul opérateur effectue les opérations de numérisation sur un dispositif de stockage unique ; situation dans laquelle plusieurs opérateurs doivent avoir accès au système d'archivage. Tous les systèmes sont sensés être en conformité avec tous les autres composants mentionnés dans le guide, convertisseurs analogique/numérique et cartes son appropriées, stations audionumériques (DAW, digital audio workstations) et dispositifs de lecture convenables.
7.3.1.3 Les informations suivantes décrivent des systèmes et des logiciels pouvant répondre aux exigences de collections de taille réduite, et qu'une institution ou une petite structure peut assumer entièrement. Il est important de reconnaître que les approches décrites ci-dessous ne doivent pas être entreprises pour une seule collection. Il est possible de trouver des partenaires et des fournisseurs commerciaux qui pourraient prendre en charge certaines ou l'ensemble des tâches décrites. Il est important de reconnaître aussi que toutes ces tâches qui constituent un ensemble de mesures de conservation et de stockage doivent être entreprises par une personne qui aura à charge de les gérer localement ou de manière partagée.
7.3.2.1 Un logiciel d'entrepôt numérique bien conçu se chargera de satisfaire un certain nombre de fonctions identifiées dans le modèles OAIS. Les logiciels proviennent soit d'entreprises commerciales soit de développements open source. Les logiciels commercialisés se doivent de fonctionner correctement, ils sont toutefois plus onéreux et rendent l'utilisateur captif de systèmes propriétaires, une situation à laquelle il est difficile d'échapper. Les principaux avantages des logiciels open source tiennent à leur qualité de logiciels libres, au fait que les développeurs inscrivent leurs travaux dans des normes ouvertes et des structures qui permettent l'extraction des contenus lors des futures mises à jour. Ils ont pour inconvénient, malgré l'assistance de la communauté open source, d'être maintenus sous la responsabilité de l'utilisateur. Toutefois, il est possible de trouver des prestataires pouvant apporter des solutions open source.
7.3.2.2 La plupart de ces systèmes logiciels d'entrepôt numérique sont à même d'assurer les tâches d'identification des accès, d'administration, de gestion des données et de certains aspects des entrées. Au moment d'écrire ce document, le planning des tâches de conservation et de stockage des archives n'est généralement pas pris en compte par un logiciel d'entrepôt, tout d'abord pour des raisons technologiques ou de format spécifique, à cause du matériel informatique ensuite. Ces éléments seront discutés dans les paragraphes ci-dessous.
7.3.2.3 Deux types de logiciels open source seront brièvement décrits, mais étant donnés les développements continuels, les réclamations et commentaires mentionnés ci-dessous devront être examinés au vu des derniers états fournis. Les logiciels décrits sont DSpace et FEDORA.
7.3.2.4 La plateforme de dépôt numérique DSpace est très populaire et très largement utilisée dans les domaines de l'enseignement supérieur et de la recherche, bien que la connaissance qu'en ont les musées et le secteur patrimonial soit limitée, mais se développe. Une des raisons de la popularité de DSpace provient de sa relative facilité d'installation et de maintenance et du fait que son interface utilisateur soit prête à l’emploi, elle qui intègre la gestion des données et les fonctions d'accès dans l'architecture du système. DSpace bénéficie de la très importante communauté internationale de développeurs qui l'on fait évoluer ; de nouvelles caractéristiques doivent être constamment ajoutées.
7.3.2.5 L'une des forces de DSpace provient de l'ensemble des fonctionnalités intégrées permettant aux utilisateurs de réaliser rapidement un entrepôt, puis d'ajouter de nouveaux items à la collection. Cette force, toutefois, est aussi l'une de ses principales faiblesses, car DSpace a évolué pour devenir un logiciel d'application monolithique, une base de code complexe, éléments qui introduisent potentiellement une mise à l'échelle et des restrictions pour des utilisateurs de grandes institutions. Ceci ne pose pas de problème pour la plupart des collections de petite ou de moyenne taille, et ne constitue probablement pas non plus un problème pour les collections de documents audionumériques. DSpace utilise actuellement une version qualifiée du schéma Dublin Core issue du profil d'application du groupe de travail Dublin Core des bibliothèques (Dublin Core Libraries Working Group Application Profile (LAP)).
7.3.2.6 FEDORA (Flexible Extensible Digital Object and Repository Structure - structure d'objet numérique flexible extensible et de dépôt numérique) est un système d'entrepôt numérique de plus en plus populaire, conçu sur la base d'une architecture logicielle capable d'accueillir un large éventail de services comprenant ceux de la conservation. En comparaison de l'adoption rapide de DSpace, celle de FEDORA a été plus lente du fait de l'absence d'interfaces utilisateurs dédiées et d'accès directement opérationnels. Les fournisseurs de logiciels commerciaux et open source web frontaux pour FEDORA sont nombreux.
7.3.2.7 La puissance de FEDORA provient essentiellement de son architecture flexible et évolutive. L'expérience des institutions ayant adopté FEDORA montre que celui-ci peut évoluer et s'adapter également aux collections de grande taille, et qu'il est encore suffisamment souple pour accueillir le stockage des items numériques de toute sorte et assurer la gestion de leurs relations complexes. On peut apporter quelques limites aux caractéristiques de FEDORA, qui reste interopérable avec d'autres applications logicielles et systèmes. Il peut-être configuré pour supporter pratiquement tous les profils de métadonnées de caractéristiques d'entrées METS. Le principal inconvénient de FEDORA provient du niveau élevé d'expertise de développement requis pour contribuer à son évolution, un logiciel qui n'est pas facilement installé et ne bénéficie pas d'implémentation "prête-à-servir" (Bradley, Lei et Blackall).
7.3.2.8 Des outils ont été développés pour migrer les contenus depuis DSpace vers FEDORA et vice-versa, ce qui élimine théoriquement toute future difficulté de compatibilité et favorise le partage et l'accueil d'autres flux de travaux (workflow) (voir http://www.aps.edu.au/currentprojects/index.htm).