5.7.1.1 Moltes col·leccions es basen en programes d'enregistraments de camp, més que no pas —o més a més de— l'adquisició i preservació d'enregistraments històrics i la seva transferència a formats i sistemes estables d'emmagatzematge digital. Aquests enregistraments de camp es poden utilitzar en la creació de col·leccions d'història oral, programes d'interpretacions artístiques tradicionals o altres manifestacions culturals, poden ser enregistraments d'ambients, d'entorns o vida natural, o part de col·leccions de radiodifusió. Amb independència del seu propòsit i d'on acabin essent preservats a llarg termini, és molt més efectiu prendre certes decisions amb relació a la seva vida en arxiu precisament durant la planificació de les sessions d’enregistrament. En efecte, l'ús de formats o tecnologies inapropiades durant l’enregistrament pot limitar severament la vida útil i la usabilitat de l'àudio resultant.

5.7.1.2 Els enregistraments de camp es poden dur a terme en una gran varietat de localitzacions i situacions, i l'objectiu d'aquestes enregistraments pot ser qualsevol cosa que emeti so: des de gent, tecnologia, plantes o animals, fins a l'entorn mateix. S'efectuen enregistraments per a capturar un context acústic, aquell des d'on es troba i emet la font de so principal, o precisament amb la intenció contrària, intentant captar la font de so aïllada del seu context ambiental de manera que la tècnica d’enregistrament minimitzi l'entorn de la presa de so. Es realitzen enregistraments en salons ubicats en grans ciutats, terrasses de remots bungalous, o bé on no hi ha ni tecnologia ni societat que puguin fer-los possibles. La casuística és virtualment il·limitada. En conseqüència, aquest capítol sobre enregistraments de camp no pretén discutir detalls específics de la disciplina. Més aviat intenta respondre a un simple qüestió: Com s’ha de realitzar un enregistrament de camp de manera que el contingut es pugui arxivar i preservar a llarg termini de la millor manera possible?

5.7.1.3 Aquesta qüestió es situa en certa manera entre els capítols previs sobre extracció de senyal i els posteriors sobre tecnologies d'emmagatzematge digital. S'inclou en aquest punt perquè es refereix a la creació de contingut d'àudio digital, que serà al seu torn ingerit per un sistema d'emmagatzematge digital tal com ens mostraran els capítols següents.

5.7.2.1 Per als enregistraments de camp corresponen els mateixos estàndards d’enregistrament que per a les transferències (o transcodificacions) d'arxiu, és a dir, l'àudio s’hauria de capturar i emmagatzemar en un format lineal d'àmplia acceptació com és WAV o BWF. La freqüència de mostreig no hauria de ser menor de 48K Hz, i en funció dels requisits, de 96 KHz o fins i tot de 192 KHz. Es recomana una quantificació de 24 bits per mostra. Valors menors podrien ser insuficients per a reflectir el marge dinàmic de la interpretació i de l'entorn on es realitza l'enregistrament, de manera que la qualitat podria resultar-ne compromesa.

5.7.2.2 Sigui quina sigui la resolució de l’enregistrament, s'aconsella enregistrar directament sobre un format estàndard. Aquesta pràctica permet la transferència directa al magatzem del fitxer sense alteració de format, fet que simplifica el procés. L'ús del format BWF facilita la recollida de metadades crítiques, necessàries per al cicle de vida de la informació digital emmagatzemada.

5.7.2.3 L'ús de formats d’enregistrament amb reducció de dades com ara MP3 o ATRAC (popularment anomenats formats comprimits) produirà enregistraments que no compleixen amb els estàndards de l’arxivística. Aquests formats, encara que altament desenvolupats, no només ometen informació de manera irrecuperable —detalls que s’haurien pogut capturar mitjançant un sistema sense reducció de dades—, sinó que a més a més creen artefactes en els dominis temporal i espectral. Aquests artefactes poden conduir a interpretacions errònies sobre components espectrals i temporals de l'enregistrament, especialment quan aquest es sotmet a una anàlisi espectral. Els artefactes produïts per codificadors reductors de dades no es poden recalcular o compensar en un estadi de postproducció, ja que depenen del nivell de l’enregistrament, de la dinàmica i de l'espectre del senyal original. Amb el propòsit de l'emmagatzematge es recomana la recodificació a format WAV dels fitxers fruit de formats comprimits; encara que aquesta operació no compensarà les dades perdudes, sí que aturarà una posterior dependència de la reproducció en funció dels codificadors. Cal recordar que l'antigament popular minidisc feia servir una tecnologia d’enregistrament amb pèrdues (vegeu l'apartat 1910.05.06, «Minidisc»).

