9.1.1.1 La producció i preservació a llarg termini d'objectes digitals d'àudio inclou una sèrie de parts interrelacionades, moltes de les quals són força complexes. Aquestes Directrius defineixen les tasques com: extracció del contingut d'àudio per a crear objectes d'arxiu d'àudio digital; ingrés del contingut en un sistema d'emmagatzematge digital, incloent-hi la creació de les metadades necessàries: administració i gestió de les dades i del sistema: emmagatzematge en arxiu; planificació de la preservació; i accés.

9.1.1.2 Algunes institucions disposen dels recursos per a realitzar totes aquestes tasques, així com d'una col·lecció de grandària suficient per a justificar la despesa. L'alternativa és negociar col·laboracions per a gestionar totes o algunes de les tasques en nom dels propietaris de la col·lecció. Aquestes col·laboracions es poden fer amb institucions més grans, poden incloure aliances amb institucions d’objectius similars o bé prendre la forma d'una relació comercial amb un proveïdor extern.

9.1.1.3 Aquesta secció de les Directrius examina els recursos necessaris per a crear i preservar objectes digitals d'àudio d'acord amb els requisits tècnics descrits en aquest document. Considera les qüestions relacionades amb la mida de les col·leccions i l'escala del treball, i reconeix que l'acompliment professional dels requisits descrits aquí només es podrà fer efectiu quan la grandària de la col·lecció d’una institució assoleixi la massa crítica que faci viable la preservació autònoma. Moltes institucions, col·leccions o arxius disposen de coneixements especialitzats i recursos propis en àrees fonamentals que poden facilitar la implementació de certs processos necessaris. Es recomana que cada entitat maximitzi els beneficis relacionats amb la seva àrea central de negoci, i a la vegada examini amb cura altres àrees per a les quals podria ser més convenient externalitzar els serveis.

9.1.2.1 La primera decisió que cal prendre és si una institució s’hauria d'involucrar en la preservació d'àudio digital. Sovint, les col·leccions d'àudio o audiovisuals arriben a institucions que tenen una varietat d'objectius entre els quals no s'inclou la preservació professional de materials d'àudio. La situació cada vegada més complexa de la preservació física d'una col·lecció d'àudio, l'obsolescència de l'equipament especialitzat de reproducció i la preservació digital a llarg termini poden suggerir un replantejament de la política de col·lecció i preservació. Si hi ha alternatives adequades, les col·leccions d'àudio es poden lliurar a institucions més especialitzades. Això no significa necessàriament renunciar totalment a la propietat d'una col·lecció: per exemple, es podria demanar a canvi a l'arxiu receptor la producció de còpies d’accés que es podrien mantenir –sense costos significatius– per a la posterior pròpia utilització. Es poden establir diverses possibilitats de retenció total o parcial o de cessió o traspàs dels drets de propietat, així com dels drets dels usuaris.

9.1.3.1 En el cas que una institució prefereixi mantenir la responsabilitat de la seva col·lecció d’arxiu, hi ha diferents possibilitats que no requereixen renunciar a la col·lecció.

9.1.3.2 Una possibilitat és produir objectes d'àudio digitals internament, però confiar la preservació digital a un altra institució. Hi ha un bon nombre de solucions en les quals es manifesta aquesta possibilitat. Una, potser la més adequada per a institucions acadèmiques i universitats, és en el cas que diverses unitats es dediquen a la producció i a l'ús de documents d'àudio (i audiovisuals) digitals. Sovint aquestes institucions disposen d'una instal·lació informàtica central, molt sovint amb una responsabilitat ja definida en la gestió de diversos objectes digitals. La instal·lació d'emmagatzematge de dades podria assumir la responsabilitat de la preservació a llarg termini del contingut d'àudio creat. És important, però, que la unitat central estigui completament familiaritzada amb les qüestions específiques de la preservació a llarg termini d'objectes digitals d'àudio i que desenvolupin regles ben definides per a la producció de fitxers d'arxiu. La unitat central prescriuria els formats d’enregistrament, la resolució, els procediments d'anotació, i altres temes d'arxiu que cal seguir. Un altra opció seria confiar les tasques de preservació a llarg termini a empreses privades. Aquest sistema podria funcionar per a materials de nova producció, en particular els registres de camp en diverses disciplines com l'antropologia, la lingüística, l'etnomusicologia i la història oral.

9.1.3.3 Una altra manera de dur-ho a terme és en cas de grans col·leccions amb un emmagatzematge adequat, instal·lacions de transferència i coneixements tècnics, però amb una infraestructura de suport de la instal·lació d'emmagatzematge digital que no està prou desenvolupada per a constituir un repositori digital fiable. En aquestes circumstàncies, la institució local podria realitzar l'extracció de senyal i enviar els objectes d'àudio digitals resultants a l'arxiu seleccionat.

