6.4.1.1 Un cop iniciat el procés de conversió del contingut sonor a un format digital adient per a ser custodiat en un sistema d'emmagatzematge digital, tal com ja s'ha dit, queda per perfilar la gestió de la preservació permanent del contingut. La secció 6.3 Emmagatzematge d’arxiu, inclou una descripció de les qüestions que envolten la gestió del flux de bits, és a dir, la necessitat de garantir que totes les dades codificades digitalment retenen la seva estructura lògica a través de l'adequada gestió de la tecnologia d'emmagatzematge.

6.4.1.2 Hi ha encara un altre aspecte sobre la preservació de la informació digital, és a dir, la garantia d'accés al contingut codificat en els fitxers. OAIS denomina aquesta funció «planificació de la preservació» i la descriu com els serveis i funcions necessaris per al monitoratge de l'entorn [...] i la provisió de recomanacions que assegurin que la informació emmagatzemada [...] continua accessible a llarg termini per a la comunitat d'usuaris designada, encara que l'entorn informàtic original pugui, eventualment, resultar obsolet. (OAIS, 2002,4.2).

6.4.1.3 La planificació de la preservació és el procés que ens permet conèixer els aspectes tècnics del repositori, identificar les vies futures en el camí de la preservació i determinar l'oportunitat de dur a terme accions de preservació com, per exemple, la migració entre formats.

6.4.2.1 Quan un format de fitxer esdevé obsolet, corre el risc de convertir-se en inaccessible a causa de la falta d'un programari apropiat per a accedir al seu contingut. Davant d'aquesta amenaça hi ha dues opcions: la migració o l'emulació. En la migració el fitxer es modifica o migra al nou format, de manera que es pugui reconèixer i accedir el contingut mitjançant el programari disponible en el moment. En l’emulació, el programari operatiu o d'accés es dissenya o modifica per a ser capaç d'obrir i reproduir el fitxer obsolet, en un nou entorn adaptat que d'altra manera hauria estat incapaç d'accedir al contingut.

6.4.2.2 La nostra comprensió actual ens porta a apostar per la migració en el cas de fitxers concrets i simples, com els d'àudio digital sense compressió. Això, però, no s'aplica a tots els casos d'emmagatzematge digital, i els sistemes haurien de ser prou flexibles per a respondre a entorns canviants. Unes metadades de preservació adients, com les que es descriuen en les recomanacions de PREMIS, o els camps explícits de tipus de fitxer (inclosa la versió) que preveu BWF/AES31-2-2006 donaran suport a qualsevol de les dues opcions (migració o emulació), com també ho faran els estàndards que desenvolupa el grup de treball del AES-X098B amb la denominació AES57 AES standard for audio metadata —audio object structures for preservation and restoration (estàndard per metadades d'àudio —estructures d'objectes d'àudio per a la preservació i la restauració). La University of Harvard està desenvolupant un conjunt d’eines per a entorns de codi obert que facilita la generació dels camps de metadades necessàries.

6.4.2.3 Aquest aspecte de la preservació digital és el millor argument per a adoptar totalment el format estàndard descrit La important inversió que les indústries audiovisuals i de TIC en general han realitzat a favor del format estàndard d'àudio (.wav) comporta la lògica disponibilitat d'eines de programari professionals que permetin mantenir l’accés continuat als continguts i, en conseqüència, la seva gestió per part dels arxius sonors. De la mateixa manera, l'aposta per un únic format afavoreix la seva continuïtat pel màxim temps possible, ja que la indústria no deixarà de banda un format consolidat sense obtenir-ne beneficis significatius.

6.4.3.1 Encara que la sàvia elecció de formats estàndard i l'observança de les millors pràctiques, retardaran aquesta eventualitat, arribarà el dia en què s’imposi la necessitat de dur a terme una acció de preservació que permeti continuar garantint l'accés al contingut sonor emmagatzemat. La qüestió per a tot arxivista de so compromès amb el seu contingut digital és determinar amb precisió el quan i el com de l'operació.

6.4.3.2 S’estan desenvolupant un cert nombre d'iniciatives per a ajudar en la presa de decisions. Entre elles hi ha la Global Digital Format Registry (GDFR http://hul.harvard.edu/gdfr/), compromesa a donar suport a «l'ús efectiu, intercanvi i preservació de tot contingut codificat digitalment». Altres serveis donen recomanacions sobre els formats més adequats, com les facilitades per la Library of Congress (EUA) o The National Archives (Regne Unit).

6.4.3.3 Els factors que motivaran el responsable d'un arxiu sonor a dur a terme algun tipus d'acció de preservació seran la confirmació que un nou programari ja no interpreta un format antic, o bé la constatació que el sector en conjunt aposta per un nou format. El coneixement dels esdeveniments que anuncien canvis provindrà de la comprensió profunda de les noves tecnologies, la indústria, el sector i el mercat, i es recomana als arxivers de so que prenguin nota dels serveis d'orientació esmentats en el punt anterior.

6.4.3.4 Alguns programaris  i serveis en desenvolupament, com l’Automatic Obsolescence Notification System, AONS (Sistema automàtic de notificació d'obsolescència) seran capaços d'avisar els administradors de la col·lecció sobre els canvis que hagin ocorregut en el mercat que requereixen una acció (https://wiki.nla.gov.au/display/APSR/AONS+II+Documentation). La implementació d'aquests serveis tindrà lloc en paral·lel amb el desenvolupament del ja esmentat GDFR.