5.7.3.1 La decisió d'utilitzar un dispositiu d’enregistrament o un altre depèn de molts factors. Convé considerar una sèrie de qüestions tècniques comunes a tots els enregistraments de camp i que es poden agrupar en tres àrees: compatibilitat arxivística, qualitat d'àudio i fiabilitat.

5.7.3.2 Compatibilitat arxivística

5.7.3.2.1 La selecció d'un format d’enregistrament en el domini digital té un impacte profund i irreversible en la vida d'arxiu de l’enregistrament. Els formats de compressió amb pèrdues poden limitar certs usos. Per aquesta raó caldria escollir el dispositiu d’enregistrament en funció de la compatibilitat arxivística que ens ofereix el seu format d’enregistrament. La tecnologia actual permet enregistrar directament sobre formats basats en fitxers a disc dur i memòries d'estat sòlid. Aquests dispositius permeten habitualment la selecció entre múltiples formats d'àudio lineal, sense pèrdues, així com formats amb reducció de dades. Es recomanen els formats WAV o BWF. Caldria evitar els formats sense extensió (formats raw) o propietaris (particulars de marques o models), ja que requereixen sovint d'un programari propietari de transferència de fitxers als estàndards WAV o BWF per a la seva preservació a llarg termini. En la línia de l'adhesió als estàndards de l'arxivística caldria evitar tots els formats que impliquin reducció de dades.

5.7.3.2.2 Una alternativa als sistemes portàtils dedicats a l’enregistrament (sistemes tancats) el constitueix un ordinador portàtil adequadament equipat. Si l'ordinador es complementa amb un preamplificador microfònic d'alta qualitat i un conversor d’analògic a digital (vegeu la secció 2.4, «Conversors d'àudio digital (A/D)») la presa de so és possible mitjançant un bon micròfon i l'ús d'algun dels múltiples programaris d'enregistrament disponibles. Les mateixes recomanacions sobre formats de fitxer son vigents en aquest cas, com el fet, per exemple, d'enregistrar directament sobre el format final d'arxiu. Aquesta solució és pràctica en conjunt, però els peatges d'un alt consum d'energia, del soroll de fons que l'ordinador portàtil pot generar (el ventilador en especial), així com de l'aparatositat i la vistositat de l'ordinador en si mateix, poden limitar-ne el camp d'acció.

5.7.3.2.3 L'ordinador, com altres dispositius portàtils d'enregistrament, es pot configurar per a enregistrar simultàniament a un disc dur extern. Aquesta estratègia addicional de seguretat es descriu en el punt 5.7.5.1 («Transferència i còpia de seguretat de continguts en enregistraments de camp»).

5.7.3.3 Qualitat del so

5.7.3.3.1 Caldria escollir els paràmetres de qualitat d'àudio d'acord amb les recomanacions expressades en el capítol 2, «Principis digitals bàsics». El requisit d'enregistraments de qualitat s'aplica a tot tipus de continguts. Contràriament a la creença popular, la paraula oral ha de gaudir durant l'enregistrament de la mateixa resolució que la música, i de fet es pot argumentar que la dinàmica de la paraula oral necessita més marge que molts tipus de música. Amb més raó encara caldrà la millor qualitat possible si es requereix una anàlisi detallada del senyal d'àudio (formants, transitoris provocats per consonants, etc.)

5.7.3.4 Micròfons

5.7.3.4.1 La discussió sobre microfonia es limita aquí a aspectes relacionats amb la creació d'enregistraments per a arxiu. Es podria afegir força més sobre els micròfons, començant pel fet de constituir, en el procés d’enregistrament, l'eina més creativa i capaç de manipular el resultat. És recomanable que el tècnic d’enregistrament de camp es familiaritzi amb l’ús del micròfon.

5.7.3.4.2 Es recomana en general l'ús de micròfons externs al dispositiu d'enregistrament, separats físicament d'aquest. Aquesta pràctica minimitza el soroll de fons inherent al sistema així com el de manipulació del dispositiu, tots dos sorolls inevitablement captats pels micròfons interns. La qualitat dels micròfons hauria de ser suficient per a satisfer les necessitats del procés d’enregistrament així com les especificacions del dispositiu d'enregistrament, en especial pel que fa a la relació senyal / soroll (S/N). Per a preservar el millor marge dinàmic possible i per tant enregistrar amb 24 bits, es recomana l'ús de micròfons externs de bona qualitat acoblats a bons preamplificadors. Molts dels dispositius d’enregistrament de baixa qualitat comprometen la qualitat precisament en aquest aspecte.