9.1.3.4 En el cas d'institucions que ja hagin acumulat, tot i que dispersos, objectes originals històrics analògics o digitals, l'extracció de senyal dels originals per a produir fitxers digitals de preservació es podria concentrar en una unitat equipada professionalment, que també es podria incorporar a la unitat informàtica central. Si en conjunt, tota la institució no arribés a una quantitat crítica de materials o suports, convindria externalitzar el procés d'extracció de senyal. El mateix passa si la institució no té experiència o equipament propi per a la digitalització professional.

9.1.3.5 En qualsevol d'aquests casos, quan un arxiu extern assumeix la responsabilitat de l'ingrés, la gestió o la preservació dels objectes d'àudio digitals, la comprensió clara de les funcions i responsabilitats dels diferents socis involucrats esdevé imprescindible. La norma ISO 20652:2006 Sistemes de transmissió de dades i informació - Interfície productor / arxiu - Estàndard d’abstractes metodològics identifica, defineix i estableix l'estructura de les relacions i interaccions entre un productor d'informació i un arxiu: defineix la metodologia per a l'estructura de les accions requerides des del moment inicial de contacte entre el productor i l'arxiu fins que els objectes d’informació rebuts són validats per l'arxiu. Aquestes accions abasten la primera etapa del procés d'ingrés tal com es defineix al model de referència del Sistema d'Informació d'Arxivament Obert (OAIS) (vegeu la norma ISO 14721). http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?c...

9.1.4.1 La massa crítica en el camp de la preservació de so es refereix al punt en què el volum de la col·lecció és suficient per a justificar les despeses necessàries per a dur a terme internament totes les tasques. És difícil citar xifres concretes en la definició de massa crítica. Com més institucions professionals estiguin disponibles en un país o una regió, major serà la massa crítica; per altra banda, si només hi ha poques institucions dedicades a l’arxiu professional d'àudio, o si no n'hi ha cap de disponible, aleshores la massa crítica serà menor. Cal sempre referir la massa crítica a formats específics: discs de solc ample, discs de microsolc, cintes magnètiques de bobina, etc. En països o regions força desenvolupats la massa crítica serà com a mínim de l’ordre de milers d’ítems, però sovint institucions amb desenes de milers d’articles d'un tipus prenen una decisió ben argumentada d'externalització de l'extracció de senyal. En circumstàncies menys desenvolupades, es pot dur a terme amb èxit la transferència autònoma d'uns pocs milers d'ítems o hores.

9.1.4.2 La massa crítica dependrà també de l’homogeneïtat del material en el format respectiu. Les col·leccions homogènies es poden transferir amb un cert grau d'automatització. El cost associat a sistemes completament automatitzats generalment suggereix externalitzar a institucions o proveïdors de serveis que ofereixin transferències en paral·lel controlades per ordinador. Les col·leccions que consten de molts formats o suports diferents, o que pateixen d’una qualitat d’enregistrament variable –com sovint és el cas en les col·leccions de recerca– requereixen transferències manuals fiables, que es poden aconseguir internament a un cost menor, sempre que es disposi del coneixement especialitzat.

9.1.4.3 Fins i tot les fonoteques professionals de grans dimensions poden prendre en consideració l'enviament de parts de la seva col·lecció a institucions externes o proveïdors especialitzats per a processos de transferència, en especial per a certs suports històrics analògics i digitals.

9.1.5.1 Quan s'externalitza l’extracció de senyal del material, especialment a empreses privades, és important definir amb precisió les tasques encomanades. La millor manera d’aconseguir-ho és especificar com a part del contracte l'observança dels estàndards establerts per la IASA en aquestes Directrius.

9.1.5.2 Quan s'externalitza qualsevol procés d'àudio és essencial establir un sistema de control de qualitat que proporcioni un alt nivell de seguretat sobre la correcta realització dels treballs contractats. Aquestes mesures s'hauran de basar en el lliurament estricte de metadades de preservació, així com anàlisis de mostres triades a l'atzar, visites no anunciades als proveïdors de serveis i proves dels equips de transferència. Cal fer especial atenció a la comprovació dels sistemes de control de qualitat automatitzats i manuals establerts pel proveïdor, així com a la capacitat de l’empresa de gestionar contractes a llarg termini a través de la utilització de metodologies de gestió de projectes, la seva experiència amb contractes similars i amb formats específics, el manteniment dels equips i, finalment, l'equilibri entre cost i qualitat. Abans de començar la fase de digitalització a nivell de producció (procés a més gran escala) es recomana la realització de petites proves específiques per a garantir que tots els aspectes del procés compleixin amb els criteris especificats.

