7.2.1.1 Il est tout à fait possible de réaliser un système d'archivage numérique pérenne à coût abordable, mais on ne saurait le mener à bien sans un minimum de connaissances techniques et des ressources récurrentes. Malgré la modestie des moyens, le système reste durable. Quelle que soit la simplicité ou la robustesse d'un système, il doit être bien géré et entretenu et devra pouvoir être remplacé à un moment ou un autre, sans quoi on risque d’en perdre le contenu.

7.2.1.2 "La conservation numérique représente un enjeu important, tant sur le plan technique qu'économique. La réponse aux exigences de la conservation commence par la fiabilité des financements qui, même à niveau modeste, doivent assurer la pérennité des contenus numériques, des entrepôts, de la maintenance des technologies et des systèmes, aussi longtemps que nécessaire. Le financement récurrent n'est pas le seul utilisé par les nombreuses organisations qui mettent en place des collections numériques, nombre d'entre-elles s'efforcent d'obtenir des subventions ponctuelles ; Il est en effet nécessaire d'élaborer des plans de financement pour assurer la durabilité des équipements numériques répondant aux exigences spécifiques des différentes catégories de contenus, mais encore aux conditions d'accessibilité et de durabilité" (Bradley 2004).

7.2.1.3 Le système avec ses éléments hardware et logiciels nécessite, de manière inévitable et incontournable, une maintenance et une gestion qui exigent tout à la fois des compétences techniques et des financements dédiés. Toute initiative de constitution et gestion d'archives audio numériques, devra proposer une stratégie incluant non seulement une planification du financement des opérations de maintenance et de remplacement des matériels, mais encore une liste des risques induits par la perte des expertises techniques et comment les affronter.

7.2.2.1 S'ils n'ont pas la possibilité de disposer de moyens suffisants pour gérer les risques décrits ci-dessus, les services d'archives peuvent décider de poursuivre la conservation et la numérisation de leurs collections avec des partenaires. Un service peut décider de répartir les risques de plusieurs manières : former un partenariat local afin de distribuer les contenus dans plusieurs collections liées ; établir des relations avec un établissement disposant de moyens importants ; faire appel à un prestataire de services spécialisé dans le domaine de l'archivage (voir paragraphe 6.1.6 Planification à long terme).

7.2.2.2 Pour bénéficier des avantages correspondant à chacune des approches décrites, il serait nécessaire de contracter un accord définissant les types de données et de contenus échangés entre partenaires, et la forme qu'ils pourraient prendre. Cet accord devrait être défini avant même que la nécessité d'en bénéficier ne se manifeste. Un accord concernant l'échange de paquets doit prendre en compte toutes informations pertinentes nécessaires pour que le service d'archives puisse poursuivre les tâches entreprises. Ces informations comprennent les données servant à reconstituer l'objet sonore dans sa forme d'archivage, mais aussi les métadonnées techniques, les métadonnées descriptives, les métadonnées structurelles, les métadonnées relatives aux droits, et les métadonnées créées pour enregistrer la provenance et l'historique des modifications. Il est nécessaire de regrouper ces informations sous une forme normalisée afin que l'on puisse les utiliser pour reconstituer l'archive si les données sont perdues, ou bien encore pour permettre à un autre service d'archives de reprendre la gestion des contenus si l'on juge que c'est nécessaire.

7.2.2.3 Les outils permettant de réaliser de tels profils existent, ils utilisent, par exemple la norme d'encodage et de transmission des métadonnées METS (Metadata Encoding and Transmission Standards), une approche très répandue réalisée pour les bibliothèques. L'accord est essentiel pour assurer le succès de telle ou telle stratégie. Que ce soit dans le cas du contrôle à distance de la duplication des contenus ou bien d'une coopération de services d'archives, l'accord s'appuyant sur la normalisation des processus et des échanges constitue la stratégie de conservation la plus efficace du fait de la répartition des risques de défaillance, des risques de catastrophe d'origine naturelle ou humaine, ou bien simplement par manque de ressources aux moments critiques du cycle de vie de l'objet audio numérique.