5.7.3.4.3 En algunes situacions d'enregistrament, les recreació de les característiques posicionals associades a l'esdeveniment és important. Per capturar adequadament informació posicional es requereix un parell de micròfons externs disposats en una posició estandarditzada (vegeu la secció 5.7.4.3). Un parell de micròfons en posició estàndard podrà recrear una imatge sonora estereofònica, mentre que els micròfons interns dels dispositius, sovint en posicions fixes i que no es poden manipular, rarament permetran el posicionament adequat per a aquesta fita. Els micròfons de condensador són els més sensibles i generalment preferits per a obtenir el millor resultat. Aquestes micròfons demanen alimentació fantasma (phantom power) per al seu funcionament, proporcionada normalment pel mateix dispositiu d’enregistrament (mitjançant un circuit commutable) encara que també es pugui a partir de bateries externes o fonts d'alimentació independents. Els micròfons de condensador es poden malmetre amb més facilitat en entorns o condicions desfavorables, de manera que potser cal comprometre la sensibilitat en favor de la robustesa que demostren altres tipus de micròfons, menys sensibles, com els (electro)dinàmics. Els micròfons de condensador sovint són força cars, motiu pel qual s'ha de considerar també l'opció de micròfons de condensador de tipus electret que, en disposar d'una càpsula permanentment carregada, poden operar durant llargs períodes de temps amb una petita bateria. L'enregistrament de camp, especialment amb micròfons de condensador clàssics o de tipus electret, requereix paravents d'alta qualitat. Els paravents incorrectes o invents per sortir del pas poden anar en detriment de les característiques de l’enregistrament i alterar els patrons polars dels micròfons, de manera que la presa de so sigui impredictible. Els usuaris hauran de prendre consciència de tot plegat en el moment de seleccionar i utilitzar un paravent.
 

5.7.3.5 Fiabilitat

5.7.3.5.1 Un dispositiu no fiable té el potencial de perdre material ja enregistrat o fallar just en el moment de l’enregistrament. Per a minimitzar aquest risc caldria escollir els equips d’enregistrament en funció de la seva fiabilitat. Els dispositius de baix cost i prestacions no professionals resulten sovint febles, poc robustos i propensos a malmetre's, de manera que no s'haurien d'emprar en enregistraments de camp sense haver estat revisats a fons abans. Més enllà de la seva construcció robusta, els equips professionals ofereixen sistemes de circuits elèctrics i interfícies més fiables —entrades microfòniques balancejades, per exemple—  i permeten en conseqüència tirades de cable més llargues i l'ús de connectors professionals. Tot i que els equips de baix cost són més susceptibles de dany o d'error, el preu no hauria de ser més que un indicador. Qualsevol equip hauria de ser en tot cas intensivament revisat abans de participar en enregistraments de camp.
 

5.7.3.6 Revisió i manteniment

5.7.3.6.1 Amb independència del cost o la qualitat, caldrà revisar i mantenir qualsevol equip de manera regular per garantir el seu funcionament precís i fiable, molt especialment sota condicions de camp. Caldria especialment comprovar la integritat del sistema després d'un manipulació o transport en condicions irregulars. Caldria mesurar la resposta freqüencial dels micròfons de manera regular per garantir el seu adequat funcionament. Cal també protegir els equips davant la pols i la humitat. La revisió i neteja regular dels dispositius, inclosos connectors i altres superfícies, és vital per mantenir la fiabilitat. Els equips haurien de disposar d'un període d'aclimatació a les condicions canviants de l'entorn abans de cada ús, especialment quan es desplacin d'un entorn fred i sec, com ara el compartiment de càrrega d'un avió, a un altre de càlid i humit. Tots els tests s’haurien d’arxivar per a facilitar la redacció d'informes de continuïtat sobre les condicions de manteniment dels equips de camp i preveure així els necessaris reemplaçaments de components.