9.1.5.3 Una de les responsabilitats d’un arxiu sonor és gestionar i controlar l'accés als seus fons d’acord amb els límits legals, morals o ètics associats amb el contingut; externalitzar els processos no permet a l'arxiu derogar les seves responsabilitats en aquest respecte. Quan un material d'arxiu es dóna a una entitat externa per a dur a terme qualsevol procés d'àudio és necessari definir en el contracte les restriccions sota les quals ha de funcionar el prestador de serveis. Per a materials amb drets comercials d'autor les limitacions legals probablement estaran descrites per llei i per tant es podrà remetre a la legislació; quan es tracti de drets de privacitat o ètics caldrà definir-los, i el proveïdor de serveis haurà de reconèixer el seu compromís de compliment. També és important especificar com i quan les còpies s'eliminaran del sistema d'emmagatzematge del contractista quan arribi el final de la seva responsabilitat i el material i el contingut retorni als propietaris o a l’arxiu.

9.1.6.1 Tant si la preservació es duu a terme de forma autònoma, com si s'externalitza total o parcialment , l'avaluació quantitativa del projecte és un requisit previ indispensable per a la planificació seriosa de la preservació . Sovint es cometen greus i costosos errors en subestimar la quantitat de treball necessari per a l'extracció òptima del senyal dels suports originals. Per tant, el primer pas és comptar el nombre d’ítems i la seva durada potencial. En el cas de suports mecànics, cassets compactes i portadors òptics, hi ha una relació bastant clara entre el nombre d’ítems i els seus respectius temps de reproducció. Però en el cas de col·leccions de bobines obertes magnètiques pot ser més complicat, ja que el temps de reproducció depèn de la longitud de la cinta, la velocitat d’enregistrament i el nombre de pistes. No obstant això, amb un bon coneixement de la col·lecció en qüestió sovint es poden fer algunes suposicions ben fonamentades que condueixen a estimacions raonablement precises. En les col·leccions mal documentades o indocumentades (una situació freqüent en patrimonis de personalitats rellevants) aquest tipus d’avaluació pot requerir molt de temps.

9.1.6.2 Un cop s’hagi avaluat la durada dels materials per transferir, un segon factor important és la seva condició física. Els factors de temps esmentats en les oportunes seccions del capítol 5 Extracció de senyal de suports originals, es refereixen a peces ben conservades. Qualsevol mesura de neteja o restauració que sigui necessària pot augmentar considerablement el temps de transferència, i per tant s'ha d'incloure en els càlculs.

9.1.7.1 El paràgraf 16 de la publicació IASA-TC 03, «La salvaguarda del patrimoni d'àudio: ètica, principis i estratègia de preservació», descriu com, a excepció dels discs de laca –que poden fallar en qualsevol moment sense previ avís– la seqüència de transferència d'una col·lecció específica és una decisió multifacètica basada en els requisits d'accés als documents, la seva condició física i, amb cada vegada més importància, la disponibilitat d'equips, recanvis i serveis de suport professionals. El projecte "Sound Directions" ha desenvolupat FACET¹, una eina que avalua els paràmetres específics d'una col·lecció per ajudar a prendre decisions sobre una base força objectiva i traçable. Cal assenyalar, però, que l'obsolescència dels formats i altres problemes relacionats, com per exemple la retirada del suport de serveis professionals per a les màquines DAT, canvia ràpidament, fet que requereix un seguiment constant de la situació i una nova avaluació a intervals regulars.

¹ FACET es va desenvolupar dins del projecte Sound Directions per a l’Arxiu de Música Tradicional d’Indiana University a Bloomington, EUA. http://www.dlib.indiana.edu/projects/sounddirections/facet/

9.1.8.1 És força comú que, en iniciar la preservació digital, els costos d'emmagatzematge a llarg termini d'objectes digitals d'àudio es subestimin permanentment i persistentment. En el moment de la redacció, les despeses d'emmagatzematge professional es consideren de l'ordre d'un mínim de 5 $ EUA/GB/any² per suport en emmagatzematge a gran escala (més de 5TB). Tot i que el preu de cost del maquinari està en declivi permanent, sempre es subestimen el costos de la gestió de l'emmagatzematge, la migració contínua a emmagatzematge de nova generació i l'allotjament en instal·lacions adequades (sales netes, etc). Com a objectiu polític, la UNESCO ha esperonat la indústria informàtica a assolir un cost d’1 $ EUA/GB/any a curt termini, propòsit que sembla lluny de poder ésser assolit. Algunes xifres detallades en un estudi de PrestoSpace mostren una tendència a l'estabilització de les despeses d'emmagatzematge a llarg termini en la xifra de 9 $ EUA/GB/any. Com que els objectes d'àudio digitals requereixen una mitjana de 2 GB/hora, fins i tot amb futures reduccions, els costos de preservació continuaran essent massa alts per a moltes institucions culturals.

