6.4.1.1 Une fois entreprise la conversion des contenus audio dans un format adapté au stockage des données dans un système, comme défini ci-dessus, il convient ensuite d'être en mesure d'assurer de manière continue la conservation de ces contenus. Dans le chapitre 6.3 Stockage des Archives, les problèmes posés par la gestion des flux des données sont décrits : la structure logique des données numériques encodées doit rester inchangée pendant tout le processus de stockage.

6.4.1.2 On considère également un autre aspect de la conservation des informations numérisées : être toujours assuré de pouvoir accéder aux contenus encodés dans de tels fichiers. Le modèle OAIS désigne cette fonction "planification de la pérennisation", qu'il décrit comme "les services et fonctionnalités de contrôle de l'environnement... il fournit des recommandations pour assurer que l'information stockée... reste durablement accessible à la communauté d'utilisateurs, même si l'environnement informatique original est devenu obsolète" (OAIS 2002:4.2).

6.4.1.3 Planifier la conservation, c’est connaître les données techniques propres à son entrepôt, identifier les futures orientations de la conservation et déterminer à quel moment les opérations de conservation, par exemple la migration des formats, doivent être effectuées.

6.4.2.1 Quand un format de fichier devient obsolète et compromet l'accès au contenu du fait de l'absence de logiciel approprié, deux approches fondamentales peuvent être pratiquées : la migration ou l'émulation. Dans le cas de la migration, le fichier est modifié, ou migré vers un nouveau format de telle manière que le contenu puisse être reconnu et rendu accessible à l'aide d'un logiciel disponible au moment donné. Dans le cas de l'émulation, ce sont les conditions d'accès ou le logiciel d'exploitation d'époque qui sont modifiés, élaborés pour ouvrir et lire le fichier audio dont le format est obsolète, sur un nouveau système qui n'aurait pas été en mesure d'ouvrir le contenu sans ces interventions.

6.4.2.2 Nos connaissances actuelles nous conduisent à penser que pour les fichiers simples, tels que les fichiers audio non compressés, la migration est une approche préférable, mais ce n'est pas une certitude et toutes les manières de traiter le stockage numérique, tous les systèmes devront pouvoir s'adapter pour constituer une réponse dans un environnement variable. Les métadonnées relatives à la conservation, décrites dans les recommandations PREMIS ou dans le document BWF/AES31-2-2006 contribuent à de telles approches, de même que les normes développées dans l'AES-X098B publiées par l'Audio Engineering Society sous la référence AES57 "AES standard for audio metadata - audio object structures for preservation and restoration" - Structures objet audio pour la conservation et la restauration". L'université de Harvard développe des outils qui pourront être utiles aux personnes impliquées dans les activités de développement open source.

6.4.2.3 Cet aspect de la conservation numérique constitue l'argument essentiel en faveur d'une conformité absolue au format normalisé décrit. Les investissements importants des industries de l'audio et de l'informatique en matière de normalisation de formats audio (.wav) signifient que les exigences d'outils logiciels professionnels capables d'accéder durablement au contenu vont aider les services d'archives sonores chargés de garantir l'accès à leurs collections. De plus, les investissements importants consacrés à un format unique vont contribuer à assurer une continuité de plus longue durée de celui-ci, aussi longtemps que l'industrie acceptera de garder un ancien format sans bénéfices significatifs.

6.4.3.1 Si un choix judicieux de format normalisé et le suivi des pratiques industrielles retardent cette éventualité, un jour viendra où il sera nécessaire d'entreprendre différents types d'actions de conservation indispensables au maintien des conditions d'accès des contenus audio stockés. Le problème, pour les archivistes de fonds sonores concernés par les contenus numériques, sera de déterminer à quel moment entreprendre cette étape et quelle action mener précisément.

6.4.3.2 De nombreuses initiatives sont entreprises pour apporter des réponses. Ainsi le Registre unifié des formats numériques (Global Digital Format Registry (GDFR http://hul.harvard.edu/gdfr/), élaboré pour appuyer "l'utilisation effective, l'échange, et la conservation de tous les contenus numérisés". D'autres services fournissent des recommandations sur les formats appropriés, tels ceux proposés par la Bibliothèque du Congrès (Library of Congress (US)) ou les Archives nationales du Royaume Uni (The National Archives (UK)).

6.4.3.3 Pour entreprendre des actions de conservation, les archivistes de collections sonores trouvent des facteurs de motivation lorsqu'ils apprennent qu'un nouveau logiciel ne supportera plus l'ancien, que les industriels choisissent un nouveau format. L'annonce des changements provient d'experts au fait de la technologie, des données industrielles et des marchés, aussi les archivistes de collections sonores seraient-ils bien avisés de tenir compte des recommandations prodiguées par des organismes comme indiqué ci-dessus.

6.4.3.4 Les logiciels et services en cours de développement, par exemple le système de notification automatique de l'obsolescence (Automatic Obsolescence Notification System (AONS)) apporteront des conseils aux gestionnaires de collection sur les actions à mener lorsque des changements du marché se produisent (https://wiki.nla.gov.au/display/APSR/AONS+II+Documentation). L'implémentation de tels services sera menée en parallèle avec le développement du GDFR.