5.7.3.7 Altres consideracions per a dispositius d’enregistrament de camp

5.7.3.7.1 Encara que les especificacions tècniques i característiques ajuden a determinar la qualitat i fiabilitat d'un dispositiu d'enregistrament, altres aspectes pràctics poden ser determinants en la selecció d'equips en funció de la seva posterior utilitat. Aquests factors inclouen el temps de treball amb alimentació per bateries, un disseny robust i clar, manipulació senzilla, construcció forta al mateix temps que lleugera i de petites dimensions. També els controls amb retroil·luminació resulten essencials en enregistraments a les fosques malgrat consumir més quantitat d'energia (bateria). En funció de l'estratègia de còpies de seguretat que s'adopti, la decisió entre enregistrament directe a disc dur o sobre targetes flash o SD extraïbles pot ser important (vegeu la secció 5.7.5, «Transferència i còpia de seguretat de continguts en enregistraments de camp»). El dispositiu hauria de permetre idealment la transferència i la duplicació de dades de manera ràpida i senzilla i gaudir d'un disseny discret, fet que permet minimitzar el seu impacte visual en enregistraments documentals al mateix temps que redueix el risc de robatori.

5.7.4.1 El propòsit de l’enregistrament i les regles pròpies d'aquesta disciplina determinaran molts dels seus aspectes, siguin tècnics (en microfonia, per exemple) o d'altra naturalesa. Hi ha, però, una sèrie d'objectius i preocupacions coincidents.

5.7.4.2 Els enregistraments de camp acostumen a documentar una situació donada, de manera que la dinàmica original de l'acció documentada s’hauria de respectar també en l’enregistrament. El nivell d'entrada del preamplificador s'hauria d'ajustar al nivell de senyal de l’objecte sonor que volem enregistrar, i no al nivell del soroll de fons. Qualsevol ajustament del guany durant el procés mateix de l’enregistrament s'hauria de fer, si cal, de manera discreta i assenyada. No es recomana l'ús de funcions de control automàtic de guany atesa la seva tendència a falsejar la dinàmica original mitjançant la compensació del nivell en passatges fluixos, perquè aleshores s’incrementa el soroll de fons. De la mateixa manera els limitadors s’han d’aplicar amb molta reserva. Un limitador ben ajustat pot salvar un enregistrament si es produeix un senyal de nivell inesperadament alt, però ha de ser absolutament transparent durant la resta de l’enregistrament, és a dir, que no es pugui activar mentre els senyals no superin la dinàmica màxima pròpia del sistema d'enregistrament. Ben al contrari, un limitador mal ajustat pot indicar un nivell òptim en els vúmetres d'enregistrament, mentre que en realitat el micròfon mateix es pot trobar saturat davant l'excessiu senyal d'entrada. Sempre que sigui possible, es s’ha de preferir un control de nivell manual. Cal ajustar tot limitador de manera que no tingui cap impacte sobre un senyal de dinàmica normal i s'activi només quan es sobrepassi el nivell òptim de senyal.

5.7.4.3 En situacions d’enregistrament en què el senyal es troba integrat en un entorn sorollós, el recurs de les tècniques estàndard de captació estèreo pot resultar avantatjós. S'han documentat moltes tècniques sobre aquest tema encara que només es consideraran aquí tècniques coincidents o quasicoincidents com l'ORTF (Office de radiodiffusion Télévision Française), el parell creuat XY, el parell paral·lel AB i la tècnica MS (Mid-Side).

5.7.4.4 La tècnica ORTF resulta especialment útil allà on l'anàlisi i avaluació de l'enregistrament documental és un punt important. En aquesta tècnica les càpsules microfòniques estan separades una distància de 17 cm i angulades en 110 º. Un enregistrament ORTF, analitzat amb auriculars, realça l'habilitat de l'oïda i el cervell per a rastrejar i localitzar un senyal desitjat entre el soroll que l'envolta. Es tracta de l'anomenat efecte de festa de còctel. El sistema microfònic binaural, relacionat amb les dimensions estàndard del cap humà, aporta la informació extra que permetrà identificar el senyal desitjat enmig d'entorns sorollosos. L'especificació microfònica de la tècnica ORTF pot ser fàcilment replicada de manera estàndard.

5.7.4.5 L'estàndard de parell creuat XY s'implementa de manera que les càpsules se situïn al més a prop possible l’una de l'altra amb una angulació mínima entre elles de 90 º. Ambdues càpsules registraran intensitats diferents, però idealment sense diferències de fase. Aquesta tècnica genera un enregistrament que es reprodueix correctament sobre altaveus, però no aporta tanta informació de separació espacial com altres tècniques. La tècnica AB (parell en paral·lel) utilitza dos micròfons omnidireccionals en posició paral·lela separats uns 50 cm. Adequada en entorns amb bona acústica, rarament produeix resultats acceptables en entorns molt sorollosos. Produeix un cert grau de cancel·lacions de fase quan el parell es suma a mono.