9.1.8.2 La reducció dels costos d'emmagatzematge digital per a quantitats relativament petites només es podrà assolir si no s’incorporen els costos de mà d'obra involucrats en els processos manuals de petita escala. L'ús sistemàtic de programaris de codi obert podria fer viables processos autònoms semiautomatitzats per a requisits d'emmagatzematge de dimensió mitjana (10-20 TB) en un futur proper. Cal, però, no subestimar la participació del personal especialitzat necessari per a garantir la disponibilitat permanent d’arxius d’operació manual o semiautomàtica.

9.1.8.3 Alguns proveïdors de serveis han desenvolupat recentment estratègies acceptables de preservació externalitzada, basades a “mutualitzar” la utilització de sistemes professionals de gran escala d'emmagatzematge massiu amb esquemes específics d'accés als usuaris. La seva tarifa es basa generalment en la mida dels arxius digitals que s'emmagatzemen, la durada del contracte i els serveis associats. Per a arxius petits i mitjans això pot ser una solució atractiva, així com per als arxius a gran escala abans de decidir-se a invertir en la seva pròpia solució d'emmagatzematge.

² Malgrat la diferència actual de valors monetaris, els dòlars i l'euro són aproximadament iguals en el món informàtic.

9.1.9.1 Possiblement el punt crucial a l'hora de prendre aquestes decisions és el càlcul de costos. Desafortunadament, en aquest context no es poden oferir xifres concretes d'aplicació general. Els costos interns són difícils d'avaluar, ja que moltes institucions mantenen col·leccions audiovisuals dins d’infraestructures ja disponibles (sales, aire condicionat, intranet), el cost de les quals s'incorpora al pressupost general, fet que dificulta el càlcul dels costos referents a la transferència o la preservació digital permanent. Els costos laborals difereixen de forma significativa, fins i tot entre països desenvolupats veïns, la qual cosa impossibilita establir conclusions generals respecte a preus. Finalment, els serveis oferts pels venedors professionals poden variar considerablement en funció de la quantitat d'ítems existents per suport, el seu estat de preservació i la conseqüent possibilitat d'automatitzar el procés. El cost del personal, equip i altres recursos augmenta generalment amb el temps, si bé és possible que els preus d'alguns processos automatitzats puguin baixar.

9.1.9.2 A causa dels molts factors relacionats amb un projecte de preservació específic, aquestes Directrius s'abstenen de citar qualsevol ventall de preus de transferència. El suggeriment és que els titulars de les col·leccions es familiaritzin a fons amb la situació específica dels seus països o regions, tot observant constantment la situació del mercat.

9.1.9.3 A l'hora de cercar preus per a serveis de preservació d'àudio caldrà preparar i definir les licitacions amb detall, i examinar amb cura les ofertes. Cal mostrar-se considerablement escèptic davant d'ofertes que atorguin el mateix servei per una fracció dels preus d’altres licitadors. Finalment, l'externalització només es podrà gestionar amb èxit si s'estableix un estricte sistema de control de qualitat tal com s’ha descrit, i caldrà rebutjar qualsevol treball encomanat de factura deficient.

9.1.10.1 A l'hora de resumir la planificació de la preservació es recomana encaridament que els titulars de col·leccions audiovisuals aprofitin la necessitat de preservació dels seus recursos actuals com una oportunitat per a repensar la seva estratègia global. Convé examinar totes les possibilitats, des de la cessió total de la responsabilitat de preservació fins a l’assumpció plena i autònoma de la responsabilitat, passant per la cooperació o l'externalització de l'extracció de senyal i la preservació digital a llarg termini. Cada col·lecció és diferent i les institucions es mouen en una gran varietat de contextos. Aquestes múltiples possibilitats, que també canvien amb el temps segons els desenvolupament tècnics, faran difícil la presa de decisions sobre una base purament econòmica. En general, es recomana encaridament a tots els titulars de col·leccions audiovisuals, sobretot de petites col·leccions, l'establiment de relacions de cooperació per a gestionar els seus requisits de preservació. El grau de responsabilitat interna assumit en l'extracció de senyal i la preservació digital a llarg termini ha d'estar vinculat a la missió general de la institució i la seva col·lecció. Les institucions de la memòria poden prendre una decisió diferent de les de les col·leccions de recerca, que podrien tenir un fort interès en la disponibilitat dels seus documents d'àudio, però no incloure necessàriament com a activitat pròpia els processos que garanteixin la seva supervivència a llarg termini.