5.7.4.6 La tècnica MS (Mid-Side o frontal-lateral) situa un micròfon bidireccional —en figura de 8— a 90 º respecte de la font sonora, i alhora un micròfon amb diagrama polar cardioide (o de vegades omnidireccional) apuntant directament a la mateixa font. Tots dos senyals es poden manipular més tard per a produir un enregistrament estereofònic plenament compatible en mono (M+S, M-S). L'enregistrament en MS permet la manipulació de la imatge estèreo després de l'esdeveniment, per a aportar un control simulat sobre el grau de distància o angulació entre els dos micròfons.

5.7.4.7 En algunes situacions en què es desconeix la naturalesa exacta de l'esdeveniment que es vol enregistrar pot resultar avantatjós l'ús de micròfons direccionals mòbils, tècniques multimicrofòniques i enregistrament multipista. En entrevistes individuals es poden apuntar els micròfons a l'entrevistador i l'entrevistat, amb bons resultats. Els micròfons de solapa són de vegades menys útils, atesa la seva facilitat per a captar soroll no desitjat provinent de moviments corporals, fregament amb roba, complements de joieria, soroll de respiració, etc. mentre capten molt poca o nul·la informació sobre el so ambiental de l'entorn en què es realitza l'enregistrament, un factor sovint integral i necessari en un enregistrament de camp.

5.7.4.8 Les tècniques microfòniques contribueixen a la qualitat del contingut enregistrat i aquesta breu ressenya significa només una guia entre el conjunt de possibilitats. Es recomana a tots aquells interessats en l'enregistrament de camp que adquireixin la suficient familiaritat amb les possibilitats que ofereixen les tècniques microfòniques més habituals abans de dur a terme enregistraments d'importància.

5.7.5.1 Els enregistraments de camp resulten especialment vulnerables durant les accions de camp, de manera que les còpies de seguretat serveixen per a reduir el risc de pèrdua. Un cop acabat l’enregistrament de camp se n’ha de fer una còpia, tan aviat com sigui possible. L'estratègia de còpies de seguretat va de la mà del flux del treball de camp, encara que en termes generals el flux de treball ha de prioritzar aquesta estratègia.

5.7.5.2 Els enregistraments sobre disc dur i memòries d'estat sòlid ofereixen una tecnologia basada en l'estructura de fitxers. Els fitxers enregistrats sovint són esborrats del suport en qüestió —sigui disc dur o targetes intercanviables— un cop la informació ha estat transferida a un altre format. Aquesta pràctica comporta un cert risc i s’ha de gestionar amb la màxima cura per a minimitzar la pèrdua de dades. Caldria, doncs, considerar el mitjà original d’enregistrament com el suport original durant tant de temps com sigui possible. El procés d'esborrament s'hauria de realitzar només un cop comprovada la correcta ingestió de les dades en el repositori d'acollida, no pas abans. En el cas que una llarga estada o un viatge requereixi l'acumulació i gestió de grans quantitats de dades que no poden ser arxivades immediatament, convé crear duplicats emmagatzemats in situ. Si el format utilitzat es basa en targetes flash o SD (Secure Digital) caldrà potser invertir en targetes addicionals que puguin ser emprades per a emmagatzemar permanentment les dades fins que el contingut pugui ser transferit a un sistema finalista. Si es tracta d’enregistraments sobre disc dur, o en general, sobre ordinador portàtil, hi ha l’opció de crear còpies de seguretat sobre dispositius autònoms d'emmagatzematge en disc dur fins a la transferència definitiva al repositori.

5.7.5.3 En termes pràctics, alguns dispositius permeten l’enregistrament en paral·lel sobre disc dur intern i targetes d'estat sòlid, o bé sobre disc dur extern. Això és un avantatge pel fet de permetre la creació automàtica de còpies de seguretat com a part mateixa del procés d’enregistrament, de manera que s'haurà de prendre en consideració sempre que sigui possible. Una alternativa és la creació manual de còpies in situ mitjançant l'ús de discs durs externs, ordinadors portàtils o en el pitjor dels casos dispositius òptics d'enregistrament sobre CD/DVD.

5.7.5.4 Certs dispositius generen automàticament noms de fitxers quan s'insereix un nou mitjà fungible o suport d'emmagatzematge. Sovint la numeració automàtica d'aquest procés s'inicia amb el mateix nombre per a cada nou mitjà fungible, de manera que el procés de còpia ha de ser curosament monitoritzat per a assegurar que els mateixos noms de fitxer aplicats sobre suports diferents poden ser adequadament complementats amb les seves metadades o notes de camp particulars. En el pitjor dels casos aquesta coincidència en la nomenclatura pot comportar l'esborrament accidental de fitxers amb el mateix nom. Per això convé determinar adequadament l'estratègia de denominació. Es recomana canviar el nom dels fitxers una vegada completat el procés de còpia de seguretat, sempre que el fitxer original no es vegi canviat ni modificat en cap altre aspecte.

5.7.6.1 El valor d'un enregistrament de camp es pot veure seriosament limitat per l'absència de metadades que descriguin el procés d’enregistrament, el context i els drets associats. La manca de metadades (incloses les de preservació) pot comportar serioses implicacions no només en el moment de l'ingrés en el repositori, sinó també durant la corresponent gestió de l'arxiu i difusió de la informació. Aquestes dades són, de fet, tan significants que la seva absència pot implicar el rebuig del contingut per part del gestor de l'arxiu. També hi ha informació crítica tècnica i de preservació, que cal obtenir durant el procés mateix d’enregistrament i incloure en el registre d’arxiu. Entre aquestes dades: 
 
5.7.6.1.1 Dispositiu d’enregistrament. Marca, model, número de sèrie, descripció dels ajustos dinàmics realitzats durant el procés de l’enregistrament, ajustament del guany, format d'enregistrament, codificació (no recomanada, però d'obligada documentació si les circumstàncies exigeixen usar-la).
 
5.7.6.1.2 Micròfons. Tipus i patrons polars, informació sobre la configuració estereofònica, distància, tècniques especials (com microfonia de solapa, tècniques multimicrofòniques, etc.)

5.7.6.1.3 Ús d'equips addicionals com ara paravents, etc., descripció de la ubicació a la sala, etc.

5.7.6.1.4 Mitjà o suport original de l’enregistrament. Tipus, especificacions (memòries flash, disquets, disc dur, etc.)

5.7.6.1.5 Font d'alimentació. Bateries, corrent altern (AC) de 50 Hz o 60 Hz, fluctuacions o nivells inestables de l'alimentació, etc.

5.7.7.1 Els enregistraments de camp s'interconnecten tant entre ells mateixos com amb relació a altres esdeveniments, objectes i informacions. Els desenvolupaments en les comunitats de recerca ens guien cap a la integració de metadades i dades a través de noves eines d'adquisició que documenten i relacionen diferents objectes en aspectes com el temps i el lloc on es van crear. Diferents projectes internacionals han anat creant eines que compleixen amb les demandes de diversos esquemes específics de metadades. Aquestes eines ofereixen col·leccions relativament completes de metadades, realitzen transferències sobre sistemes de bases de dades consolidades i garanteixen d'aquesta manera l'accés detallat a dades per a futurs investigadors. En el moment de la redacció d'aquest apartat, aquestes eines i conceptes estan encara en un estat inicial. Tendeixen, d'altra banda, a contenir dades específiques de certes disciplines, i per això no s'analitzen aquí. No obstant això, la recollida de totes les metadades tècniques descrites més amunt és clau per a la posterior compleció de sistemes futurs de gestió i accés a les dades. Totes les dades i metadades adquirides han de tenir en compte la compatibilitat de transferència al sistema final d'arxiu.. Fins que no es creïn estàndards es recomana l'ús de caràcters UNICODE i llenguatge XML.

5.7.7.2 Si les metadades es recol·lecten manualment, sense l'ajut d'eines automatitzades, es recomana l'ús de formats que facilitin la transferència a estructures estandarditzades de bases de dades. Com a alternativa, alguns instituts i arxius faciliten l'ús de les seves eines particulars, les quals s'utilitzaran si és possible durant el mateix treball de camp.

5.7.8.1 El temps requerit per registrar un esdeveniment o entrevista pot resultar força car. Si el flux del treball de camp s'ha dissenyat adequadament, el temps requerit per a la preservació d'un enregistrament de camp es pot reduir al temps necessari per a l’ingrés de les dades i metadades. Si el sistema depèn de processos manuals, és molt probable que molta informació valuosa es perdi per errors humans o per la mateixa manca de recursos per a dur a terme aquesta important, encara que dilatada en el temps, tasca d’arxiu.